役員追加の登記を自分で申請するための必要書類と書き方

役員変更
投稿日:2024.05.22
役員変更

この記事にたどり着いた方は、すでに起業・会社設立されていて役員を増員したり、外部から役員を迎え入れるにあたって、自分で役員就任(新任)登記申請をする為の方法やテンプレートをお探しのことと思います。変更登記申請は登記の専門家である司法書士事務所に申請代行を依頼することが一番楽ですが、見積もりを取ったり専門家報酬を支払う負担を避けたいと考えている方も多いのではないでしょうか。

コスト削減の為に自分で変更登記申請をしようとした場合、必要となるのが必要書類の確認と書類のテンプレートです。この記事では自分で役員就任(新任)登記申請をする方の為に必要な書類の確認と変更登記申請書のテンプレートや基礎知識をご紹介します。

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役員就任、追加の登記は自分で申請できます

結論から言いますと、役員就任(新任)や追加など、法人・商業登記について自分で申請手続きすることは可能です。法律的には本人もしくは登記申請の資格を持つ専門家(司法書士・弁護士)による申請が可能と定められています。

一般的には司法書士に依頼するケースが多いですが、司法書士に依頼する場合に支払う報酬額の負担を考え、予算削減の為に自分で必要書類をそろえて申請できないかを検討する方も多いでしょう。そんな方の為に役員就任(新任)登記の必要書類と変更登記申請書のテンプレート(ひな形)をご紹介します。

また、自分で直接書類を作成するよりも手軽にできる方法として、GVA 法人登記などのサービスを利用してネット上で登記書類を作成し、法務局に郵送する方法もあります。こちらの方法も次章以降で解説します。

役員の就任(新任)には株主総会の決議が必要

役員は登記記載事項ですので、役員を変更する為には役員変更登記の申請が必要となります。定款変更する為には株主総会の決議が必要となり、議決権の過半数を有する株主が出席し、出席株主の議決権の過半数で決議します。そして役員変更登記申請時に役員就任(新任)を決議した株主総会議事録の提出が必要となります。

取締役や監査役などの選任決議や役員報酬などの変更は、原則として株主総会の普通決議で行われます。取締役の任期は原則2年(監査役は4年)ですが、非公開会社の場合は定款変更により10年まで伸長したり短縮も可能です。これらは社外役員(社外取締役や社外監査役)の場合も同様です。

役員就任(取締役の新任)登記の必要書類

役員就任(取締役の就任)登記に必要な書類は以下の通りです。

必要書類

取締役会非設置会社の場合

  • 役員変更の登記申請書
  • 株主総会議事録
  • 株主リスト
  • 就任承諾書(新取締役の印鑑は個人の実印が必要)
  • 印鑑証明書
  • 委任状(代理人である司法書士が申請する場合)


取締役会設置会社の場合

  • 役員変更の登記申請書
  • 株主総会議事録
  • 株主リスト
  • 就任承諾書(新取締役の印鑑は認印でも可)
  • 本人の確認ができる書類(本人確認証明書として住民票の写し、免許証やマイナンバーカードのコピー)※別途印鑑証明書の添付を求められている場合には不要
  • 委任状(代理人に委任する場合のみ)

役員就任(新任)の登記申請については関連記事も参考にしてください。

関連記事:役員就任(新任)の登記申請における必要書類を解説します

役員変更登記申請書のひな形と書き方

役員変更の登記申請書の書き方

「役員変更登記申請書」は、取締役以外の役員が新たに就任したり、辞任や死亡、任期満了に伴って退任したりすると必要になります。役員変更の登記申請書は、商号名、本店所在地、登記の事由などの情報を記入する必要があります。役員就任、辞任など変更内容によって必要書類が異なります。

役員変更登記申請書における登記事項の変更内容の記載例とテンプレートを紹介しますので、自分で役員就任(取締役の新任)登記申請書類を準備する方は参考にしてください。本記事では法務局のテンプレートを参考にしています。

変更登記申請書

<記載例>
会社法人等番号:分かる場合のみ記載
商号:会社名を記載
本店:本店住所を記載
登記の事由:「取締役の変更」と記載
登記すべき事項:下記の通り記載
「役員に関する事項」
「資格」取締役
「氏名」〇〇〇〇
「原因年月日」令和〇年〇月〇日就任

登録免許税:資本金が1億円以下の場合は金1万円、1億円を超える場合は3万円を納付 ※GVA 法人登記では収入印紙貼付もサポートしています。
添付書類:上記の必要書類を確認してください

申請日:申請日を記載してください
会社本店住所と会社名を記載してください
代表取締役住所の住所と氏名を記載し、会社実印を押印してください(法務局へ登録している印鑑)
代理人の住所と氏名を記載し、認印を押印してください(代理人に依頼した場合のみ。代理人に依頼した場合は代表取締役の押印は必要ありません)
〇〇法務局 御中(提出する管轄法務局名を記載してください)

下記の画像が実際の役員変更の登記申請書(株式会社変更登記申請書)の書き方の例です。

変更登記申請書


GVA 法人登記なら、役員辞任登記に必要な書類を10,000円で作成、法務局に行かずに申請できます

役員辞任の効力は、該当する役員の辞任の意思表示が会社に到達した時点で発生します。その為、急いで役員辞任登記手続きをしなければならない場合も多く、いざとなってバタバタしてしまうこともあります。そのようなときの備えとして、事前に役員変更手続きの方法は認識しておくと良いでしょう。

役員変更登記は手続きに必要な書類が多く、準備しなければならない書類を確認するだけでも多くの時間が取られてしまいます。GVA 法人登記なら、変更情報を入力するだけで最短7分10,000円で手続きに必要な書類をそろえることができます。また、事前に株主リストを手元に準備しておくことで、スムーズに書類の作成ができます。

GVA 法人登記は、株式、合同、有限会社の役員変更や本店移転登記など、10種類以上の変更登記に対応しており、複数の書類作成も可能です。
※GVA 法人登記では役員退任のみの書類作成は行っていませんのでご了承ください。

役員変更登記についての詳細はこちら



GVA 法人登記が対応している登記種類

・本店移転(管轄内移転・管轄外移転)
・役員変更(新任、辞任、重任、退任)
・役員の住所変更
・募集株式の発行
・商号変更
・目的変更
・株式分割
・剰余金等の資本組入れ
・ストックオプション

ステップに沿って入力するだけで必要書類の作成ができます

登記書類を作成する為には、現在の登記情報を確認し正確に入力する必要があります。

本来であれば、法務局にて有料で書類を取得し確認する必要がありますが、GVA 法人登記の、「登記情報自動反映サービス」をご利用いただきますと、システム内で現在の登記情報を無料で取得し、会社基本情報が書類作成画面に自動反映されます。登記知識のない方でもステップに沿って変更情報を入力するだけで簡単に登記書類の作成ができます。



GVA 法人登記で作成できる変更登記書類(役員辞任の場合)

  • 辞任届
  • 登記申請書
  • 株主総会議事録
  • 株主リスト
  • 印鑑届書


※役員就任・重任・退任・辞任で作成される処理が異なります。上記は役員辞任の場合です。

さらにGVA 法人登記で登記書類を作成していただいた方全員に「登記申請手続きマニュアル」をお渡ししております。作成した登記書類の製版方法や、押印する場所についてすべてまとめておりますので、流れの通りに進めるだけで手続きを終えることができます。

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オプションのかんたん郵送パックを利用すれば、書類作成後、押印し郵送するだけで登記申請ができるため、法務局に行かずに登記申請が可能です。仕事が忙しく法務局に行く時間がない方や、効率的に手続きを進めたい方におすすめです。


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さいごに

今回は自分で役員就任(新任)登記申請をする為の必要書類と変更登記申請書の記入例の紹介でした。役員を変更する為には役員(取締役)を選任するための株主総会の開催が必要となります。GVA 法人登記では株主総会議事録の作成もできますので、ぜひご活用下さい。最後までお読み頂きありがとうございました。

執筆者

執筆者:GVA 法人登記 編集部(GVA TECH株式会社)/ 監修:GVA 法律事務所 コーポレートチーム

本Webサイト内のコンテンツはGVA 法律事務所の監修のもと、BtoBマーケティングおよび司法書士事務所勤務経験者が所属する編集部が企画・制作しています。

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