役員登記時の登記申請書の登記すべき事項の書き方を徹底解説します

役員変更
役員変更

この記事では、役員登記の際に提出する申請書に記入する「登記すべき事項」の書き方について解説しています。登記申請をするタイミングは、株式会社の設立時と設立後の役員変更時です。それぞれの申請書への「登記すべき事項」の書き方について分かりやすく説明しておりますので、これから役員に関する登記を控えている方はぜひ参考にして下さい。

役員を登記申請するタイミングは会社設立時と設立後の役員変更時

役員を登記申請するタイミングは株式会社の設立時と設立後の役員変更時です。株式会社を設立するときは「株式会社設立登記申請書」の提出が必要で、記入する情報の中に「登記すべき事項」という項目があり、さらにその項目に「役員に関する事項」がありますので、選任された役員の情報の記入が必要になります。

また、設立後に役員を変更する際にも登記申請が必要となります。役員を変更する際の登記は役員変更登記と呼ばれ、「株式会社変更登記申請書」の提出が必要です。
こちらも設立時と同様に記入する項目の中に「登記すべき事項」という項目がありますので、役員変更の際の情報の記入が必要となります。

会社設立時に設立登記申請書に記入する「登記すべき事項」とは

今回は役員に特化した記事ですが、株式会社設立時に提出する設立登記申請書に記入する登記すべき事項について簡単にご紹介します。会社の形態によって記載内容は異なりますが、記入する必要のある項目と記入例を紹介します。

  • 「商号」〇〇商事株式会社               
  • 「本店」〇県〇市〇町〇丁目〇番〇号          
  • 「公告をする方法」官報に掲載してする。        
  • 「目的」                       

   1 〇〇の製造販売                  
   2 〇〇の売買                    
   3 前各号に附帯する一切の事業            

  • 「発行可能株式総数」800株            
  • 「発行済株式の総数」200株             
  • 「資本金の額」金1000万円              
  • 「株式の譲渡制限に関する規定」当会社の株式を譲渡するには,取締役会の承認を受けなければならない。
  • 「役員に関する事項」                 
  • 「資格」取締役                    
  • 「氏名」〇〇〇〇                   
  • 「役員に関する事項」                 
  • 「資格」取締役                    
  • 「氏名」〇〇〇〇                   
  • 「役員に関する事項」                 
  • 「資格」取締役                    
  • 「氏名」〇〇〇〇                   
  • 「役員に関する事項」                 
  • 「資格」代表取締役                  
  • 「住所」〇県〇市〇町〇丁目〇番〇号          
  • 「氏名」〇〇〇〇                
  • 「役員に関する事項」                 
  • 「資格」監査役                    
  • 「氏名」〇〇〇〇                   
  • 「取締役会設置会社に関する事項」取締役会設置会社
  • 「監査役設置会社に関する事項」監査役設置会社
  • 「登記記録に関する事項」設立


上記の項目の記入が必要になりますが、その中に「役員に関する事項」という項目がありますので、選任された役員の情報を記入して下さい。代表取締役に関しては住所の入力も必要となります。

株式会社設立時に必要な役員の人数は?

株式会社設立時に必要な役員の人数もおさらいしておきましょう。株式会社の役員とは、取締役・会計参与・監査役のことを指します。以前は株式会社設立時に取締役3名以上、監査役1名以上が必要でしたが、現在は非公開会社(※)については取締役1名で設立することができます。公開会社(※)は取締役会の設置が義務づけられているため、必ず3人以上の取締役が必要となります。

設立登記申請書の登記すべき事項の「役員に関する事項」には選定した役員全員分の情報を記入しましょう。

(※)非公開会社とは?
すべての株式について、譲渡するには取締役会や株主総会等の承認を必要とする譲渡制限規定が付けられている株式会社のことをいいます。

(※)公開会社とは?
その発行する全部又は一部の株式の内容として譲渡による当該株式の取得について株式会社の承認を要する旨の定款の定めを設けていない株式会社を指します。つまり、自由に株式の譲渡ができる会社を指します。

設立登記申請書の登記すべき事項の「役員に関する事項」の書き方

設立登記申請書の登記すべき事項の「役員に関する事項」の書き方は以下の通りです。
代表取締役に関しては住所の記入が必要です。

<取締役>

「役員に関する事項」                 
「資格」取締役                    
「氏名」〇〇〇〇

<代表取締役>                  

「役員に関する事項」                 
「資格」代表取締役                  
「住所」〇県〇市〇町〇丁目〇番〇号          
「氏名」〇〇〇〇

<監査役>                   

「役員に関する事項」                 
「資格」監査役                    
「氏名」〇〇〇〇      

設立後に役員変更があった場合の「登記の事由」と「登記すべき事項」の書き方

ここまで会社設立時のお話をしてきましたが、次は設立後のお話です。会社設立後に役員の変更が生じた場合は、変更登記が必要となり、変更登記申請をする場合は「株式会社変更登記申請書」の提出が必要です。

こちらにも設立時と同様に「登記すべき事項」という項目がありますので、役員の変更に関する情報を記入します。また、変更登記申請書には「登記の事由」という項目の記入も必要ですので、こちらも合わせてご説明します。

役員変更時に変更登記申請書に記入する「登記の事由」とは

登記すべき事項の説明の前に「登記の事由」について説明します。
変更登記申請書の項目の中に「登記すべき事由」という項目がありますが、ここには変更登記をする理由を書きます。役員変更の場合の登記の事由の記入は以下の通りです。

  • <取締役を変更する場合>

    登記の事由:取締役の変更

  • <代表取締役を変更する場合>

    登記の事由:代表取締役の変更

  • <代表取締役の住所を変更する場合>

    登記の事由:代表取締役の住所変更

  • <監査役を変更する場合>

    登記の事由:監査役の変更

補足ですが、変更登記には役員変更の他にも本店移転や商号変更、目的変更など様々な種類がありますが、申請書の名前は種類ごとに変更する必要はなく「変更登記申請書」となります。そして、申請書の「登記の事由」に変更する理由を記入します。

役員変更以外の例


  • <本店移転の場合>

    登記の事由:本店移転

  • <商号変更の場合>

    登記の事由:商号の変更

  • <目的変更の場合>

    登記の事由:目的の変更

役員変更時に変更登記申請書に記入する「登記すべき事項」とは

次に登記すべき事項の記入方法を説明します。役員変更には役員の就任(新任)、役員の重任、役員の退任、役員の辞任、役員の死亡があり、それぞれの登記すべき事項の書き方は以下の通りです。

<取締役が重任する場合>

「役員に関する事項」
「資格」取締役
「氏名」〇〇〇〇
「原因年月日」令和〇年〇月〇日重任

<代表取締役が重任する場合>

「役員に関する事項」
「資格」代表取締役
「住所」〇県〇市〇町〇丁目〇番〇号
「氏名」〇〇〇〇
「原因年月日」令和〇年〇月〇日重任

<取締役が就任する場合>

「役員に関する事項」
「資格」取締役
「氏名」〇〇〇〇
「原因年月日」令和〇年〇月〇日就任

<代表取締役が就任する場合>

「役員に関する事項」
「資格」代表取締役
「住所」〇県〇市〇町〇丁目〇番〇号
「氏名」〇〇〇〇
「原因年月日」令和〇年〇月〇日就任

<会計参与が就任する場合>

「役員に関する事項」
「資格」会計参与
「氏名」税理士法人〇〇会
「役員に関するその他の事項」
(書類等設置場所)〇県〇市〇町〇丁目〇番〇号
「原因年月日」令和〇年〇月〇日就任

<取締役が辞任する場合>

「役員に関する事項」
「資格」取締役
「氏名」〇〇〇〇
「原因年月日」令和〇年〇月〇日辞任

<任期満了により代表取締役が退任する場合>

「役員に関する事項」
「資格」代表取締役
「住所」〇県〇市〇町〇丁目〇番〇号
「氏名」〇〇〇〇
「原因年月日」令和〇年〇月〇日退任

<役員が死亡した場合>

「役員に関する事項」
「資格」取締役
「氏名」〇〇〇〇
「原因年月日」令和〇年〇月〇日死亡

以上が役員変更登記申請時に提出する変更登記申請書に記入する「登記すべき事項」の記入例になりますので参考にして頂ければと思います。

役員変更登記申請時の変更登記申請書の書き方の例

次に変更登記申請書の書き方の例をご紹介します。これから自分で変更登記申請書を作成しようと思っている方は参考にして下さい。

変更登記申請書


(※)添付書類

代表取締役就任時の変更登記に必要な添付書類

■選定が証明できる書面
  ・取締役会非設置会社の場合
     株主総会で定める場合:株主総会議事録
     定款で定める場合 :定款変更を決議した株主総会議事録
     定款の定めに基づく取締役の互選で定めた場合 : 定款及び取締役の決定書
  ・取締役会設置会社の場合
     取締役会議事録
■就任承諾書
  被選定者が就任を承諾する際に必要になりますので、被選定者の就任承諾書が必要です。
■代表取締役の印鑑証明書
  取締役会設置会社の場合は就任する代表取締役の印鑑証明書が必要です。
■取締役会の出席役員の印鑑証明書
  従前の代表取締役が出席し、届出している会社実印を押印している場合は省略可能。

取締役・監査役の就任時の変更登記に必要な添付書類

■選任を証明する議事録
  株主総会により選任の決議をした際の株主総会議事録。
■就任承諾書
  役員の就任時には被選任者の承諾が必要なため就任承諾書を添付
■取締役の印鑑証明書
  取締役会設置会社:本人確認証明書を添付
  取締役非設置会社:取締役は印鑑証明書、監査役は本人確認証明書を添付

役員の退任時の登記変更に必要な添付書類

■退任(任期満了)の場合
  定時株主総会議事録(場合によっては定款も添付)
■辞任の場合
  原則として辞任届
  但し、株主総会議事録に席上で辞任した旨が記載してある場合は、その議事録を辞任届として代用可。
■解任の場合
  解任の決議をした株主総会議事録
■欠格事由発生の場合
  欠格事由に該当することを証明する書類
■死亡した場合
  死亡届


役員変更登記申請時に必要な添付書類や、その他役員変更登記に関しては以下の記事も参考にして下さい。

関連記事:株式会社の役員変更登記ガイド。役員種類から登記申請方法までを解説

役員変更登記には期限がありますのでご注意ください

登記簿謄本の記載事項に変更が生じた際には、変更が生じた日から2週間以内に変更登記申請をする必要があります。役員は登記簿謄本の記載事項となりますので、期限内での役員変更登記申請が必要となります。期限を過ぎた場合は「登記懈怠(とうきけたい)」となり罰則を受けてしまう可能性がありますのでご注意下さい。

登記懈怠には過料の制裁があるので注意が必要

期限の2週間を経過した後に登記申請を行った場合でも申請自体は書類に不備がなければ通常通り受理されますが、期限を過ぎてから登記申請をすると登記懈怠となり、代表者個人が100万円以下の過料の制裁を受ける可能性があります(会社法第976条1号)。過料の制裁を受けた場合でも数万から十万円程度の場合が多いようですが、無駄な費用を発生させないためにも、選任懈怠・登記懈怠は十分に注意しましょう。

登記懈怠についてはこちらでも詳しく解説しています

役員の任期と管理方法

役員変更登記を期限内に行うためには、役員の任期を把握し、管理するが必要があります。役員の任期は以下の通りです。

役員の任期


  • 取締役 原則として2年
  • 会計参与 原則として2年
  • 監査役 原則として4年


任期は原則として、選任後上記の期間以内に終了する最終事業年度に関する定時株主総会の終結の時までとなります。

ただし、非公開会社の場合10年まで任期を伸長することができます。

役員任期の管理方法

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さいごに

今回は会社設立時の役員登記と、設立後の役員変更登記における「登記すべき事項」の書き方についてのお話でした。初めて書類を作成しようと思っている方は「登記すべき事項の意味が分からない」と思う方も多いでしょう。それほど難しいものではないのでこの記事を参考に、また、法務局でも申請書の見本などが掲載されていますのでそちらも参考にしていただければと思います。長くなってしまいましたが、最後までお読みいただきありがとうございました。


             

執筆者:AI-CON登記 編集部(GVA TECH株式会社)

AI-CON登記のマーケティングやコンテンツ作成を担当しています。GVA TECH株式会社では、オンライン登記書類作成サービス「AI-CON登記」や契約書チェック支援支援「AI-CON」などのリーガルテックサービスを提供しています。

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