役員変更登記をせずに放置してしまった場合、どうしたらいいでしょうか?

役員変更
役員変更登記をせずに放置してしまった場合、どうしたらいいでしょうか?

株式会社の役員には任期が設定されています。通常は2年、会社の形態により最長で10年までで、役員任期が到来する場合は定時株主総会において、役員改選の決議をし、登記申請を行います。

この役員変更、毎年発生しない会社もあるので役員変更の手続きをせずに放置してしてしまうことも可能性としてはあるのです。

役員の必要人数を欠くにもかかわらず、選任の手続きをしていないことを「選任懈怠」と呼びます。
選任はしたが登記申請を怠ってしまった場合「登記懈怠」と呼びます。

どちらの手続きも、すべての株式会社に必要な義務で、当然これら懈怠が発覚したら速やかに選任および登記申請が必要です。
本記事ではそれら手続きの順番について解説します。

臨時株主総会を開催する

懈怠に気づいたタイミングで、なるべく早く臨時株主総会を開催して懈怠している役員の選任決議をします。通常、任期満了に伴う役員選任の決議は定時株主総会で行いますが、定時株主総会で決議ができなかった場合は、後日改めて臨時株主総会を開催し、決議します。

役員変更の登記申請を行う

臨時株主総会で選任決議を行ったら、その後速やかに登記申請します。
当初の任期を過ぎてしまっているため2つの変更登記を同時に行います。

①当初の任期満了日での退任登記
②懈怠に気づいた後に開催した臨時株主総会での就任登記

任期満了した役員がそのまま役員を続ける場合は重任登記のみ足りますが、任期満了と選任決議の期間が空いてしまった場合は①と②の両方が必要です。再任されなかった役員は①のみを行います。

どちらにしても①のタイミングで当初の任期を満了した際の定時株主総会議事録など、退任を証明する必要があります。定時株主総会すら開催していない場合は別の資料が必要になる場合があります。

懈怠となっているからには定時株主総会すら開催していない可能性も高いでしょう。わからない場合は放置せずにすぐに法務局に相談しましょう。

選任や登記を懈怠すれば過料やみなし解散のリスクも

選任懈怠や登記懈怠は気付き次第手続きをすれば済むというものではありません。

会社法では100万円以下の過料という制裁金が科されること、長期間の登記をしていないと休眠会社とみなされ、法務局の職権で解散登記(みなし解散、と呼びます)の対象になる可能性もあります。

対外的な信用にも大きく影響しますので、忘れずに任期管理や役員変更登記ができる体制を作りましょう。

AI-CON登記なら、役員変更でもらくらく登記申請

役員変更の登記申請は、会社の形態によって必要書類が異なっていたり、申請書類の記載事項や押印箇所が決まっていたりなど、いくつもの難しいルールがあります。

司法書士監修のAI-CON登記なら、変更したい箇所を入力するだけで、申請書類や添付書類を15分から自動作成。あとは印刷して押印や収入印紙を貼ればすぐに申請できます。
郵送で申請できるので、法務局に行く必要もありません。

AI-CON登記で、リーズナブルかつスピーディに登記申請しましょう。

おわりに

役員変更は商業登記の中でも頻度が多いだけに管理が煩雑になりがちな登記です。
本記事を参考に自社にあった登記申請の運用ができるよう役立てていただければ幸いです。

執筆者:AI-CON登記 編集部(GVA TECH株式会社)

AI-CON登記のマーケティングやコンテンツ作成を担当しています。GVA TECH株式会社では、オンライン登記書類作成サービス「AI-CON登記」や契約書チェック支援支援「AI-CON」などのリーガルテックサービスを提供しています。