法人登記に必要な書類を徹底解説

法人登記は会社の設立から役員変更、本店移転などさまざまなタイミングで必要となる重要な手続きです。しかし「どんな書類が必要なの？」「履歴事項全部証明書って何？」と、戸惑う方も少なくありません。

この記事では法人登記に必要な書類の全体像から、手続きの種類ごとの必要書類をくわしく解説します。法人登記に重要な「履歴事項全部証明書」の役割と取得方法も紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

法人登記に必要な書類とは？まずは全体像を押さえよう

法人登記には「設立」「役員変更」「本店移転」など、会社の状況に応じてさまざまなケースがあります。まずは登記手続き内容を特定し、それに合わせて必要な書類を把握することが大切です。

法人の登記手続きには共通した必要書類のパターンがあり、主な必要書類は以下の通りです。

• 登記申請書

• 印鑑届書

• 添付書類（議事録、就任承諾書、印鑑証明書など）

• 登録免許税（収入印紙で納付）

上記の書類を漏れなく準備し正確に作成することが、スムーズな登記申請の第一歩です。

法人登記の種類別｜必要書類一覧

ここでは、主要な登記手続きの種類ごとに、必要となる主な書類の例をご紹介します。

上記はあくまで主な例です。会社の形態（株式会社、合同会社など）や具体的な変更内容によって、さらに細かな書類が必要となる場合があります。不安な場合は管轄の法務局や、専門家へ事前に確認することをおすすめします。

履歴事項全部証明書とは？登記簿謄本との違い

登記手続きを進める上で頻繁に耳にするのが「履歴事項全部証明書」です。履歴事項全部証明書は法人のこれまでの登記履歴がすべて記載された公的な証明書を指します。

かつては「登記簿謄本」という名称で呼ばれていましたが、登記情報が電子化された現在では「履歴事項全部証明書」が正式な名称です。

なお、履歴事項全部証明書とよく混同されるのが「現在事項証明書」です。履歴事項全部証明書と現在事項証明書の違いは「履歴の有無」にあります。

• 履歴事項全部証明書：過去の変更履歴も含め、現在効力のある事項と抹消された事項をすべて記載

• 現在事項証明書：現時点において効力のある事項のみ記載

登記手続きによっては履歴事項全部証明書を添付書類として提出したり、登記内容の確認用として提出を求められたりすることがあります。そのため、それぞれの証明書の違いを理解し、正しく使い分けることが重要です。

履歴事項全部証明書が必要となる主なシーン

履歴事項全部証明書は登記手続き以外にも、ビジネスのさまざまな場面でその提出を求められます。主なシーンは以下の通りです。

・銀行口座の開設
　法人口座を開設する際に、会社の存在や代表者などを証明するために提出を求められます。

・各種許認可の申請
　建設業許可や古物商許可など、事業を行う上で必要な許認可を申請する際に、提出が義務付けられ
　ている場合があります。

・商業登記（役員変更、本店移転など）の添付書類
　一部の登記手続きにおいては、添付書類として提出したり、現在の登記情報を確認するために利用
　したりします。

・契約や入札などでの提出を求められるケース
　取引先との重要な契約を締結する際や、公共事業などの入札に参加する際にも、会社の信用性を証
　明するために提出を求められることがあります。

履歴事項全部証明書は法人の公的な証明書として役割を果たすため、いつでも取得できる状態にしておくことが望ましいです。

履歴事項全部証明書の取得方法は3つ

履歴事項全部証明書は以下の3つの方法で取得できます。

1.法務局の窓口で取得する方法

法務局の窓口で履歴事項全部証明書を取得する方法が最も一般的な方法です。管轄の法務局へ直接出向き、窓口で請求書に会社名や本店所在地などを記入して提出します。その場で即日交付されるため、急ぎの場合に便利です。法務局の窓口で履歴事項全部証明書を取得する場合、印鑑カードは不要です。

2.郵送で申請する方法

郵送での申請は法務局に行く時間がない場合に便利な方法です。法務局のウェブサイトから申請書をダウンロード・記入し、必要書類（返信用封筒など）と収入印紙を同封して郵送します。手元に履歴事項全部証明書が届くまで数日かかりますが、自宅やオフィスから申請できる点がメリットです。

3.オンライン（登記・供託オンライン申請システム）で申請する方法

インターネットを通じて履歴事項全部証明書の取得を申請する方法もあります。電子証明書やICカードリーダーの準備が必要となりますが、自宅や事務所から申請し、郵送で履歴事項全部証明書の受け取りが可能です。窓口や郵送申請よりも手数料が安い（1通410円）メリットもあります。

法人登記の手続きでよくある書類ミスと注意点

自分で登記書類を作成する際に、特に注意したいのが書類ミスです。些細なミスでも法務局での再提出や、登記手続きの遅延につながる可能性があります。ここでは法人登記の手続きでよくある書類ミスと注意点を紹介します。

実印・認印の取り違えや押し忘れ

法人登記の申請書類では実印の押印が求められるケースが多く、うっかり認印を使ってしまうと書類が無効になり、再提出を求められる可能性があります。押印自体を忘れる、印影がかすれて不鮮明といったミスもよく見られます。

特に複数ページにまたがる登記書類や、署名欄が複数ある場合は注意が必要です。押印後は印影が鮮明かどうか、実印を使ったかを必ず確認しましょう。

添付書類の不備

登記申請では申請書本体だけでなく、定款・議事録・印鑑証明書などの添付書類が必要です。ありがちなミスは必要な書類の添付漏れや、印鑑証明書の有効期限切れ（※発行から3ヶ月以内が一般的）です。

法務局によっても若干の運用の違いがあるため、必ず提出前に最新の提出要件を確認するようにしましょう。特に法人設立や役員変更の際は、複数の添付書類が必要になるため、チェックリストを使った事前確認が有効です。

書式の間違いや未記入項目の放置

登記申請書類は法務局が指定する様式に従って作成する必要があります。Wordなどで自作したフォーマットや古い書式を使うと、受理されないことがあります。署名欄や日付欄、法人番号、住所などの記入漏れも要注意です。

登記申請書類に空欄があると、記入漏れと判断され、書類が返戻（却下）される場合もあります。登記申請前には提出書類の様式・記入漏れ・誤字脱字をダブルチェックし、できれば複数人で確認するのが安全です。

法人名・住所の記載ミス

登記書類では、法人名・本店所在地などの記載内容が、登記簿上の情報と一字一句一致していることが求められます。例えば「株式会社エフアール」と「株式会社F・R」ではまったくの別物と扱われ、再提出の対象になります。

特に注意が必要なのは、旧字体・スペース・記号・番地表記などの微妙な違いです。登記情報提供サービスや履歴事項全部証明書を確認しながら、正式な登記情報を転記・入力しましょう。

法人登記の書類作成ならGVA 法人登記がおすすめ

「自分で登記書類を作成するのは大変そう…」「ミスなく手続きを進めたい」と感じる方もいるでしょう。そんな方にはオンラインで登記書類作成をサポートする「GVA 法人登記」の活用がおすすめです。

GVA 法人登記を使えば、登記の目的に合わせて必要な書類を簡単に作成できます。画面の指示に沿って必要事項を入力するだけで必要な申請書類が揃えられる、専門知識がなくても安心して手続きを進められます。

忙しい事務担当者や経営者にとってGVA 法人登記は心強いパートナーになるので、ぜひ利用してください。

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法人登記に必要な書類を事前に把握することが重要

法人登記に必要な書類は手続きごとに異なりますが、共通する項目も多くあります。特に、履歴事項全部証明書は登記手続きのみならず、銀行口座の開設や許認可申請など、重要な場面で頻繁に提出を求められます。履歴事項全部証明書の役割と取得方法を知っておくことは非常に大切です。

自分で法人登記の書類作成を行う場合は、押印ミスや記載漏れ、添付書類の不足など、よくあるミスに注意し正確に準備を進めましょう。登記書類の作成に不安がある場合は法人登記クラウドサービス「GVA 法人登記」を活用してみてください。

正確な書類準備でスムーズな法人登記を実現しましょう。

GVA 法人登記なら、役員変更登記に必要な書類を12,000円で作成、法務局に行かずに申請できます

役員の就任・重任・退任・辞任が発生した場合は、役員変更登記の申請が必要です。決議後（辞任の場合は辞任の意思が会社に到達した時点から）2週間以内に申請をしなければなりませので、予め役員変更登記の申請方法を準備しておくと良いでしょう。

役員変更登記は手続きに必要な書類が多く、準備しなければならない書類を確認するだけでも多くの時間が取られてしまいます。GVA 法人登記なら、変更情報を入力するだけで最短7分12,000円で手続きに必要な書類をそろえることができます。また、事前に株主リストを手元に準備しておくことで、スムーズに書類の作成ができます。

GVA 法人登記は、株式、合同、有限会社の役員変更や本店移転登記など、10種類以上の変更登記に対応しており、複数の書類作成も可能です。
※GVA 法人登記では役員退任のみの書類作成は行っていませんのでご了承ください。

役員変更登記についての詳細はこちら

GVA 法人登記が対応している登記種類

・本店移転（管轄内移転・管轄外移転）
・役員変更（新任、辞任、重任、退任）
・役員の住所変更
・募集株式の発行
・商号変更
・目的変更
・株式分割
・剰余金等の資本組入れ
・ストックオプション

ステップに沿って入力するだけで必要書類の作成ができます

登記書類を作成する為には、現在の登記情報を確認し正確に入力する必要があります。

本来であれば、法務局にて有料で書類を取得し確認する必要がありますが、GVA 法人登記の、「登記情報自動反映サービス」をご利用いただきますと、システム内で現在の登記情報を無料で取得し、会社基本情報が書類作成画面に自動反映されます。登記知識のない方でもステップに沿って変更情報を入力するだけで簡単に登記書類の作成ができます。

GVA 法人登記で作成できる変更登記書類（役員就任の場合）

• 株主総会議事録
• 株主リスト
• 就任承諾書
• 取締役会議事録
• 取締役決定書
• 登記申請書
• 定款
• 印鑑届書

※役員就任・重任・退任・辞任で作成される処理が異なります。上記は役員就任の場合です。

さらにGVA 法人登記で登記書類を作成していただいた方全員に「登記申請手続きマニュアル」をお渡ししております。作成した登記書類の製版方法や、押印する場所についてすべてまとめておりますので、流れの通りに進めるだけで手続きを終えることができます。

GVA 法人登記なら書類を郵送するだけで法務局に行かずに登記申請できます

オプションのかんたん郵送パックを利用すれば、書類作成後、押印し郵送するだけで登記申請ができるため、法務局に行かずに登記申請が可能です。仕事が忙しく法務局に行く時間がない方や、効率的に手続きを進めたい方におすすめです。

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①GVA 法人登記サービスの会員登録（無料）
②会員登録後、書類購入時に【 Ug3JNAS7sB 】を入力ください。

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