役員変更の登記申請手続きに必要な書類

役員変更
役員変更の登記申請手続きに必要な書類

6月といえば、定時株主総会シーズンですね。

定時株主総会というと、ついて回るのが役員(取締役や監査役)の選任に関する決議です。

・新しく役員に就任する(新任)
・任期を満了して退任する(退任)
・任期を満了して引き続き役員となる(重任・再任)

これらは、定時株主総会で決議され登記申請することで登記簿に反映されます。
登記申請が必要なことはみなさんご存知ですが、細かい手続きの流れというとすぐには出てこないものです。本記事では役員(取締役)変更の登記申請時に必要な書類について解説します。

役員変更の登記申請手続きに必要な書類

役員報酬とは、取締役や監査役など、主に会社の役員に支給される報酬のことを指します。月次で支払われることが一般的なため、従業員に対する給与と同じものと考えてしまいがちですが、法律や税務上は明確に取り扱いが異なるものです。

役員報酬と給与の代表的な違いは以下の通りです

  • 役員報酬は社内でいつでも自由に変更できず、必要な手続きが定められている
  • 役員報酬は損金に参入(費用として認められる)ためには、一定の条件がある


役員変更の登記申請手続きに必要な書類

取締役会非設置会社における一般的な役員(取締役)変更登記において必要となる書類です。

新しい取締役が就任する(新任)

  • 役員変更の登記申請書
  • 株主総会議事録
  • 株主リスト
  • 就任承諾書
  • 印鑑証明書
  • 本人の確認ができる書類(住民票の写し、免許証やマイナンバーカードのコピー)

(取締役会設置会社の代表取締役、取締役会非設置会社の取締役の就任など、就任を承諾する書面に印鑑証明書の添付を求められている場合には不要)

  • 委任状(代理人である司法書士が申請する場合)


取締役が任期満了で退任する(退任)

  • 役員変更の登記申請書
  • 株主総会議事録
  • 株主リスト
  • 委任状(代理人である司法書士が申請する場合)


任期満了した取締役が引き続き役員になる(重任・再任)

  • 役員変更の登記申請書
  • 株主総会議事録
  • 株主リスト
  • 定款(事業年度の終了時期を証する必要がある場合、定款により取締役の任期を短縮または伸長している場合)
  • 就任承諾書
  • 委任状(代理人である司法書士が申請する場合)


取締役が任期中に辞任する(辞任)

  • 役員変更の登記申請書
  • 辞任届
  • 委任状(代理人である司法書士が申請する場合)


取締役の死亡により退任する

  • 役員変更の登記申請書
  • 死亡届
  • 委任状(代理人である司法書士が申請する場合)


任期中の取締役を解任する(解任)

  • 役員変更の登記申請書
  • 株主総会議事録
  • 株主リスト
  • 委任状(代理人である司法書士が申請する場合)

書類準備はネット上で自動作成できるサービスがおすすめです

役員変更をはじめ、登記申請ではさまざま書類が必要になります。それぞれの書類の記載事項を含めると、専門家でない人が自力で準備するのは相当ハードルが高くなります。

この登記申請書や必要書類の準備は、通常は司法書士に依頼しますが、報酬が数万円程度かかります。(司法書士への報酬の平均額は 28,851円、高いと5万円程度です※)
※参考:日本司法書士会連合会 報酬アンケート結果(2018年(平成30年)1月実施)より

その他の方法としては、自分で調べてテンプレートを参考に自力で作成する方法がありますが必要な知識が多くなる上、全くミスが許されないので現実的ではありません。

費用、手間や難易度のバランスを考えると、ネット上で必要な書類が自動作成できるサービスを利用するのがおすすめです。1万円前後で申請に必要な書類が用意でき、基本的には間違えることもありません。

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執筆者:AI-CON登記 編集部(GVA TECH株式会社)

AI-CON登記のマーケティングやコンテンツ作成を担当しています。GVA TECH株式会社では、オンライン登記書類作成サービス「AI-CON登記」や契約書チェック支援支援「AI-CON」などのリーガルテックサービスを提供しています。