役員(取締役・監査役)重任の登記申請における必要書類を解説します

役員変更
役員重任の登記申請における必要書類を解説します

株式会社の役員(取締役・会計参与・監査役など)には必ず任期が設定されています。

任期の最長は10年(非公開会社の場合)で、10年以内なら任意の期間が設定できますが、会社法上の原則では2年とされています。個人経営や家族経営の会社以外では、役員任期を長期にしすぎることで必要な時に体制変更ができなかったり、不正などの原因となる可能性があったりすることも考えられています。

任期を迎えた役員は「退任」することになりますが、任期満了後、次の任期も役員を務めることを「重任」と呼びます。似た意味では「再任」という言葉もあります。

重任は、株主総会での決議や役員変更の登記申請が必要な手続きです。
本記事では、役員(取締役・監査役)が任期満了後に重任する際の登記申請において添付が必要になる書類について解説します。

役員(取締役・監査役)の重任(再任)とは?

役員が任期満了後、次の任期も役員に就任することを重任(再任)と言いますが、厳密には
定時株主総会の終結によって退任する役員が、同じ定時株主総会により再び役員に選任されることをいいます。

重任と再任は同じ意味で使われることもありますが、「重任」は役員就任期間が連続している場合を指し、「再任」は就任期間が空いた場合も含んで使われることが多いです。法律上も「就任」「退任」「辞任」と区別され、登記申請においては「重任」と記載されます。

選任懈怠などで役員の空白期間ができてしまった場合も重任とはいいませんので、選任懈怠時の登記申請の際には注意が必要です。

役員(取締役・監査役)の重任は株主総会をもって決議されます

「役員の重任」は、役員の辞任や就任(新任)に比べると、手続きが必要だという認識が薄くなりがちです。

特に経営が順調な場合は任期満了後も同じ役員が就任することが多いため、手続きは不要と誤解されていたり、忘れられて何も手続きがされていないままになっている可能性が高い手続きです。選任や登記をせずに放置してしまうと登記懈怠で過料(反則金のようなもの)が科されてしまう場合もあります。

引き続き役員になってもらう場合は、任期満了と同時に、株主総会で再度役員として選任する手続きが必要です。これには大きく分けて以下の手続きが必要です。

  1. 取締役会の決議・取締役の決定(決算承認、株主総会の開催決定)
  2. 株主総会の招集通知の発送
  3. 定時株主総会の決議(事業報告、決算承認、役員選任)

※株主総会を実際に開催せず、書面決議とすることも可能です。

重任といえども、他の役員変更と同じように手続きが必要になるので注意しましょう。

役員(取締役・監査役)重任の登記申請に必要な書類

役員重任の登記申請では、登記申請書を含め以下の添付書類が必要です。
※なお、登記申請書様式(フォーマット)は法務局のWebサイトからダウンロードできます。

取締役会設置会社で役員全員が重任する場合

変更登記申請書:(登記の事由は取締役及び代表取締役の変更)
株主総会議事録:(任期満了により退任する旨、選任する旨を記載する)
株主リスト:(会社実印を押印)
取締役会議事録:(代表取締役を選定した旨を記載、代表取締役は会社実印・その他役員は認印を押印)
就任承諾書:(重任する役員の就任承諾書。認印を押印。なお、株主総会や取締役会に出席し、席上で就任承諾した旨を議事録に記載している場合は省略可)
委任状(代理人に依頼する場合のみ)

取締役会非設置会社で役員全員が重任する場合(一例:互選により代表取締役を選定する場合)

変更登記申請書:(会社実印を押印)
株主総会議事録:(任期満了により退任する旨、選任する旨を記載する。代表取締役は会社実印を押印)
株主リスト:(会社実印を押印)
互選書:(代表取締役は実印、取締役は認印)
就任承諾書:(重任する役員の就任承諾書。認印を押印。なお、株主総会に出席し、席上で就任承諾した旨を議事録に記載している場合は省略可)
委任状(代理人に依頼する場合のみ)

取締役会の設置状況や、重任する役員が全員なのか一部なのか、また定款の内容によって必要な書類が異なる場合があります。詳しくは以下の記事も参考にしてください。

関連記事:株式会社の役員重任ガイド~役員重任の基礎知識から役員重任登記までの必要手続きを徹底解説します

上記の各書類が準備できたら登録免許税納付のための収入印紙を貼付して書類の準備は完了です。

なお、役員変更の登録免許税については以下の記事もご参考ください。
関連記事:役員変更の登記申請にかかる登録免許税(収入印紙の金額)

AI-CON登記

役員(取締役・監査役)重任の登記申請の必要書類の記入例

必要な書類の種類はわかったけど、実際どんな内容の書類を用意すべきかイメージが湧かない、という方もいらっしゃると思います。作成する書類それぞれに記載例のあるフォーマットを紹介しますので、どんな書類が必要なのか、参考にしてください。

※なお、登記申請書の様式(フォーマット)は、役員変更の種類ごとに法務局のWebサイトからダウンロードできます。

役員変更の登記申請書(例)

今回行う役員重任の登記の申請書です。登記申請する内容と添付書類を記載します。

登記申請書内に記載する内容の詳細についてはこちらの記事もご参考ください
関連記事:役員登記時の登記申請書の登記すべき事項の書き方を徹底解説します

※以下は役員重任において「取締役会を設置していない会社において互選により代表取締役を選定する場合に,役員の全員が重任する」場合の申請書類サンプルになります。

株主総会議事録(一例から一部抜粋)

株主総会で役員の重任について決議されたことを示す議事録です。

株主リスト(例)

会社の株主の氏名、住所、議決権数を証明する株主リストです。

株主リストの詳しい解説はこちらの記事もご覧ください
関連記事:役員変更の登記申請に必要な株主リストとは?

AI-CON登記

就任承諾書(例)

重任する候補者が役員就任に同意したことを示す書類です。

AI-CON登記

互選書(例)

取締役の互選により代表取締役を決定したことを示す書類です。

AI-CON登記

AI-CON登記なら、取締役や監査役の変更登記に必要な書類を自動作成、郵送で申請できます

司法書士監修のAI-CON登記なら、変更したい役員の情報を入力するだけで、変更登記申請書類を最短7分で自動作成。印刷して押印や収入印紙を貼れば、法務局に行かずに郵送で申請できます。

役員変更の他に、商号変更、目的変更、本店移転など異なる種類の登記も同時に申請できます。

司法書士監修 AI-CON登記の特徴

  • 10種の申請に対応。複数種類の組み合わせも可能
  • 必要書類が最短7分で作成できる
  • 変更登記書類が※10,000円(税別)から作成できる
  • かんたんに郵送申請ができる「かんたん郵送パック」完備
  • 登記反映後の登記簿謄本や収入印紙など多彩なオプション

※代表取締役の住所変更は5,000円(税別)、ストックオプションは30,000円(税別)です。

AI-CON登記で、リーズナブルかつスピーディに登記申請しましょう。
AI-CON登記はこちら(登録無料)

執筆者:AI-CON登記 編集部(GVA TECH株式会社)

AI-CON登記のマーケティングやコンテンツ作成を担当しています。GVA TECH株式会社では、オンライン登記書類作成サービス「AI-CON登記」や契約書チェック支援支援「AI-CON」などのリーガルテックサービスを提供しています。

サービス詳細を見る