役員変更登記をしたらやるべきこと。特に任期の管理には注意しましょう

役員変更
役員変更

役員(取締役)の変更は、会社の規模にもよりますがその前後にさまざまな手続きが必要になります。会社形態によって若干異なりますがおおむね以下があげられます。

・定数を確認し誰を役員にするかを決める
・候補者の選任を株主総会の議案にする
・株主総会を開催し決議する
・株主総会の議事録を用意する
・役員に就任する人から就任承諾書や印鑑証明書を受領する
・役員の新任、辞任、退任の登記申請する

役員(取締役)以外の昇進、たとえば課長や部長、執行役員への昇進は社内の手続きだけでできますが、役員(取締役)は法律で定められた役割で、この義務や変更の手順は法律で定められています。

このような手続きを経て役員変更が完了するのですが、実は登記をした後もやるべきことがあります。
本記事では役員変更登記後にすべきことをまとめました。しっかり準備して役員変更後の体制の効果を発揮できるようにしましょう。



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対外的な告知

まず必要なのが対外的な告知です。特に上場している企業においては役員変更は重要な変更になります。

  • 自社のホームページの会社概要、お知らせ、IRニュースでの告知
  • 取引先への挨拶。特に影響の大きいクライアントがいる事業を管掌する場合やクライアントとの関係性次第では最優先にすべき場合があります。
  • 役員変更登記が反映されたかの確認

社内の体制変更

通常であれば役員の就任前に、その後の体制を見据えた準備をしておくことが多いと思います。そもそも、役員を変更すること自体が会社の方針変更の一部ということもあります。

役員就任後すぐにマネジメントが機能できるように評価体制やレポートラインなどを調整しておきましょう。

その他に社内での変更点として以下があげられます。

  • 名刺や電子メールの署名内の肩書の変更
  • 社内向け組織図の変更
  • 稟議承認や経費申請フローの変更
  • 内線表の変更



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役員の任期の管理

役員の任期は定款で定められています。通常は2年ですが、非公開会社の場合は最長10年まで伸長することが可能です。

この任期の管理が役員変更後は重要です。

なぜなら、役員に就任したタイミングにより任期満了タイミングが異なる場合もあるうえに、役員の新任はもちろん、任期満了での退任、重任にもそれぞれ登記申請が必要になるからです。

新任や任期途中の辞任や解任に登記が必要なのは感覚的にわかりやすいですが、任期を無事終えての退任や任期後に再任する重任は失念しやすい傾向があります。

普段からつきあいのある司法書士がいれば、適切なタイミングでリマインドしてもらうことも可能ですが、気がついたら登記のタイミングを過ぎていた、ということにならないように注意しましょう。

登記懈怠に注意しましょう

登記簿に記載すべき事項に変更があった場合必ず登記申請が必要ですが、これを怠ってしまうことを登記懈怠(とうきけたい)と呼び、過料が科されてしまう場合があります。

なかでも役員変更の重任登記はうっかり忘れてしまう場合があります。気づいたらすぐに登記申請を行いましょう。


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最悪の場合みなし解散とされる場合も

登記の内容に12年以上変更がない(登記がされていない)会社は「みなし解散」という手続きの対象になる可能性があります。そのまま放置してしまうと解散登記などの整理作業の対象になってしまいます。

これは、会社が正しく運営されていれば一定の間隔で登記の変更は発生するはずで、それがない会社は経営されている実態がない、という考えがもとになっています。

役員変更の登記(特に重任)は会社を経営していれば必ず発生する登記です。会社の経営実態をメンテナンスするためにも忘れずに登記申請できるように任期や役員の就任状況を管理しましょう。

役員変更登記を早く済ませる方法

役員変更を含む登記申請では、一般的には司法書士に依頼して申請書類や株主総会の議事録などの添付書類作成から法務局の申請まで行ってもらいます。
この場合、司法書士との書類のやり取りが発生するため、手続きが完了するまでの時間が読めなかったり、時間がかかってしまうのネックでしたが、最近ではオンラインで申請書類を作成できるサービスも増えています。郵送で申請すれば、自由な時間で自分だけで申請でき費用的にもリーズナブルに済む場合があります。

弊社で運営するAI-CON登記を含めいくつかのサービスがありますので価格や対応登記の種類などから自分に合ったものを選びましょう。

執筆者:AI-CON登記 編集部(GVA TECH株式会社)

AI-CON登記のマーケティングやコンテンツ作成を担当しています。GVA TECH株式会社では、オンライン登記書類作成サービス「AI-CON登記」や契約書チェック支援支援「AI-CON」などのリーガルテックサービスを提供しています。