役員変更登記をオンライン申請する方法

役員変更登記は、取締役や監査役などの変更を法的に公示するための重要な手続きです。従来は法務局の窓口や郵送での申請が一般的でしたが、役員変更登記に限らず、現在はインターネットを利用したオンライン申請が可能になっています。

オンライン申請の経験がない企業担当者にとっては、どのように進めていいか見当もつかないかもしれません。また、法務局のサイトを読んだものの、分かりにくいと感じた方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、役員変更登記のオンライン申請について、必要な準備から具体的な申請手順まで、実務に即した形で解説します。申請用ソフトウェアのインストールから、電子署名の付与、添付書類の提出方法まで、段階を追って説明していきます。

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会社の変更登記はオンラインで申請できます

法務省が提供する登記・供託オンライン申請システムを利用することで、利用時間内であればいつでも会社の変更登記を申請できます。
 

法務省のオンライン申請システムの紹介

法務省が運営する「登記・供託オンライン申請システム」は、会社の登記申請をインターネット経由で行えるシステムです。
 
このシステムを利用することで、役員変更の登記申請をはじめ、本店所在地の変更など、さまざまな登記申請手続きをオンラインで行うことができます。 申請にはパソコンと専用ソフトウェア（申請用総合ソフト）が必要です。このソフトウェアは法務省のホームページから無料でダウンロードでき、申請書の作成から送信まで一連の手続きを行うことができます。
 
書面での申請と比べて、法務局への来庁が不要になるほか、社内にいながら申請できる点が大きな特徴です。なお、登記事項証明書の交付請求等であれば、電子署名の付与や添付ファイルが不要で、Webブラウザのみで手続きできる「かんたん証明書請求」を利用できます。
 
〇「登記・供託オンライン申請システム」の利用時間
月曜日から金曜日まで（国民の祝日・休日、12月29日から1月3日までの年末年始を除く）の8時30分から21時まで。

役員変更登記の申請方法は主に3つあります

役員変更の登記申請は、オンライン申請、書面申請、司法書士への依頼という3つの方法から選択できます。それぞれの特徴を解説します。
 

法務局のオンラインサービス（登記ねっと）を利用して送信にて申請

インターネットを利用して申請書類を作成・送信する方法です。利用時間内であればいつでも申請可能で、法務局に出向く必要がありません。オンライン申請のメリットは、時間の節約と柔軟性です。専用ソフトには、入力内容のチェック機能があり、記載ミスを減らすこともできます。
 
ただし、初めて利用する際には、ソフトウェアのインストールや電子証明書の発行など、事前の準備が必要ですが、何回か利用すればその便利さを実感できるでしょう。

登記申請書などの必要書類を自分で作成・準備し、法務局窓口もしくは郵送で申請

従来からある方法で、申請書と添付書類を紙で準備し、法務局の窓口に直接提出するか郵送で申請します。事前の予約が必要ですが、法務局窓口で登記手続きについて案内の案内もありますので安心です。
 
ただし、窓口申請の場合は、営業時間内に行く必要があり、混雑時には待ち時間が発生する可能性がありますので、注意が必要です。
 

専門家（司法書士）に依頼する

登記申請の専門家である司法書士に依頼する方法です。必要書類の作成から申請手続きまで一括して任せることができます。手続きに不慣れな場合や時間や手間がとれない場合、複雑な変更がある場合などに適しています。

役員変更登記をオンライン申請する方法

オンライン申請システムを利用した役員変更登記の手続きについて、申請書の作成から添付書類の提出まで、順を追って解説します。なお、役員変更登記ではWebブラウザ（かんたん証明書請求）からの申請はできませんので、ご注意ください。
 

オンライン申請（電子申請）の事前準備

オンライン申請を行うためには、以下の準備が必要です。
 
・申請用総合ソフトのインストール：
　システムの基本となるソフトウェアです。法務省のホームページから無料でダウンロードできます。
　初めて利用する場合は、申請者情報の登録も必要です。
 
・電子証明書の準備：
　申請には電子証明書が必要です。マイナンバーカードの電子証明書を利用するか、商業登記電子証明
　書を取得します。商業登記電子証明書の取得には専用ソフトウェアを使用し、管轄の登記所に申請
　します。
 
・電子納付の準備：
　登録免許税を電子納付する場合は、インターネットバンキングの利用登録が必要です。ただし、収
　入印紙による納付も可能です。
 
これらの準備が整ってから、実際の申請手続きに進みます。電子証明書の取得には時間がかかる場合がありますので、早めに準備を始めることをお勧めします。
 

登記申請情報の作成

STEP1：本来なら登記申請書に記入する内容を、入力欄に打ち込んでいきます。
 

• 申請用総合ソフトを起動し、ログインする。
• 「処理状況標示」画面の、「申請書作成」で、「申請書様式一覧選択」を開く。
• 「商業登記申請書」から「登記申請書【署名要】」「登記申請書（会社用）」を選択すると、入力欄が表示される。

 
入力が必要な項目は、登記の事由や登記すべき事項など、書面での申請と同じ内容です。画面の指示に従って、役員の就任日や退任日、新しく就任する役員の住所などを正確に入力します。 入力をすべて終えたら、内容に間違いがないかチェック機能を使って確認します。エラーが表示された場合は修正し、すべての項目が正しく入力されていることを確認してから保存します。
 
なお、役員変更登記をする場合は、申請書の名称を「株式会社変更（登記申請書）」と入力します。
 

添付情報の添付

STEP2：添付書類にまず電子署名を付与し、その後申請書に添付します。
 

• 添付書類（株主総会議事録など）をPDFファイルで準備する
• 申請用総合ソフトの「ツール」から「PDFファイルの署名」で電子署名を付与する
• 申請書情報に添付書類情報として、署名済みのPDFファイルを添付する

 
役員変更登記では、「株主総会議事録」「株主リスト」「就任承諾書」「取締役会議事録」の添付ファイルが必要になります。電子署名を付与した後、申請書情報に添付することで、インターネットを通じて提出できます。
 
なお、添付書類については別途書面で作成し、法務局に郵送・窓口提出することもできます。
 

電子署名の付与

STEP3：申請書に電子署名を付与します。
 

• 申請内容の入力と添付書類の準備が完了したら、「処理状況表示画面」を開く
• 「署名付与」をクリックし、署名を付与する
• 電子署名の付与が完了したことを確認する

 
署名付与には、「ICカードで署名」と「ファイルで署名（電子証明書）」があります。マイナンバーカードなどの電子証明書を使用する場合は、ICカードリーダを準備して読み込みます。また、ファイルで署名する場合は、事前に電子証明書を発行して、その証明書を使って署名することになります。
 

登記申請情報の送信

STEP4：申請書情報を送信します。
 

• 「処理状況表示」画面から、送信する申請データを選択する
• 画面上部の「申請データ送信」をクリックする
• 「送信対象」欄にチェックを入れ、「送信」をクリックする

 
実際に送信されたかどうかを確認したい場合は、「送信前申請一覧」画面で「送信完了」の表示があるかどうかでわかります。また、「処理状況表示」画面で、送信した申請の処理状況を確認することも可能です。
 

登録免許税の納付

STEP5：登記の手数料となる登録免許税を納付します。
 

• オンラインで納付する場合は、「処理状況表示」画面の「納付」をクリックする
• 「電子納付」画面で納付状況を確認し、「納付」をクリックする
• e-Gov（電子政府の総合窓口）で、インターネットバンキングを利用して納付する

 
登録免許税の納付方法は、インターネットバンキングなどを利用した電子納付と、収入印紙や現金による納付の2つがあります。電子納付の場合はその場で手続きが完了しますが、収入印紙や現金で納付する場合は、登録免許税納付用紙を印刷し、収入印紙を貼付するか、税務署で領収証書の交付を受けて法務局に提出する必要があります。納付方法は都合に合わせて選択できます。
 

書面による添付情報の郵送

原本の提出が必要な添付書類は、別途法務局に郵送または窓口で提出します。
 

• 提出する書類を準備する
• 「処理状況表示」画面から「書面により提出した添付書類の内訳表」を印刷する
• 内訳表と添付書類を一緒に法務局へ提出する

 
オンライン申請でも、印鑑証明書など原本の提出が必要な書類があります。これらの書類は、申請データを送信したあと、管轄の法務局に郵送するか窓口で提出します。提出の際は、内訳表を添えましょう。

初めてのオンライン申請はスムーズにいかないことも

オンライン申請は便利なシステムですが、初めて利用する場合は戸惑うことも多いでしょう。電子証明書の取得から申請用ソフトの操作まで、慣れない作業が続きます。また、法務局が提供する資料だけでは具体的な手順がわかりづらく、途中で断念してしまう方も少なくありません。
 
しかし、一度申請を経験すれば、次回からの手続きはよりスムーズに進められます。申請用ソフトの基本的な操作や必要書類の準備なども、経験を重ねることで自信を持って行えるようになります。
 
とはいえ、役員変更の内容が複雑な場合や、時間的な余裕がない場合は、無理に自分で行う必要はありません。登記申請の専門家である司法書士に依頼することで、確実に手続きを進められます。オンライン申請にチャレンジするか、専門家に依頼するか、状況に応じて最適な方法を選択することをお勧めします。

GVA 法人登記なら、役員変更登記に必要な書類を12,000円で作成、法務局に行かずに申請できます

役員の就任・重任・退任・辞任が発生した場合は、役員変更登記の申請が必要です。決議後（辞任の場合は辞任の意思が会社に到達した時点から）2週間以内に申請をしなければなりませので、予め役員変更登記の申請方法を準備しておくと良いでしょう。

役員変更登記は手続きに必要な書類が多く、準備しなければならない書類を確認するだけでも多くの時間が取られてしまいます。GVA 法人登記なら、変更情報を入力するだけで最短7分12,000円で手続きに必要な書類をそろえることができます。また、事前に株主リストを手元に準備しておくことで、スムーズに書類の作成ができます。

GVA 法人登記は、株式、合同、有限会社の役員変更や本店移転登記など、10種類以上の変更登記に対応しており、複数の書類作成も可能です。
※GVA 法人登記では役員退任のみの書類作成は行っていませんのでご了承ください。
令和6年10月にスタートした代表取締役の住所非表示にも対応し、申出に必要な書類作成もできます。
本制度の詳細はこちらをご覧ください

役員変更登記についての詳細はこちら

GVA 法人登記が対応している登記種類

・本店移転（管轄内移転・管轄外移転）
・役員変更（新任、辞任、重任、退任）
・役員の住所変更
・募集株式の発行
・商号変更
・目的変更
・株式分割
・剰余金等の資本組入れ
・ストックオプション

ステップに沿って入力するだけで必要書類の作成ができます

登記書類を作成する為には、現在の登記情報を確認し正確に入力する必要があります。

本来であれば、法務局にて有料で書類を取得し確認する必要がありますが、GVA 法人登記の、「登記情報自動反映サービス」をご利用いただきますと、システム内で現在の登記情報を無料で取得し、会社基本情報が書類作成画面に自動反映されます。登記知識のない方でもステップに沿って変更情報を入力するだけで簡単に登記書類の作成ができます。

GVA 法人登記で作成できる変更登記書類（役員就任の場合）

• 株主総会議事録
• 株主リスト
• 就任承諾書
• 取締役会議事録
• 取締役決定書
• 登記申請書
• 定款
• 印鑑届書

※役員就任・重任・退任・辞任で作成される処理が異なります。上記は役員就任の場合です。

さらにGVA 法人登記で登記書類を作成していただいた方全員に「登記申請手続きマニュアル」をお渡ししております。作成した登記書類の製版方法や、押印する場所についてすべてまとめておりますので、流れの通りに進めるだけで手続きを終えることができます。

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