通常、役員（代表取締役や取締役、監査役）変更の登記は、あらかじめ定款内で定められたルールを前提に行われます。定款は会社の機関設計に当たるので、役員変更時に毎回定款を変更することはほぼありません。
しかし、役員変更する内容によっては定款変更が必要になるケースがあります。この場合は役員変更の手続きだけでは有効な変更ができないため定款の変更を同時に行う必要があります。
本記事では役員変更と定款変更が同時に必要になるケースについて解説します。
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役員変更に伴って発生する定款変更の代表的なものには、役員員数の変更や、取締役・監査役会の設置、委員会設置状況、また代表取締役の選任方法などがあります。これらの中には、決議だけすれば済むこともあれば、実際の役員変更が伴う場合など登記申請が必要になることもあります。変更状況によって必要な手続きが変わってくることに注意しましょう。
定款変更のうち、商号や目的変更などでは変更登記の申請も必要です。また、役員の定数を変更する場合は新たな役員就任・辞任が発生することもあります。GVA 法人登記ならこれらに必要な登記書類を最短7分で作成し、自分で申請できます。
事業規模の縮小などで取締役の員数（人数）を減らす場合があります。この場合、既存の取締役の退任もしくは辞任と登記申請だけでは済まない可能性がありますので定款の以下の記載を確認しましょう。
役員の員数内に収まるかはもちろん、取締役会設置会社では取締役が3名以上、また監査役の設置が原則として必要になります。監査等委員会設置会社では取締役が3名以上でその過半数は社外取締役である必要ががあります。
これらに該当する場合、株主総会で定款変更の決議と役員変更の決議を同時に行う必要があります。
もし取締役を1名にする場合は、以下のとおり定款の記載を変更した上で役員変更の手続きを行うことになります。
なお、役員の員数を増やす場合も、定款内で定められている取締役の人数を超える場合は定款の変更が必要になります。
この場合、可能であれば上限は決めずに「取締役の員数を１名以上とする」と記載することで柔軟な運用ができるようになります。もちろん、1名では少ない場合もあるので任意の人数で構いませんが、取締役の員数の上限や下限は厳密にしすぎると運用に支障をきたす場合がありますので、ある程度は柔軟に考えておくことも必要です。
法人の代表者を決定する方法には、取締役の互選や株式総会での決議、直接定款内に記載するなどいくつかの方法がありますが、代表者の選任方法を変更するには定款変更が必要になります。
法人の代表者の選任方法の一つとして定款内で直接代表取締役を定める方式があります。これは家族経営や一人社長（マイクロ法人）の会社などオーナーや株主が限定され、代表取締役の交代を想定していないような企業でよく見られる方法です。ただし、定款の変更が伴うためいざ変更するとなると手間がかかるというデメリットがあるので、将来に代表者変更の可能性があれば早めに定款変更しておきましょう。
通常、役員の任期は2年（監査役は4年）とされており、定款への記載により最長10年に伸長することができます。もちろん任期を短縮することも可能です。なお、有限会社の役員については任期はありません。
この役員任期も定款内に記載がありますので、定款変更の株主総会決議をした上で役員変更の手続きが必要です。役員の任期については以下の記事で詳しく解説していますのでご参考ください。
関連記事：役員の任期とは？基礎知識から管理方法、役員変更登記の申請方法までを解説します
役員の就任・重任・退任・辞任が発生した場合は、役員変更登記の申請が必要です。決議後（辞任の場合は辞任の意思が会社に到達した時点から）2週間以内に申請をしなければなりませので、予め役員変更登記の申請方法を準備しておくと良いでしょう。
役員変更登記は手続きに必要な書類が多く、準備しなければならない書類を確認するだけでも多くの時間が取られてしまいます。GVA 法人登記なら、変更情報を入力するだけで最短7分12,000円で手続きに必要な書類をそろえることができます。また、事前に株主リストを手元に準備しておくことで、スムーズに書類の作成ができます。
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※GVA 法人登記では役員退任のみの書類作成は行っていませんのでご了承ください。
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・本店移転（管轄内移転・管轄外移転）
・役員変更（新任、辞任、重任、退任）
・役員の住所変更
・募集株式の発行
・商号変更
・目的変更
・株式分割
・剰余金等の資本組入れ
・ストックオプション
登記書類を作成する為には、現在の登記情報を確認し正確に入力する必要があります。
本来であれば、法務局にて有料で書類を取得し確認する必要がありますが、GVA 法人登記の、「登記情報自動反映サービス」をご利用いただきますと、システム内で現在の登記情報を無料で取得し、会社基本情報が書類作成画面に自動反映されます。登記知識のない方でもステップに沿って変更情報を入力するだけで簡単に登記書類の作成ができます。
※役員就任・重任・退任・辞任で作成される処理が異なります。上記は役員就任の場合です。
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