役員変更の登記申請に必要な株主リストとは?

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役員変更の登記申請に必要な株主リストとは?

6月といえば、定時株主総会シーズン。定時株主総会といえば役員の退任、重任(再任)を予定されている方も多いのではないでしょうか?

株主総会で各役員の選任決議ができたら次に必要なのが登記申請です。

この登記申請、自分でやるにしても司法書士にお願いするにしても必要になる書類として「株主リスト」があります。

普段あまり目にすることはないこの株主リスト、どんな内容のものを用意するべきか解説します。

役員変更の登記申請における株主リストと、添付が必要になった理由

以前は必要なかったのですが、平成28年の商業登記規則の改正により、役員変更の登記申請時に提出する株主総会議事録に、株主リストの添付が必要になりました。

これは、犯罪防止や消費者保護の観点が大きな理由です。

例えば、株主総会議事録を偽造して虚偽の役員変更などの登記申請をしたり、法人という仕組みの悪用を防ぐために株主リストを添付することで、株主総会が本当に開催され決議されたことの証明の一つとして扱うためとされています。(ただし、株主リスト内に株主総会への出欠や議決権行使の有無を記載する必要はありません。)

株主リストに必要な項目

株主リストは「株主名簿」とも似ていますが、会社法が規定する株主名簿とは若干、記載事項が異なり、以下が必要な項目になっています。

株主リストに必要な項目

  • 株主の氏名または名称、および住所
  • 保有株式数
  • 議決権の数
  • 議決権の割合

※株主数が多い会社もあるかと思います。全ての株主が記載されていなくても、上位10名または議決権の上位2/3のいずれか少ない人数がリストに記載されていれば問題ありません。
ただし、同順位の株主がいる場合は全ての記載が必要です。例えば全員が同じ株式数の場合は10名以上の記載が必要になる場合があります。

ちなみに株主名簿では、議決権の数・割合の代わりに取得日と株券番号が必要になります。

株主リストの例

法務省のホームページに株主リストの記載例が紹介されています。
記載例の入ったエクセル形式のテンプレートもダウンロードできますのでご参考ください。

株主リストの例

出典:法務省,「株主リスト」が登記の添付書面となりました,

http://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00095.html(2020年8月13日最終アクセス)


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執筆者:AI-CON登記 編集部(GVA TECH株式会社)

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