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定款（ていかん）は、会社設立時に必ず作成されますが、一度作成をして終わりというものではありません。
会社が事業を続けていくと、本店住所の変更や商号変更による社名変更、事業拡大による目的の変更追加など定款の記載事項にさまざまな変更を行う必要が出てきます。
定款は、ただ記載内容を書き換えれば良いというわけではなく、変更するには一定の手続きが必要です。
当記事では、定款変更の手順や必要書類、費用などについて解説していますので、定款変更を自分で行おうと考えている方は、ぜひ参考にしてください。
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定款は、読み方を「ていかん」といい、会社に関する根本規則を定めた書類です。会社の憲法と呼ばれることもあります。
定款の記載事項には、次の3つがあります。
・絶対的記載事項
定款への記載が義務付けられている商号や本店所在地などの事項
・相対的記載事項
定款への記載は義務付けられていないが、記載しないと効力が生じない現物出資や財産引受などの事項
・任意的記載事項
絶対的記載事項や相対的記載事項以外で、定款へ記載することができる事項
絶対的記載事項は次の6つがあり、記載事項のうち1つでも欠いている定款は効力が認められません。
また、会社設立時に作成された定款は、原始定款と呼ばれ、会社設立後に変更された現行定款とは区別されます。
定款の変更が必要となった場合には、ただ変更部分を書き換えるのではなく、株主総会の特別決議など一定の手続きが必要となり、変更した内容によっては登記申請も必要になります。
また、定款変更する場合であっても、会社設立時に作成された原始定款を直接変更することはできず、変更した内容を反映した定款を追加で作成することになります。
株主総会の決議には、普通決議と特別決議、特殊決議の3種類があり、定款変更には原則、特別決議が必要です。
普通決議は、議決権の過半数を有する株主が出席し、出席した株主の議決権の過半数の賛成をもって決議を行いますが、定款は会社の根本規則であるため、変更にはより慎重を期す必要があります。
そのため、定款変更には議決権の過半数を有する株主が出席し、出席した株主の議決権の3分の2以上の賛成をもって決議を行う特別決議を必要としています。
また、株式会社が発行する株式の全部に譲渡制限を設ける旨の定款変更を行う場合などには、議決権を行使できる株主の半数以上であって、当該株主の議決権の3分の2以上の賛成をもって決議を行う特殊決議が必要となる場合もあります。
開催された株主総会は、議事録を作成する必要があり、次の事項を議事録に記載します。
法律上は株主総会議事録への押印義務はありませんが、多くの会社では議事録の真正担保のために、議長や出席取締役が記名押印を行っています。
また、株主総会議事録は、本店では10年間保存しなければならず、支店においては5年間保存する必要があります。
商号変更や目的変更など絶対的記載事項だけでなく、相対的記載事項や任意的記載事項であっても定款の変更内容によっては、登記申請が必要となる場合があります。
登記申請が必要となる定款変更の場合には、原則として株主総会の翌日から2週間以内に管轄法務局へ手続きを行う必要があります。
期限を過ぎても登記申請は受理されますが、登記義務を怠った登記懈怠として、過料の制裁を受ける可能性があるため、注意が必要です。
定款変更によって登記申請が必要となる代表例は、次の場合です。これらはどれも「定款変更」に該当しますが、以下のうち「目的変更」のことを定款変更と呼ぶこともあります。文脈によって何を指しているか注意しましょう。
代表例の他にも株券不発行や取締役会の設置などの変更を行う場合にも、登記申請が必要となるため、変更の際には登記申請が必要かどうか確認することが必要です。
登記申請が不要な定款記載事項には、決算月などがあり、決算月変更の場合は税務署へ異動届出書を提出します。
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登記申請が不要な場合は、株主総会で定款変更の決議を行い、議事録を作成して手続きは終了となり、変更前の原始定款と変更決議が行われた株主総会議事録を併せたものが変更後の定款である現行定款になります。
現行定款は、会社設立時の原始定款のような公証人による認証は不要であるため、会社は現行定款を保管すれば足ります。
ただし実際の運用を考慮すると、変更内容を反映した新たな定款を作成し、併せて保管しておくことが必要となるでしょう。
定款変更による登記が必要となる場合には、原則として次の書類等が必要となります。
また、自分で登記申請を行わないのであれば、司法書士への委任状も必要となります。
登記申請が不要な定款変更であれば、費用はかかりませんが、登記申請が必要となる場合には原則として登録免許税の3万円が定款変更の費用としてかかります。
複数の変更事項があっても、登記申請1件につき登録免許税は3万円の場合が多いです。しかし、本店移転と他の事項の変更登記を申請する場合などには、別途3万円の登録免許税が必要となるため、注意が必要です。
また管轄外への本店移転では、新所在地と旧所在地の双方で登記申請が必要なため、合計で6万円の登録免許税が必要となります。
他にも自分で登記申請しない場合には、司法書士への報酬が別途費用として必要です。
当記事では、定款の基本的な知識や定款変更に必要となる手続きや必要書類などを解説しました。
定款は、会社の根本規則を定めた重要な書類であり、変更には知識が必要となってきます。しかし知識を身に付ければ、司法書士などの専門家に頼ることなく、定款変更を行うことも可能です。
自分で定款変更を行おうと考えている方は、ぜひ当記事を参考に正しい知識を身に付けてください。
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※役員の氏名変更・代表取締役の住所変更は5,000円（税別）、ストックオプションは30,000円（税別）です。
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