商業登記(会社変更登記)をオンライン申請する方法。事前準備や必要な電子証明書、電子署名を紹介

商業登記の基礎知識
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新型コロナウイルス感染拡大に伴い、社会においてクローズアップされたことの一つが「押印(ハンコ)のための出社問題」です。

これを機に押印業務の省力化や電子契約サービスの導入が進んでいます。最初は企業内の承認業務が対象でしたが、企業間の契約業務、行政の申請における申請でも押印を省力化する流れができています。

この流れは商業登記(会社変更登記)の登記申請にも影響するでしょう。そして、すでに会社に発生する本店移転や役員変更といった変更登記ではオンライン申請が用意されていることをご存知でしょうか?

本記事では商業登記(会社変更登記)をオンラインで申請する方法、準備すべきことについて紹介します。

会社変更登記の申請方法は2種類あります

現在のところ、会社変更登記の申請には大きく分けて2つの方法があります。

①登記申請書類を作成し、添付書類を添えて法務局に持参もしくは郵送で申請

従来からある方法です。PCで作成した書類を印刷、押印、収入印紙を貼るなどのアナログ的な作業は必要ですが、申請頻度の高くない会社なら1回の申請にかかる手間は少なく済みます。

②法務省のオンラインサービスを使って申請書類データを送信して申請

法務省の配布している無料の申請用総合ソフトをインストールして登記申請内容をオンラインで送信する方法です。紙を印刷する作業は不要ですが、事前に電子証明書を用意したり、一部書類は郵送が必要、ソフトもWindowsのみに対応、と、使う人の環境や状況に応じては手間がかかる可能性がある方法です。

紙での手続きが不要なことと、登記申請の頻度が多い会社なら最初の準備に手間がかかりますが、2回目以降は効率的に申請できるのがメリットです。

次章では②のオンライン申請の手順について詳しく紹介していきます。


AI-CON登記


会社変更登記をオンライン申請する手順

会社変更登記のオンライン申請のは以下の流れで申請します。

①オンライン申請の事前準備

登記申請の前に、いくつか事前準備が必要です。一度準備しておけば繰り返し使えます。

・申請用総合ソフト(無料)のインストール
ダウンロードしてPCにインストールします。Windowsのみに対応していますので注意してください。ブラウザから操作イメージを体験できる体験コーナーも用意されています。

・登録免許税の納付を電子納付で行うためのインターネットバンキングの口座
収入印紙や現金での納付も可能ですが、オンライン申請のメリットを考えると電子納付がおすすめです。お持ちでない場合は口座開設しておきましょう。

・商業登記電子証明書
法人の証明をするために必要な電子証明書を管轄法務局が発行します。他に何らかの電子証明書を取得している場合でも、オンラインで登記申請をするために商業登記電子証明書の取得が必要になります。

・代表者以外の人が作成者となる書類に電子署名するための証明書の取得
マイナンバーカードや指定された企業が提供する電子証明書が必要になります。
利用できる電子証明書・電子署名については法務省Webサイトに記載があります。

YouTubeにて法務省が提供する、動画での解説もアップされていますので参考にしてください。

②登記申請情報の作成

申請用総合ソフトに用意されている登記申請書様式から,申請しようとする登記の目的などを確認し,適切な申請様式を選択します。
作成した申請書情報には,申請人又はその代理人の電子署名を付与する必要があります。電子署名の付与は申請用総合ソフトから行えます。


申請ソフト


③添付情報の添付

登記申請に必要な添付書面情報(PDFなどのファイル形式)を申請書情報に添付します。必要な添付書面情報は申請登記の種類によって異なります。

④電子署名の付与

添付書面情報には、作成者の電子署名を付与する必要があります。使用できる電子証明書を取得し、申請用総合ソフトから添付書面情報(PDFファイル)に電子署名を付与します。
利用できる電子証明書・電子署名については法務省Webサイトに記載があります。

⑤登記申請の送信

ここまでの準備ができたら申請用総合ソフトから登記申請情報を送信します。
なお、申請ができる時間は、月曜日から金曜日まで(国民の祝日・休日,年末年始(12月29日~1月3日)を除く。)の8時30分から21時までとなっていますので注意ください。

⑥登録免許税の納付

インターネットバンキング、モバイルバンキング又は電子納付対応のATMを利用して登録免許税を納付できます。インターネットバンキングの口座をお持ちでない場合は、申請用総合ソフトから納付用紙を印刷しての現金納付や、登録免許税分の収入印紙による納付も可能です。

⑦書面による添付情報の郵送

書面でしか用意できない添付書類をについては法務局に郵送します。

⑧登記申請完了

以上で登記申請が完了です。登記申請の反映状況については申請用総合ソフトからも確認することができます。

オンライン申請の手順について、詳しくは法務省Webサイトも参考ください。


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AI-CON登記なら、できるだけ準備の手間をかけずに登記申請できます

商業登記(会社変更登記)のオンライン申請の手順を紹介しました。

手順を見るとわかるとおり、オンライン申請といえども、準備や申請作業にはまだまだそれなりの時間がかかるのが実情です。

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執筆者:AI-CON登記 編集部(GVA TECH株式会社)

AI-CON登記のマーケティングやコンテンツ作成を担当しています。GVA TECH株式会社では、オンライン登記書類作成サービス「AI-CON登記」や契約書チェック支援支援「AI-CON」などのリーガルテックサービスを提供しています。