役員登記(取締役の就任登記・新任登記)の必要書類

役員変更
投稿日:2020.12.08
役員(取締役)就任・新任登記申請の必要書類

この記事をご覧になっている方の中には、これから役員(取締役)の就任登記・新任登記をしなければならない方がいることと思います。役員(取締役)変更登記は、商業登記の中でも必要書類の多い類型ですので、しっかりと事前確認をして臨む必要があります。そのような方向けに簡潔に分かりやすく紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

役員(取締役)の就任登記・新任登記いくつかある役員変更の手続きの中でももっとも基本的なものです。他に役員重任、役員退任、役員辞任などがあり、これらを総称して「役員変更」と呼び、登記に関しては「役員変更登記」「役員登記」などと呼ばれます。

会社の役員を変更するには、法律で定められた手続きが必要で、変更後は登記簿に反映するための登記申請が必要となります。
本記事では、役員(取締役)が新たに就任する際の登記申請で添付が必要になる書類について解説します。

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役員(取締役・監査役)の就任、役員の新任とは?

「役員就任」という名称から、取締役や執行役員まで、「役員」と名前につく全てが対象になると思われる方もいらっしゃるかもしれません。もちろん、どんな役員でも新しく就任すること自体はあり得ますが、就任にあたってその選任方法や登記申請が法律で定められているのは取締役のみです。(厳密には役員という場合、取締役以外に監査役や会計参与も含まれます)

なので、執行役員や、最近増えてきた「CxO」などに就任する場合は手続きは自由です。会社でそう決めれば就任できるのです。

社員などの立場からみれば取締役も執行役員もたいした違いはないように思えますが、法律上は「取締役」は株主から経営を委任され、株主に対して明確な責任と義務を負う立場なのです。

役員(取締役・監査役)の変更は、株主総会での決議を経て登記申請、登記簿に反映される

役員の選任では、事前に社内で役員体制の議論や昇格、人事評価といった論点も必要ですが、手続きとしては次のステップを経て行われます。

  1. 株主総会の開催、役員の選任決議
  2. 候補者の就任の承諾
  3. 株主総会議事録や就任承諾書、印鑑証明書などの準備
  4. 役員変更の登記申請、登記簿上での公示

※任期や員数の変更を伴う場合、合わせて定款の変更も必要です。

もちろん上記以外にも株主総会の招集などの所定の手続きも必要になります。

役員登記(取締役の就任・新任)の申請に必要な書類

株主総会で役員選任の決議をしたら、会社の登記簿に反映するための登記申請を行います。
新しく役員(取締役)が就任する登記申請では、変更登記申請書を含め以下の添付書類が必要になります。取締役会を設置している、していないで若干異なりますのでご注意ください。

役員(監査役)就任・新任登記の必要書類は別記事で紹介しています。

取締役会非設置会社の場合

役員変更の変更登記申請書
株主総会議事録
株主リスト
就任承諾書(新取締役の印鑑は個人の実印が必要)
印鑑証明書
委任状(代理人である司法書士が申請する場合)

取締役会設置会社の場合

役員変更の変更登記申請書
株主総会議事録
株主リスト
就任承諾書(新取締役の印鑑は認印でも可)
本人の確認ができる書類(住民票の写し、免許証やマイナンバーカードのコピー)※別途印鑑証明書の添付を求められている場合には不要
委任状(代理人である司法書士が申請する場合)

上記書類が準備できたら登録免許税納付のための収入印紙を貼付して書類の準備は完了です。

役員変更の登録免許税については以下の記事もご参考ください。
関連記事:役員変更の登記申請にかかる登録免許税(収入印紙の金額)

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役員登記(取締役の就任・新任)申請の必要書類の記入例

必要な書類の種類はわかったけど、実際どんな内容の書類を用意すべきかイメージが湧かない、という方もいらっしゃると思います。作成する書類それぞれに記載例のあるフォーマットを紹介しますので、どんな書類が必要なのか、参考にしてください。

※なお、変更登記申請書の様式(フォーマット)は、役員変更の種類ごとに法務局のWebサイトからダウンロードできます。

役員変更の変更登記申請書(例)

今回行う役員就任の登記の申請書です。登記申請する内容と添付書類を記載します。

変更登記申請書内に記載する内容の詳細についてはこちらの記事もご参考ください
関連記事:役員登記時の変更登記申請書の登記すべき事項の書き方を徹底解説します

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株主総会議事録(一例から一部抜粋)

株主総会で役員の就任について決議されたことを示す議事録です。

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株主リスト(例)

会社の株主の氏名、住所、議決権数を証明する株主リストです。

株主リストの詳しい解説はこちらの記事もご覧ください
関連記事:役員変更の登記申請に必要な株主リストとは?

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就任承諾書(例)

新しく役員に就任する候補者や就任に同意したことを示す書類です。また、就任する取締役の印鑑証明書の添付が必要になる場合があります。

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執筆者:GVA 法人登記 編集部(GVA TECH株式会社)/ 監修:GVA 法律事務所 コーポレートチーム

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