会社で役員変更が生じた際は、取引先をはじめ関係先に速やかにお知らせする必要があります。しかし、頻繁にあることではないので、どのような文面、方法で行えばよいのか分からない人も多いのではないでしょうか。
この記事では、役員変更の挨拶やお知らせの基本的なルールと、挨拶状の作成に役立つ、テンプレートや書式を提供しているWebサイトをご紹介します。
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まず、役員変更時における挨拶状やお知らせにおける一般的なルールや、どんなときにどこ宛てに出せばよいのかなどを知っておきましょう。
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役員変更における挨拶状は、役員に変更があったことを取引先や金融機関などに知らせる書面です。とくに代表取締役の変更時や体制変更を伴う大幅な変更があった時に出されることが一般的です。
役員変更における挨拶状・お知らせは、変更があってから1週間以内に差し出すのがマナーといわれています。ただし、周辺の手続きもセットで行うことを考慮すれば、登記申請に必要な期間も含めて概ね２週間以内であれば問題ないといえるでしょう。あまり遅くなってしまうと、大切な取引先が知らせを受け取る前に他の方法で知ってしまい、失礼になってしまう可能性もあります。
また、早すぎる準備にも問題があります。例えば、社内で内定の情報が流れている段階で株主総会の議決を経ずに印刷してしまうと、万が一の場合に修正ができなくなります。きちんと社内の手続きを経て変更が確定、または見通しが立った段階で準備するようにしましょう。
関係のある会社のうち、どこまで挨拶状を送付するかは重要なポイントです。この送付先は、取引先の状況やビジネスモデルによって変わることがあります。一般的には以下のように区別されます。
企業向けの事業（BtoB）：クライアント、仕入先企業、代理店やパートナー企業、金融機関
一般消費者向け（BtoC）：商品の納入先や販売先、流通関連の取引先、金融機関
上記以外では株主が対象になることがありますが、これも株主状況によります。非上場の会社で代表取締役以外の株主などには出した方がよい場合もあります。上場企業の場合は、株主数が非常に多くなるので、個別にお知らせするよりは、株主総会の決議内容の通知をもって変えることになるでしょう。
この他、あまり関係が強くない相手先には、挨拶状を出さずに担当者が個別に通知するなど、確実に、速やかに通知することを心がけましょう。
取締役の変更があった場合、2週間以内に登記変更の申請を行う必要があります。挨拶状を出すタイミングと重なることもあります。挨拶状を出すことに集中しすぎて登記を忘れたりすると懈怠となり過料の支払いを求められることもあるので注意が必要です。
また、状況によっては新たな役員状況が登記事項証明書に反映されてから挨拶状を送付する方が望ましいケースもあります。どのタイミングで通知すべきか念入りに確認しておきましょう。
役員変更において挨拶状が必要になるケースとはどのようなケースなのでしょうか。対象役員の種類に分けて解説します。
挨拶状の対象としては最も多いケースで、役員変更の中でも最も重要な変更です。
取締役会を設置している企業では、代表取締役は株主総会で取締役の選任された後、取締役会で選任されます。また、会社法上の代表取締役でなくても、「社長」や「CEO」など、会社を代表する立場の役職では挨拶状を出す可能性が高くなります。
代表者の交代の挨拶状では、差出人は新任の代表取締役にするのが一般的です。また代表取締役の交代では取引先との関係上、前代表からのあいさつの後、新任の代表取締役が抱負などを述べつつ挨拶をする形式になることがあります。
なお、合同会社の場合は役職名は代表取締役ではなく、「代表社員」となるので注意しましょう。また、創業社長など長年にわたり在職した代表取締役が交代する場合は、過去の取引先や特別にお世話になった方など、送付先が増えることもありますので十分な検討が必要です。
代表取締役ではなく、取締役や監査役が変更される場合には、後任や新規に就任する役員と併せてお知らせする場合が多いといえます。辞任や退任のみでお知らせすることはあまりありません。
また、役員1名だけの交代で挨拶状を作成することは少なく、変更となる人数が複数名だったり、経営体制の変更を伴ったりする場合に出すケースが多いようです。
なお、有限会社（特例有限会社）の場合で、代表取締役を選任していない場合は、取締役が代表することになります。厳密には代表取締役を置いていない会社でも、会社を代表する者としては同様に重要になりますので、挨拶状を出すべきかは念入りに検討しましょう。
執行役員は取締役ではありませんが、権限や責任が大きい職員であることには変わりありません。変更があった場合、挨拶状を出すまでには至らない場合が多いですが、取引先に知ってもらった方がよいと判断される場合や、大きな経営体制の変更を伴う場合などは出した方が望ましいでしょう。
ここからは、役員変更の挨拶状・お知らせの書き方や、参考になるテンプレート・書式を紹介します。
役員変更があったら、まず挨拶状を出すべきかどうかを検討します。役員の変更は取締役の任期ごとに生じますが、その都度出すのは現実的ではありません。変更ごとの重要度やステークホルダーへの影響を総合して決めましょう。
送付することを決めたら、どこまでを送付対象にするか決めます。『過去一年で取引があった』、などの基準を決めて抽出すれば、抜け漏れなく選びやすくなります。またこの条件に当てはまらなくても特別に重要な取引先もある場合が考えられますので、最後にチェックして追加しましょう。
次に、どのような形式で差し出すのかを決めましょう。はがき、封書、電子メールなど、状況に合わせ、ふさわしいものに決定します。特にはがきや封書は発注から送付までに時間がかかりますので、必要な日数を逆算してスケジュールを決める必要があることに留意しましょう。
送付形式を決定したら、その形式に合わせて文面を考えます。実際は送付形式によって文面が大きく変わることは少ないですが、たとえば電子メールの場合、かしこまりすぎた文章が合わなかったり、横書きが前提になるなどの特性があります。
また、挨拶状のテンプレート・書式はネット上で作成したり、ダウンロードできるものもあります。次章よりいくつかのサイトをピックアップして紹介します。
最初に紹介するのは、挨拶状を発注できる印刷会社が運営しているサイトです。
さまざまな挨拶状・お知らせの文例が掲載されているのはもちろん、基本的な挨拶の文面が用意されていてブラウザ上でテキストや役員名などを編集し、そのまま印刷・送付まで発注できるサービスもあります。
実物の仕上がりはクオリティが高く、デザインやフォント、レイアウトなども豊富です。挨拶状の内容を作成した後、高品質な挨拶状を送付することが決まっている場合に向いている方法ですが、実際に発注するか決まっていない段階でも、テキストを入力して仕上がりのイメージを確認できるサイトもあります。
以下にて代表的な3サイトを紹介します。
挨拶状印刷専門店 挨拶状ドットコムProfessional（株式会社グリーティングワークス）
挨拶状の専門家が監修した文例が200以上紹介されており、品質と種類の豊富さを誇るサイトです。校了から最短で即日出荷できる体制があり、スピードも十分です。
メリット：サポート、問い合わせ体制がフリーダイヤルやチャットやフォームと各種方法で複数あり、充実しています。切手貼りや地図作成サービスなどもあります。
デメリット：10枚でも依頼は可能ですが、枚数が少ない場合は割高になります。
挨拶状の達人（株式会社 西日本高速印刷）
挨拶状印刷で70年の実績がある老舗のサイトです。豊富な経験と実績に基づいたサービスが提供されており、安心できる体制を標榜しています。挨拶状内への地図挿入、ロゴ挿入など挨拶状に必要な各種オプションを選択しやすく、慣れていない方でもわかりやすいでしょう。
メリット：全国一律送料無料です。料金表では、他社有名サイトより若干安めの設定がされています。丁寧に手順が示されており、パソコンが苦手の人はFAX注文もできる体制を備えています。
デメリット：発注までの手順が丁寧な反面、選択肢が多く、慣れている方にとっては時間がかかってしまう可能性があります。
郵便局のプリントサービス（日本郵便）
年賀状などでおなじみの郵便局のプリントサービスでも、役員変更の案内を作成できます。文例やオプション選択の種類が少ない反面、シンプルな操作で発注できます。あまり内容にこだわりがない場合におすすめです。
メリット：はがきの形式、シチュエーションから選ぶことができます。どれもオーソドックスな内容で実用には問題ありません。
デメリット：他サイトと比較すると文例やオプションが少ないので、オリジナリティは出しにくいかもしれません。
文例が掲載されているWord形式などのファイルをダウンロードし、PCで編集して作成するのを目的としたサイトです。編集を前提としたデータですのでメールの文面に使ったり、印刷に使ったりとさまざまな活用ができます。
手元に編集データが残りますので、手間はかかりますがコストを安くしたり工夫の余地が多いのも特徴です。はがきや封書、メールなどいろいろな送付方法で検討している場合は融通が利きやすい方法です。
こちらも代表的な3サイトを紹介します。
bizocean書式テンプレ（トライベック株式会社）
挨拶状に限らずあらゆる書式のテンプレートを紹介、ダウンロードできるサイトです。取締役変更の挨拶状はもちろん、営業・販売に関する書式だけでも3500書式余りが揃っています。
メリット：無料で利用できる上、とにかく書式が豊富で、他サイトで見つからない書式でも見つかる場合が多くあります。
デメリット：ダウンロードするには会員登録が必要なため、とりあえず内容を見てみたい場合には手間になるかもしれません。
ACCEA（株式会社アクセア）
書式テンプレートのダウンロードだけでなく、印刷も発注できるサイトです。はがきや文書だけではなくチラシやパンフレットの印刷も可能です。
メリット：Wordだけでなくillustratorのテンプレートもダウンロードできます。印刷を依頼する方法から、ダウンロードしたデータを使って自分で作ることもできるので幅広い方法が選択できます。
デメリット：シンプルに挨拶状のテンプレートがほしい、という場合できることが多すぎて迷ったり時間がかかってしまう可能性があります。
テンプレートBANK（TB株式会社）
各種書類テンプレート、販促等デザインテンプレート、イラスト・写真素材など、挨拶状に限らず、ビジネスの各シーンで必要なテンプレートをそろえたWebサイトです。
メリット：サイトの作りがシンプルで、簡単に書式を選んで無料でダウンロードができます。
デメリット：ダウンロードするには会員登録が必要なため、とりあえず内容を見てみたい場合には手間になるかもしれません。
役員変更の挨拶状を出す仕事は、ミスが許されない点や短期間で実施することが必要で、担当者にとっては負荷の大きい仕事になります。経営者の意向、ステークホルダーとの関係を慎重に確認しつつ進めましょう。反面、ある程度パターン化された作業でもあるので、過去に社内で同様の業務を経験した方に注意点を確認するなども有効でしょう。
役員の就任・重任・退任・辞任が発生した場合は、役員変更登記の申請が必要です。決議後（辞任の場合は辞任の意思が会社に到達した時点から）2週間以内に申請をしなければなりませので、予め役員変更登記の申請方法を準備しておくと良いでしょう。
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