商業登記(会社変更登記)申請時に提出する印鑑証明書の期限について

商業登記の基礎知識
投稿日:2024.02.27
商業登記の基礎知識

みなさん、商業登記(会社変更登記)申請時に提出する個人の印鑑証明書について期限があることはご存じですか?知らなかったという方もいらっしゃるかもしれません。

そこで、本記事では登記申請時に提出する個人の印鑑証明書の期限について説明します。
登記申請の内容によって印鑑証明書の提出が求められることがありますので、これから登記申請をする方は、本記事をご参考になさってください。

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印鑑証明書の提出が必要なケースとは?

商業登記において、株式会社の設立登記や役員就任の登記を申請する場合は発起人や役員の印鑑証明書の提出が必要です。また、会社設立時に定款の認証を受ける際に、公証人へ発起人全員の印鑑証明書を提出する必要があります。また、印鑑証明書には有効期限がある場合とない場合がありますので注意が必要です。

印鑑届書に添付する印鑑証明書には有効期限があります

会社設立時や商号変更登記を行った際の印鑑届書には、印鑑届出者の印鑑証明書の添付が必要です。また、この印鑑証明書には申請日から起算して3か月以内のものという期限が設けられていますのでご注意下さい。なお、管轄外本店移転時には新たに管轄する法務局へ印鑑届書の提出が必要ですが、その際には印鑑証明書の提出は不要です。

定款認証を受ける際に公証人に提出する印鑑証明書には有効期限があります

株式会社を設立するときに公証人へ提出する印鑑証明書には、提出する日から3か月以内に発行されたものという有効期限がありますのでご注意下さい。

役員就任登記時に提出する印鑑証明書には有効期限がありません

株式会社の取締役・代表取締役の変更登記には印鑑証明書の提出が必要な場合がありますが提出する印鑑証明書には有効期限がありませんので、住所等に変更が生じていなければ、例えば1年前に取得した印鑑証明書でも差し支えありませんが、念のために3か月以内の印鑑証明をを準備頂くことをお勧めします。
また、設立や役員就任時に提出する印鑑証明書は印鑑届書に添付する印鑑証明書を兼ねる場合もあり、このような場合には3か月以内のものが必要です。

<役員就任時に印鑑証明書が必要になるパターン>

  • 取締役会非設置会社において取締役が新たに就任するとき

  → 就任する取締役の印鑑証明書

  • 取締役会設置会社において代表取締役が新たに就任するとき

  → 就任する代表取締役の印鑑証明書

  • 代表取締役が就任するときは、代表取締役の選定方法によって、以下のいずれか印鑑証明書

  ※ただし、従前の代表取締役が会社実印を押印している場合は省略することが可
   ・株主総会の決議によって定めた場合
    → 議長および出席した取締役が株主総会議事録に押印した印鑑の印鑑証明書
   ・取締役の互選によって定めた場合
    → 取締役がその互選を証する書面に押印した印鑑の印鑑証明書
   ・取締役会の決議によって選定した場合
    → 出席した取締役及び監査役が取締役会議事録に押印した印鑑の印鑑証明書 

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まとめ

今回は商業登記(会社変更登記)申請時に印鑑証明書の提出が必要になるパターンと印鑑証明書の有効期限の有無について説明させて頂きました。場合により有効期限がある場合とない場合がありますのが、原則「3か月以内」と覚えておけば確実です。有効期限が切れることのないように注意しましょう。最後までお読み頂きありがとうございました。

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執筆者:GVA 法人登記 編集部(GVA TECH株式会社)/ 監修:GVA 法律事務所 コーポレートチーム

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