有限会社の代表取締役交代の手続き

役員変更
投稿日:2024.02.26
有限会社の代表取締役交代の手続き

有限会社という会社の形態を耳にしたことのある方は多いのではないでしょうか。2006年の会社法制定により現在新たに設立することはできなくなりましたが、株式会社の一類型として現在も残っている会社の形態です。

有限会社も会社であることから役員変更などにより代表取締役などの経営者が交代する場合がありますが、その場合にはどのような手続きが必要になるかご存じない方も多いかもしれません。

本記事では有限会社の代表取締役交代の手続きについて解説します。

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はじめに

冒頭でも少し触れましたが、現在は有限会社を新たに設立することはできません。それまで存在した有限会社は特例有限会社として現在も存続しています。そのため、本記事における有限会社とは特例有限会社の事を意味します。

有限会社の代表取締役の変更とは

有限会社の代表取締役の変更が発生したら、2週間以内に変更登記する必要があります。
登記申請書や、株主総会議事録、株主リストなどの必要書類をそろえ、印鑑を押印して管轄の法務局へ提出します。
代表取締役の変更は、株主総会での決議が必要です。

登録免許税は、資本金額が1億円未満は、1万円、資本金額が1億円以上は3万円となります。

有限会社の代表者とは?

有限会社の代表者は、取締役の中から選任されます。代表者は、会社の代表権を有し、会社の業務を執行する権限を有します。代表者の役職は、株式会社と異なり、法律で定められていません。そのため、会社ごとに代表者の役職名は異なります。代表取締役、取締役社長、CEO、会長など、さまざまな役職名が用いられています。代表者の役職名は、会社の規模や業種、経営者の考え方などによって異なります。代表者の役職名から、会社の経営方針や組織体制を推測することもできます。

株式会社との違い

有限会社では代表者の役職名が自由に決められるのに対し、株式会社では「代表取締役」と定められているという違いがあります。また、有限会社では代表者の定数が1名以上であるのに対し、株式会社では3名以上であるという違いがあります。

有限会社の特徴

有限会社は株式会社と異なり取締役会の設置ができません。そのため、取締役会設置会社のように代表取締役が必ずいるとは限りません。

取締役が1名の場合はその取締役が会社を代表することになります。他方で、取締役が2名以上の場合は、代表取締役を選定することができ、選定された代表取締役が会社を代表することになります。

つまり、有限会社における代表とは、取締役1名の場合の取締役と、2名以上の場合の代表取締役が「代表」となることになります。

なお、取締役が2名以上いるにも関わらず代表取締役を選定しない場合は各取締役が会社を代表することになります。

有限会社の代表取締役の交代とは

有限会社における代表取締役の交代とは、取締役が1名で会社を代表しているときは後任と代わることを意味します。これに対して、取締役が複数いる場合には取締役間で代表取締役を交代することもあるため、2つのパターンがあります。

なお、代表取締役の「交代」という手続きがあるわけでなく、現在の代表取締役が辞任し、後任が代表取締役に就任する手続きのことを意味します。

なお、定款での規定によっては「代表」の立場のみを辞任する場合と、取締役自体の辞任となる場合もあります。
というのも、代表取締役の選定方法には定款の定めにより互選で選定する方法と株主総会決議による方法、定款で直接定める方法の3つがあります。

このうち互選により代表取締役を定めた場合には代表取締役の地位のみを辞任することが可能ですが、残り2つの方法により定めた場合には代表取締役の地位を辞任するには、定款変更や株主総会の承認が必要となります。このように代表取締役をどのように選んだかによって手続きが異なる点は押えておきましょう。

有限会社の代表取締役が交代する背景

有限会社は株式会社などと比較して家族経営などの小規模な会社が多く、代表取締役が交代する回数は多くないのが一般的です。では、どのような場合に代表取締役が交代するのでしょうか。

まず前提として有限会社の取締役には定款で別段の定めをおいた場合を除き任期がありません。そのため、解任や辞任、死亡などをきっかけとして代表取締役が交代する場合が多く見られます。また、辞任の場合も高齢や体調悪化などが理由となるケースが多いと考えられます。
なお、定款で定めることによって任期を設定すること自体は可能なので任期満了による交代というケースもあります。

2006年の会社法制定から17年経過していることから、現在では一番新しい有限会社でも20年近くたっていることになります。そのため、歴史のある会社が多く、代表取締役の交代も家族間での事業承継や跡継ぎへの交代、会社の譲渡などが背景になることもあります。

代表取締役を交代するには株主総会での決議と登記申請が必要

代表者としての地位のみを辞任する場合を除き、代表取締役の交代には株主総会決議と登記申請が必要となります。必要な登記手続きは前任者の辞任及び後任の就任後、2週間以内に登記申請が必要となります。

登記申請することで前任者が辞任したこと、後任者が就任したことと、就任日付が登記事項証明書(登記簿謄本)に記載されるため、第三者は登記簿(履歴事項全部証明書)を見ることで役員の就任を知ることができることとなります。

なお、登記の期限は変更を生じた日から2週間となっています。期限内に登記申請しないことで登記懈怠となり過料が課される場合があるため、登記は期限内にスムーズに行うようにしましょう。

有限会社の代表取締役交代の登記申請の流れ

では、有限会社の代表取締役交代の登記はどのような流れで行われるのでしょうか。ここからは登記申請の流れについて解説します。

前任者の辞任の意思確認

まずは前任者の辞任の意思を確認する必要があります。辞任の意思表示は法律上、口頭でもできますが、その後の登記手続きを考えると本人に辞任届の書類を作成してもらう方が良いでしょう。
辞任については、原則、辞任の意思表示だけで足り、それ以外の手続きは不要です。

株主総会で後任の就任を決議する

代表取締役を株主総会で選定する場合には、株主総会の決議が必要となります。以前の有限会社は意思決定機関が社員総会でしたが、会社法制定以降、有限会社の意思決定機関は株主総会となっているためです。

そこで、候補者を選定した上で、株主総会での決議を行い、議事録を作成する必要があります。議事録は登記申請時に添付書類として必要となります。その他には、候補者の就任承諾書、印鑑証明書の準備も必要となります。なお、この時点で代表取締役に就任することについて本人の内諾を得ておくのが通常です。

代表取締役を直接定款に定めている場合には、代表取締役の変更には定款変更が必要となります。そのため、この場合にも株主総会決議が必要となる点は押えておきましょう。

前任の辞任、および後任の就任について登記申請する

社内での手続きが完了したら、次は登記事項証明書に記載されている役員の表示を変更するために登記申請を行います。

登記申請にあたっては、株主総会議事録や就任承諾書などの添付書類が必要になるので忘れないようにしておきましょう。登記申請は、登記申請書および必要書類を作成して法務局に提出することによって行います。

代表取締役の選任方法による違い

少し触れましたが、代表取締役の選定には定款の定めに従った方法をとる必要があり、以下の3つの選定方法があります。

①株主総会議決議による選定
株主総会による決議によって代表取締役を選定することができます(法第349条第3項参照)。この方法で代表取締役の選定を行った場合、選定された代表取締役は代表取締役としての地位と取締役としての地位が一体化しているため、株主総会の承認がない限り、代表者としての地位のみの辞任ができなくなります。

②取締役による互選
定款内で取締役の互選によって代表取締役を選定すると定めている場合は、取締役の互選により代表取締役を選定することができます。互選とは、取締役が相互に代表取締役を選定する方法で、選定には取締役の互選には過半数が必要となります。

③定款で定めた方法
この他にも定款で直接代表取締役の名前を記載して指名するといった方法もあります。定款内に直接代表取締役の氏名を記載するため、代表取締役の変更をする場合には定款変更の手続き(株主総会決議)が必要となる点には注意が必要です。

有限会社の代表取締役交代の登記申請の必要書類

代表取締役交代の登記申請の必要書類はどのようなものがあるのでしょうか。ここからは有限会社の代表取締役交代する場合の登記申請の必要書類について解説します。

役員就任登記の必要書類

役員就任登記に必要な書類は以下のものがあります。

  • 登記申請書

会社実印を押印する必要があります。また、収入印紙貼付台紙に登録免許税額分の収入印紙を貼る必要があります。

  • 株主総会議事録

株主総会の決議により取締役や代表取締役を選任・選定した旨を記載しましょう。その際には普通決議(法第341条)の要件を満たしていることも必要です。

  • 株主リスト

議決権数上位10名の株主または議決権割合が2/3に達するまでの株主のいずれか少ない方までの株主リストを作成する必要があります。

  • 辞任届

前任者の辞任の意思を示すために必要となります。

  • 就任承諾書

就任を承諾した人の個人実印が必要となる場合があります。

  • 印鑑証明書

住民登録している市町村役場などで取得が可能です。

  • 委任状

司法書士に手続きを依頼する場合に必要となります。

必要書類を作成し、法務局に申請する

必要書類の準備が完了したら、次は登記申請書を作成し、必要書類を添付して法務局に申請します。

登記申請書の記載方法については法務局のHP(こちら)に書式やテンプレートが用意されています。必ずしもこの書式を用いなければいけないわけではありませんが、この書式を参考に作製する方が良いでしょう。申請方法は作成した申請書を法務局に持参するか郵送で提出する方法があります。

なお、先ほどの表でも触れた通り司法書士に手続きを依頼する場合には委任状が別途必要となります。忘れないようにしておきましょう。

登記申請に必要な登録免許税

登記申請には登録免許税額相当の収入印紙が必要となります。登録免許税の額は資本金の額によって異なっており、資本金が1億円以下の場合には1万円、1億円を超える場合には3万円とさだめられています。金額が倍以上異なるため、間違いの無いようにしましょう。

代表取締役の選任方法に注意しながら交代の手続きを行いましょう

代表取締役の交代は代表取締役の選任方法によって、必要な手続きや添付書類などが異なるため、自社が定款で定めている代表取締役の選定方法がどのようになっているかを確認の上で進める必要があります。スムーズな登記手続きのために本記事を参考に代表取締役の交代を進めていきましょう。

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代表取締役が変更したら、速やかに代表取締役の変更登記をする必要があります。代表取締役が退くことが決定してから2週間以内に申請をする必要があるのと、後任の代表取締役の選任などある場合、別途株主総会の準備なども発生しますので、早めの準備が必要です。

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  • 就任承諾書
  • 取締役会議事録
  • 取締役決定書
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  • 定款
  • 印鑑届書


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執筆者

執筆者:GVA 法人登記 編集部(GVA TECH株式会社)/ 監修:GVA 法律事務所 コーポレートチーム

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