どんなときに会社(法人)登記が必要になる?目的や利用シーンを解説します

商業登記の基礎知識
どんなときに会社(法人)登記が必要になる?目的や利用シーンを解説します

会社(法人)登記や商業登記は商法や会社法、商業登記法などの法律で定められた、会社等において登記すべきと定められた事項(社名や役員情報、資本金、会社の目的など)を登記記録に記録することで一般に公示する制度です。

会社を設立する際には必ずこれら情報をそろえて設立の登記を行います。

では、会社(法人)において登記されている情報はどんな目的、どんなシーンで必要になるのでしょうか?本記事では、登記自体の目的から、登記内容が求められるシーンについて解説します。

会社(法人)登記の目的

会社など法人の存在は、設立登記を経てその会社の情報が登記(法務局の登記データベースに保存)されることで成立します。つまり、登記されていない会社は存在していないことになります。

となると「設立時の登記内容が問題ないかはどうチェックしているのか?」という疑問が浮かぶかもしれません。

これには設立登記時に作成する「定款」を公証役場で認証を受ける制度があります。定款は会社の基本的なルールを示したもので、商号(社名)や本店所在地、役員に関するルール、株式などについて記載されています。この定款に記載の過不足や法律違反がないかなどをチェックされ認証を受けることで設立登記ができるようになります。

ではどんなときにNGが出てしまうのでしょうか?

例えば、定款内の商号(社名)等の必要事項の記載がなければその旨が指摘されることになります。実際には商号を記載し忘れるということは考えにくいですが、それ以外にもたくさんの記載事項があるため抜け漏れが発生する可能性はあります。

無事に定款の認証を受けて「会社設立登記」を申請しますが、会社を設立することを慣習的に「会社を登記する」と呼ぶこともあります。

そして登記された内容は履歴事項全部証明書(登記簿謄本と呼ぶこともあります)などを請求することで誰でも閲覧でき、最新の会社の状況を確認することができるのです。

会社(法人)登記が求められるシーン

会社に関する手続きにおいて、登記事項が記載されている書類を求められることがあります。その一つが上述の履歴事項全部証明書です。つまり、会社の状況を確認する必要がある手続きにおいてこれら書類が必要になることがあります。

融資や増資などの資金調達時

融資や増資などの資金調達は通常、資金の使用目的を明らかにした上で実行されます。使用目的とされる事業を本当にやっているのか?手続きの過程で伝えられた会社の状況(資本金や株式数、役員体制など)は本当にそのとおりなのか?といったことを確認するために履歴事項全部証明書(登記簿謄本)の確認がされます。

大きな取引や新規取引開始時

金額の大きい取引や、新規に取引を開始する場合に相手方の与信チェックの一環として履歴事項全部証明書が求められることがあります。会社としての実在性の確認や会社規模の確認、問題のある役員はいないか?といったことが確認されます。

許認可や補助金の申請時

こちらは資金調達時に近いですが、許認可や補助金申請の対象となる事業を本当にやっているのか?申請の基準に合致しているか?などを確認します。たとえば補助金申請において、経営体力の少ない会社の支援を目的にしていれば、その会社の資本金額が基準以内に収まっているか、といった点がチェックされます。

法人間の契約以外でも、その会社に就職を検討している人が登記事項を閲覧したり、M&Aなどの検討の際に下調べとして履歴事項全部証明書を取得したり、ホームページなどではわからないような情報を第三者が取得するために用いられるケースもあります。

登記内容が正しくない、というのは言語道断ですが、それ以外でも会社の状況に変更が生じたら必ず変更登記申請を行い、登記内容を最新にしておくことは経営における重要な責任の一つなのです。

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執筆者:AI-CON登記 編集部(GVA TECH株式会社)

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