役員(取締役・監査役)変更の登記申請に必要な書類を解説

役員変更
投稿日:2024.02.16
役員(取締役・監査役)変更の登記申請に必要な書類を解説

6月といえば、定時株主総会シーズンです。
定時株主総会というと、ついて回るのが役員(会社法における役員=取締役、監査役、会計参与)の選任に関する決議です。「役員改選」「役員交代」と呼ぶこともあります。

  • 新しく役員に就任する(新任)
  • 任期を満了して退任する(退任)
  • 任期を満了して引き続き役員となる(重任・再任)


これらは、定時株主総会の普通決議によって選任されます。普通決議は、議決権数の過半数にあたる株主が出席し、その議決権数の過半数を得ることで成立する決議のことです。
そして決議による選任後、管轄法務局などの登記所に役員の変更登記申請を提出、受理された後、変更内容が登記簿謄本(登記事項証明書)に記録されます。
登記申請が必要なことはみなさんご存知ですが、細かい手続きの流れというとすぐには出てこないものです。本記事では株式会社の役員(取締役)変更の登記申請時に必要な書類や基礎知識について紹介します。

登記手続きは選任後2週間の期限内に行うことが会社法で定められています。登記せずに2週間を経過し放置してしまうと登記懈怠となり、過料の支払いを課せられる可能性がありますのでご注意ください。

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役員変更の法人登記申請手続きに必要な書類(添付書類)

役員変更登記とは、定時株主総会の普通決議によって選任された取締役や監査役の変更を申請する書類を管轄法務局などの登記所に提出、受理された後に変更内容が登記事項証明書(登記簿謄本)に反映されるまでの手続きを指します。

以下が、取締役会非設置会社における一般的な役員(取締役)変更登記における添付書面です。本店移転や商号変更などの変更登記に比べて、若干書類が多くなります。

新しい取締役が就任する(新任)

  • 役員変更の登記申請書
  • 株主総会議事録
  • 株主リスト
  • 就任承諾書
  • 印鑑証明書
  • 本人確認証明書(住民票の写し、免許証やマイナンバーカードのコピー)

(取締役会設置会社の代表取締役、取締役会非設置会社の取締役の就任など、就任を承諾する書面に印鑑証明書の添付を求められている場合には不要)

  • 委任状(代理人である司法書士が申請する場合)

※代表取締役の変更の場合は、定款に記載の選任方法によっては定款や互選書などの書類も必要になります。

書類の書き方や記載例などについてはこちらの記事もご参考ください
関連記事:役員登記(取締役の就任登記・新任登記)の必要書類

取締役が任期満了後は退任する(退任)

取締役の任期は通常2年(監査役は4年)ですが、非公開会社の場合、最長で10年まで伸長することができます。

  • 役員変更の登記申請書
  • 株主総会議事録
  • 株主リスト
  • 委任状(代理人である司法書士が申請する場合)


書類の書き方や記載例などについてはこちらの記事もご参考ください
関連記事:取締役退任・辞任登記の必要書類と手続き

任期満了した取締役が引き続き役員になる(重任・再任)

  • 役員変更の登記申請書
  • 株主総会議事録
  • 株主リスト
  • 定款(事業年度の終了時期を証する必要がある場合、定款変更により取締役の任期を短縮または伸長している場合)
  • 就任承諾書
  • 委任状(代理人である司法書士が申請する場合)


書類の書き方や記載例などについてはこちらの記事もご参考ください
関連記事:【記入例付き】役員(代表取締役・取締役・監査役)の重任登記における必要書類をわかりやすく解説

取締役が任期中に辞任する(辞任)

  • 役員変更の登記申請書
  • 辞任届
  • 委任状(代理人である司法書士が申請する場合)


書類の書き方や記載例などについてはこちらの記事もご参考ください
関連記事:役員辞任の登記申請における必要書類を解説します

取締役の死亡により退任する

  • 役員変更の登記申請書
  • 死亡届
  • 委任状(代理人である司法書士が申請する場合)


任期中の取締役を解任する(解任)

  • 役員変更の登記申請書
  • 株主総会議事録
  • 株主リスト
  • 委任状(代理人である司法書士が申請する場合)


登記書類はネット上で自動作成し、法務局に郵送で申請できるサービスがおすすめ

役員変更をはじめ、法人・商業登記申請ではさまざま書類が必要になります。それぞれの書類の記載事項を含めると、専門家でない人が自力で準備するのは相当ハードルが高くなります。

この登記申請書や必要書類の準備は、通常は選定した司法書士事務所(弁護士も可)に申請の代行を依頼しますが、報酬が数万円程度かかります。(司法書士への報酬の平均額は 28,851円、高いと5万円程度です※)司法書士など専門家の場合、電話などで気軽に相談しながら申請準備ができることがメリットです。
※参考:日本司法書士会連合会 報酬アンケート結果(2018年(平成30年)1月実施)より

その他の方法としては、自分で調べてテンプレートを参考に自力で書類作成する方法がありますが必要な知識が多くなる上、全くミスが許されないので現実的ではありません。

費用、手間や難易度のバランスを考えると、ネット上のホームページからオンラインで必要な書類が自動作成できるサービスを利用するのがおすすめです。1万円前後で申請に必要な書類が用意でき、基本的には間違えることもありません。書類の印刷製本や郵送、印紙貼付をサポートするオプションサービスを利用すれば、申請にかかる郵送費や交通費を節約できます。ただし、手間と費用の両面でメリットがありますが、会社登記についてある程度の知識が求められるというデメリットもあります。

また、法人変更登記の申請には、収入印紙による登録免許税の納付が必要です。役員変更 (取締役・代表取締役・監査役)の登録免許税は3万円 (資本金の額が1億円以下の場合は、1万円)です。

GVA 法人登記なら、役員変更登記に必要な書類を10,000円で作成、法務局に行かずに申請できます

役員の就任・重任・退任・辞任が発生した場合は、役員変更登記の申請が必要です。決議後(辞任の場合は辞任の意思が会社に到達した時点から)2週間以内に申請をしなければなりませので、予め役員変更登記の申請方法を準備しておくと良いでしょう。

役員変更登記は手続きに必要な書類が多く、準備しなければならない書類を確認するだけでも多くの時間が取られてしまいます。GVA 法人登記なら、変更情報を入力するだけで最短7分10,000円で手続きに必要な書類をそろえることができます。また、事前に株主リストを手元に準備しておくことで、スムーズに書類の作成ができます。

GVA 法人登記は、株式、合同、有限会社の役員変更や本店移転登記など、10種類以上の変更登記に対応しており、複数の書類作成も可能です。
※GVA 法人登記では役員退任のみの書類作成は行っていませんのでご了承ください。

役員変更登記についての詳細はこちら



GVA 法人登記が対応している登記種類

・本店移転(管轄内移転・管轄外移転)
・役員変更(新任、辞任、重任、退任)
・役員の住所変更
・募集株式の発行
・商号変更
・目的変更
・株式分割
・剰余金等の資本組入れ
・ストックオプション

ステップに沿って入力するだけで必要書類の作成ができます

登記書類を作成する為には、現在の登記情報を確認し正確に入力する必要があります。

本来であれば、法務局にて有料で書類を取得し確認する必要がありますが、GVA 法人登記の、「登記情報自動反映サービス」をご利用いただきますと、システム内で現在の登記情報を無料で取得し、会社基本情報が書類作成画面に自動反映されます。登記知識のない方でもステップに沿って変更情報を入力するだけで簡単に登記書類の作成ができます。



GVA 法人登記で作成できる変更登記書類(役員就任の場合)

  • 株主総会議事録
  • 株主リスト
  • 就任承諾書
  • 取締役会議事録
  • 取締役決定書
  • 登記申請書
  • 定款
  • 印鑑届書


※役員就任・重任・退任・辞任で作成される処理が異なります。上記は役員就任の場合です。

さらにGVA 法人登記で登記書類を作成していただいた方全員に「登記申請手続きマニュアル」をお渡ししております。作成した登記書類の製版方法や、押印する場所についてすべてまとめておりますので、流れの通りに進めるだけで手続きを終えることができます。

GVA 法人登記なら書類を郵送するだけで法務局に行かずに登記申請できます

オプションのかんたん郵送パックを利用すれば、書類作成後、押印し郵送するだけで登記申請ができるため、法務局に行かずに登記申請が可能です。仕事が忙しく法務局に行く時間がない方や、効率的に手続きを進めたい方におすすめです。


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執筆者:GVA 法人登記 編集部(GVA TECH株式会社)/ 監修:GVA 法律事務所 コーポレートチーム

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