株主リストとは？株主名簿との違いや役員変更の登記申請に必要な理由を解説

6月といえば、定時株主総会シーズン。定時株主総会といえば役員の退任、重任（再任）を予定されている方も多いのではないでしょうか？

株主総会で各役員の選任決議ができたら次に必要なのが登記申請です。

この登記申請、自分でやるにしても司法書士にお願いするにしても必要になる書類として「株主リスト」があります。

普段あまり目にすることはないこの株主リスト、どんな内容のものを用意するべきか解説します。

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そもそも株主リストとは？

株主リストとは。企業が保有する株式の所有者を一覧にしたもので、株主の名前や住所、保有株数などが記載されている書類のことを指します。

このリストは、株主の権利を明確にするために必要となります。
また法律上、上場企業は株主名簿を作成・維持する義務があり、株主が自らの権利を行使するために重要な資料となります。

役員変更の登記申請における株主リストと、添付が必要になった理由

以前は必要なかったのですが、平成28年の商業登記規則の改正により、役員変更の登記申請時に提出する株主総会議事録に、株主リストの添付が必要になりました。

これは、犯罪防止や消費者保護の観点が大きな理由です。

例えば、株主総会議事録を偽造して虚偽の役員変更などの登記申請をしたり、法人という仕組みの悪用を防ぐために株主リストを添付することで、株主総会が本当に開催され決議されたことの証明の一つとして扱うためとされています。（ただし、株主リスト内に株主総会への出欠や議決権行使の有無を記載する必要はありません。）

株主リストに必要な項目

株主リストは「株主名簿」とも似ていますが、会社法が規定する株主名簿とは若干、記載事項が異なり、以下が必要な項目になっています。

株主リストに必要な項目

• 株主の氏名または名称、および住所
• 保有株式数
• 議決権の数
• 議決権の割合

※株主数が多い会社もあるかと思います。全ての株主が記載されていなくても、上位10名または議決権の上位2/3のいずれか少ない人数がリストに記載されていれば問題ありません。
ただし、同順位の株主がいる場合は全ての記載が必要です。例えば全員が同じ株式数の場合は10名以上の記載が必要になる場合があります。

ちなみに株主名簿では、議決権の数・割合の代わりに取得日と株券番号が必要になります。

株主リストの例

法務省のホームページに株主リストの記載例が紹介されています。
記載例の入ったエクセル形式のテンプレートもダウンロードできますのでご参考ください。

出典：法務省,「株主リスト」が登記の添付書面となりました,

http://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00095.html（2020年8月13日最終アクセス）

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役員の就任・重任・退任・辞任が発生した場合は、役員変更登記の申請が必要です。決議後（辞任の場合は辞任の意思が会社に到達した時点から）2週間以内に申請をしなければなりませので、予め役員変更登記の申請方法を準備しておくと良いでしょう。

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※GVA 法人登記では役員退任のみの書類作成は行っていませんのでご了承ください。

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GVA 法人登記が対応している登記種類

・本店移転（管轄内移転・管轄外移転）
・役員変更（新任、辞任、重任、退任）
・役員の住所変更
・募集株式の発行
・商号変更
・目的変更
・株式分割
・剰余金等の資本組入れ
・ストックオプション

ステップに沿って入力するだけで必要書類の作成ができます

登記書類を作成する為には、現在の登記情報を確認し正確に入力する必要があります。

本来であれば、法務局にて有料で書類を取得し確認する必要がありますが、GVA 法人登記の、「登記情報自動反映サービス」をご利用いただきますと、システム内で現在の登記情報を無料で取得し、会社基本情報が書類作成画面に自動反映されます。登記知識のない方でもステップに沿って変更情報を入力するだけで簡単に登記書類の作成ができます。

GVA 法人登記で作成できる変更登記書類（役員就任の場合）

• 株主総会議事録
• 株主リスト
• 就任承諾書
• 取締役会議事録
• 取締役決定書
• 登記申請書
• 定款
• 印鑑届書

※役員就任・重任・退任・辞任で作成される処理が異なります。上記は役員就任の場合です。

さらにGVA 法人登記で登記書類を作成していただいた方全員に「登記申請手続きマニュアル」をお渡ししております。作成した登記書類の製版方法や、押印する場所についてすべてまとめておりますので、流れの通りに進めるだけで手続きを終えることができます。

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