従来、会社・法人を設立したり、代表者を変更したりする際には、印鑑（いわゆる会社印／会社実印／届出印）の提出が必要で、それは書面により行う必要がありました。
しかし、令和3年2月15日商業登記規則等の一部を改正する省令の施行により、印鑑の提出義務が削除され、印鑑提出が任意になりました。
また、印鑑を提出するときも、オンラインによる登記申請と同時に提出する場合に限り、オンラインで提出できるようになります。
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旧商業登記法第20条においては「 登記の申請書に押印すべき者は、あらかじめ、その印鑑を登記所に提出しなければならない」と規定されていました。この法令を根拠として、設立登記や代表者変更登記などを申請する際には印鑑を印鑑届書に押印の上、登記所に提出する必要がありました。
これまで書面での提出が義務付けられていた背景にはオンライン化によって問題が発生すると考えられていたからです。法務省民事局の「「法人設立における印鑑届出の義務の廃止」 の実現に向けて」によれば、具体的に以下の問題が挙げられています。
したがって、完全なオンライン化実現のためには印鑑届出の在り方を見直す必要があると指摘されていました。
また、実際のところ役所固有の書面主義や対面主義もオンライン化を妨げていた要因と言われています。
従来は印鑑届書に商号や本店の住所、届出人の氏名・住所等を記入して、登記所に持参又は郵送で提出する必要がありました。
しかし、オンライン化によって印鑑届書等のデータを登記所に送信できるようになりました。具体的な提出方法について解説します。
なお、オンラインで印鑑届出をするためにはオンラインによる登記申請と同時に行う必要がありますのでご注意ください。
法務省の「オンラインによる印鑑の提出又は廃止の届出について（商業・法人登記）」にアクセスし、印鑑届書の様式をAdobe Acrobat Readerで開きます。Adobe Acrobat Readerでないと正しく印刷できない可能性があるので、事前にダウンロードしておきましょう。
「印鑑届書等の様式の印刷方法について」を読んだ上で「印鑑（改印）届書の様式」を印刷し、記入します。記入事項は書面で印鑑届書を提出する場合と変わりません。
また、印刷した印鑑届書に実物の印鑑を押印する必要がある点も従来と変わりません。オンラインで提出する場合は「電子印鑑」や「電子ハンコ」が認められるわけではないことに注意が必要です。
印鑑の大きさを正確に測るため、印刷やスキャンの際の様式の拡大・縮小をしてはいけません。
作成・押印した印鑑届書は、スキャナーなどでPDF化します。スキャンの際には、印影が照合に適する解像度600dpiを目安に行います。解像度が低く、不鮮明な印影などであると登記官が判断した場合には、原本の提出が求められる場合もあります。
印鑑届書をPDF化した後、オンラインでデータ送信する場合は電子署名を付与した上で、電子証明書を取得して、送信する必要があります。
電子証明書として使用できるのは以下の書類です。
PDFファイルにより作成した印鑑届書は、オンラインによる登記申請書に添付します。ファイルの添付には登記・供託オンライン申請システムを使用します。
登記・供託オンライン申請システムを使って、登記申請書と添付書類、印鑑届書を送信します。
従来のように印鑑届書を登記所に書面で提出する必要がなくなったことで申請人にとってどのようなメリットが期待されているのでしょうか？また、オンライン化によるデメリットはあるのでしょうか？
オンライン化による最大のメリットは従来のように申請人が登記所に赴く必要がなくなったことです。
登記所は基本的に平日の午前8時30分～午後5時15分しか開いていません。登記所が開いている限られた時間に印鑑届書を提出しなければならないのは不便でした。
郵送で提出すれば直接行く必要はありませんが、郵送には時間がかかりました。また、書類には不備や記入漏れがある場合には訂正のために直接登記所に行くか、再度郵送でのやり取りが必要でした。
また、近年の新型コロナウイルス感染症の影響で対面接触を回避する動きが強まる中で非対面で行政手続きを完結させることのニーズは高まっているといえるでしょう。
印鑑届書をオンラインで提出する場合は、その前提としてオンラインによる登記申請が必要となります。
オンライン申請には、電子証明書の取得や申請システムの設定が必要で、こういった作業が不慣れな場合では、従来よりも時間がかかってしまう可能性があります。
商業登記規則等の一部改正によって、印鑑の提出任意・印鑑届書のオンライン送信が可能となり、設立登記の完全オンラインが可能となりました。申請人が登記所に赴くことなく、迅速な手続きをすることができ、申請者の利便性が向上したといえるでしょう。
ただし、オンライン化には、事前の準備やシステムの設定も必要となります。
今回の改正によって印鑑の提出届出・オンライン送信と選択肢が増えましたので、ご自身にあった方法で、迅速かつ効率的に登記手続きを行っていきましょう。
※GVA 法人登記では、登記のオンライン申請・印鑑届書のオンライン送信には対応しておりませんのでご注意ください。
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