本店移転手続きを代行してもらう方法や手続きについて解説

本店移転
投稿日:2024.02.01
本店移転手続きを代行してもらう方法や手続きについて解説

新型コロナや働き方改革に伴うリモートワークの普及に伴い、これまで都心部にあったオフィスを郊外や賃料の安い土地へ移転するケースが増えています。こうした、登記上の会社の本社所在地を変更する際には登記の変更手続きなどが必要となります。


登記手続きは自身で行うことも可能ですが、司法書士や弁護士へ手続きを代行してもらうことも可能です。しかし、自身で行う場合と代行してもらう場合のメリット・デメリットについてよく分からない方もいらっしゃるのではないでしょうか。


そこで、今回は本店移転手続きを代行してもらう方法やメリットについて解説します。


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本店移転の登記手続きとは

代行を依頼するメリットやデメリットについて解説する前に、本店移転やそれにともなう手続きについてまずは解説していきます。


1.1会社の登記事項と本店所在地

会社の登記事項については会社法(以下「法」)に定められており、主に以下の事項が登記事項となっています(法第911条第3項各号抜粋)。


  1. 目的
  2. 商号
  3. 本店及び支店の所在場所
  4. 資本金の額
  5. 発行可能株式総数
  6. 取締役の氏名
  7. 代表取締役の氏名及び住所


この他にも様々な事項が登記事項となっていますが、主な登記事項については以上のものがあります。


1.2本店移転の手続きが必要な場合

前述の登記事項について変更を生じた場合には2週間以内に変更登記を行う必要があります(法第915条第1項)。


③で挙げたように、本店の所在場所については登記事項となっていることから、本店を移転した場合には変更登記が必要となります。


なお、登記の手続きが必要なのはあくまでも登記上の本店(支店)の所在場所を変更した場合です。本社として利用していたが、特に登記はしていなかったケースではこうした手続きは必要ありません。


ですので、本社を移転させる場合には、まず登記上、その場所がどのような扱いになっているのかを確認しましょう。


本店移転の登記手続きと注意点について

2.1登記手続きを行うべき場所

会社の登記は本店所在地を管轄する法務局で行う必要があります。その際に注意が必要なのは移転先の本店所在地によって手続きを行うべき場所が異なる可能性があるという点です。


移転前の法務局の管轄内で本店所在地を移転させるケースでは、移転前と同じ法務局で手続きを行うことで足ります。


これに対して、本店所在地が移転前の法務局の管轄外へ移転するケースでは、移転前の本店所在地を管轄する法務局と、移転後の本店所在地を管轄する法務局の2つへ申請を行う必要があります。


申請自体は移転前の管轄法務局にまとめて行いますが、移転後の管轄法務局宛の書類も必要になりますので注意が必要です。


2.2定款変更の要否

実務上、時より見られるケースとして会社の本店所在地を番地まで定款で定めている場合があります。こうした場合や最小行政区画を超えて移転する場合には、定款を変更する必要があります。定款変更については株主総会の特別決議(法第466条、第309条第2項第11号)が必要となります。


そのため、招集手続きや定足数の充足について、通常の決議事項よりも注意して行う必要があります。


また、株主総会は終了後に株主総会議事録を作成する必要がありますが、こうした議事録においても特別決議の定足数や決議要件を満たしていることを記載する必要があります。


定款変更が必要な場合には登記の前にこれらの手続きを行う必要があるため、非常にタイトなスケジュールの中で進める必要がある点には注意が必要です。


2.3登記の期限

登記は、変更を生じた日から2週間以内に行う必要があります(法第915条第1項)。そのため、本店の所在地について取締役会や株主総会等で決定してから2週間以内に登記手続きを行う必要があります。


定款変更を行った場合には登記の添付書類として株主総会議事録も必要となるため、株主総会後ただちに議事録を作成し、登記手続きを進める必要があります。


本店移転の登記手続きの代行を委任するメリットとデメリット

ここまで、登記手続きについて解説してきましたが、冒頭で少しご説明したとおり、登記手続きは司法書士や弁護士へ代行を委任することが可能です。


そこで、これらの手続きを司法書士等へ代行を委任するメリットとデメリットについて解説します。


3.1メリット

登記手続きについて司法書士等へ委任することについては以下のようなメリットがあります。


・添付書類や申請書などの作成を完全に任せることができる

登記申請には必要な添付書類の作成や収集など様々な事務手続きが必要となります。また、必要な手続きが変わった場合には、添付書類や申請書の記載内容なども変わります。


そのため、自分でこうした書類作成などを行おうとするとかなりの手間や時間がかかってしまい、本来の業務に支障をきたす恐れもあります。


司法書士等に手続きを委任すればこうした手間や事務手続きの負担から解放されることができる点は大きなメリットといえるでしょう。


・法務局へ自分で申請に行く必要がなくなる

先程のメリットと重複しますが、これも大きなメリットです。特に県外などの離れた地域に本店を移転させる場合には、移転先から遠い移転元の法務局へ申請を行う必要があります。


本店所在地の移転には引っ越し作業など、他にも様々なことをやる必要がある中で、移転先から遠い移転元の法務局へ何度も足を運ぶというのはあまり現実的ではありません。


こうした負担から解放され、引っ越し作業や本店移転に必要な作業に集中できるのは実務的には大きなメリットです。


3.2デメリット

司法書士等に委任するデメリットは費用がかかることです。司法書士への報酬や手続きに必要な費用などが発生するため、これらを合計した金額を司法書士に支払う必要があります。


具体的な費用については、依頼先によって異なりますが関東地方の司法書士であれば約5万円弱程度の報酬が必要となる場合もあります。


また、報酬以外にも登録免許税も必要となります。なお、司法書士への報酬についてはこちらの記事もご参考ください。


3.3司法書士へ委任する方法

司法書士へ登記手続きを委任する際は、概ね以下のような流れで進めます。


  1. 司法書士への連絡・見積もり
  2. 委任契約の成立
  3. 必要書類などの送付
  4. 法務局での登記申請
  5. 完了報告


見積もりや依頼前には、司法書士がどこまで対応してくれるか、自分で行う必要がある作業がないかを確認をとるようにしておきましょう。


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オフィス移転で必要になる登記変更は、自分でやるにしても書類作成方法など調べる対象が多岐にわたります。

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・剰余金等の資本組入れ
・ストックオプション

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  • 株主総会議事録
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執筆者

執筆者:GVA 法人登記 編集部(GVA TECH株式会社)/ 監修:GVA 法律事務所 コーポレートチーム

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