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働き方改革に伴うリモートワークの普及に伴い、これまで都心部にあったオフィスを郊外や賃料の安い土地へ移転するケースが増えています。こうした、登記上の会社の本社所在地を変更する際には登記の変更手続きなどが必要となります。
登記手続きは自身で行うことも可能ですが、司法書士や弁護士へ手続きを代行してもらうことも可能です。しかし、自身で行う場合と代行してもらう場合のメリット・デメリットについてよく分からない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで、今回は本店移転手続きを代行してもらう方法やメリットについて解説します。
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会社の本店移転の手続きは、株主総会などの機関決定に関するものと、変更後の登記申請の2つに分かれます。株主総会の招集や開催、議事録作成、登記申請書の作成や法務局への提出といった手続きが必要になりますが、司法書士などの専門家に代行を依頼する他に、自分で手続きすることも可能です。
登記申請書や株主総会議事録などの申請書様式（テンプレート）を法務局ホームページからダウンロードして書類を作成したり、法務省のオンライン申請システムを利用して自分で申請することができます。また、それよりも手軽にできる方法として、GVA 法人登記などのサービスを利用してネット上で登記書類を作成し、法務局に郵送する方法もあります。
次章から、本店移転手続きを代行してもらう方法やメリットについて解説します。
代行を依頼するメリットやデメリットについて解説する前に、本店移転やそれにともなう手続きについてまずは解説していきます。
会社の登記事項については会社法（以下「法」）に定められており、主に以下の事項が登記事項となっています（法第911条第３項各号抜粋）。
この他にも様々な事項が登記事項となっていますが、主な登記事項については以上のものがあります。
前述の登記事項について変更を生じた場合には２週間以内に変更登記を行う必要があります（法第915条第1項）。
③で挙げたように、本店の所在場所については登記事項となっていることから、本店を移転した場合には変更登記が必要となります。
なお、登記の手続きが必要なのはあくまでも登記上の本店（支店）の所在場所を変更した場合です。本社として利用していたが、特に登記はしていなかったケースではこうした手続きは必要ありません。
ですので、本社を移転させる場合には、まず登記上、その場所がどのような扱いになっているのかを確認しましょう。
会社の登記は本店所在地を管轄する法務局で行う必要があります。その際に注意が必要なのは移転先の本店所在地によって手続きを行うべき場所が異なる可能性があるという点です。
移転前の法務局の管轄内で本店所在地を移転させるケースでは、移転前と同じ法務局で手続きを行うことで足ります。
これに対して、本店所在地が移転前の法務局の管轄外へ移転するケースでは、移転前の本店所在地を管轄する法務局と、移転後の本店所在地を管轄する法務局の２つへ申請を行う必要があります。
申請自体は移転前の管轄法務局にまとめて行いますが、移転後の管轄法務局宛の書類も必要になりますので注意が必要です。
実務上、時より見られるケースとして会社の本店所在地を番地まで定款で定めている場合があります。こうした場合や最小行政区画を超えて移転する場合には、定款を変更する必要があります。定款変更については株主総会の特別決議（法第466条、第309条第2項第11号）が必要となります。
そのため、招集手続きや定足数の充足について、通常の決議事項よりも注意して行う必要があります。
また、株主総会は終了後に株主総会議事録を作成する必要がありますが、こうした議事録においても特別決議の定足数や決議要件を満たしていることを記載する必要があります。
定款変更が必要な場合には登記の前にこれらの手続きを行う必要があるため、非常にタイトなスケジュールの中で進める必要がある点には注意が必要です。
登記は、変更を生じた日から２週間以内に行う必要があります（法第915条第1項）。そのため、本店の所在地について取締役会や株主総会等で決定してから２週間以内に登記手続きを行う必要があります。
定款変更を行った場合には登記の添付書類として株主総会議事録も必要となるため、株主総会後ただちに議事録を作成し、登記手続きを進める必要があります。
本店移転登記を含めた法人の登記申請の代行を依頼できる専門家は、「司法書士」と「弁護士」です。「行政書士」や「税理士」は登記申請代理業務の資格がないため、登記変更の書類作成や申請代行を依頼することはできませんので注意しましょう。
会社移転登記を専門家に依頼する方法はこちらの記事でも解説しています
関連記事：行政書士は変更登記できない？行政書士・司法書士・弁護士への依頼方法
ここまで、登記手続きについて解説してきましたが、前述のとおり、登記手続きは司法書士や弁護士へ代行を委任することが可能です。
そこで、これらの手続きを司法書士等へ代行を委任するメリットとデメリットについて解説します。
登記手続きについて司法書士等へ委任することについては以下のようなメリットがあります。
・添付書類や申請書などの作成を完全に任せることができる
登記申請には必要な添付書類の作成や収集など様々な事務手続きが必要となります。また、必要な手続きが変わった場合には、添付書類や申請書の記載内容なども変わります。
そのため、自分でこうした書類作成などを行おうとするとかなりの手間や時間がかかってしまい、本来の業務に支障をきたす恐れもあります。
司法書士等に手続きを委任すればこうした手間や事務手続きの負担から解放されることができる点は大きなメリットといえるでしょう。
・法務局へ自分で申請に行く必要がなくなる
先程のメリットと重複しますが、これも大きなメリットです。特に県外などの離れた地域に本店を移転させる場合には、移転先から遠い移転元の法務局へ申請を行う必要があります。
本店所在地の移転には引っ越し作業など、他にも様々なことをやる必要がある中で、移転先から遠い移転元の法務局へ何度も足を運ぶというのはあまり現実的ではありません。
こうした負担から解放され、引っ越し作業や本店移転に必要な作業に集中できるのは実務的には大きなメリットです。
司法書士等に委任するデメリットは費用がかかることです。司法書士への報酬や手続きに必要な費用などが発生するため、これらを合計した金額を司法書士に支払う必要があります。
具体的な費用については、依頼先によって異なりますが関東地方の司法書士であれば約5万円弱程度の報酬が必要となる場合もあります。
また、報酬以外にも登録免許税も必要となります。なお、司法書士への報酬についてはこちらの記事もご参考ください。
司法書士へ登記手続きを委任する際は、概ね以下のような流れで進めます。
見積もりや依頼前には、司法書士がどこまで対応してくれるか、自分で行う必要がある作業がないかを確認をとるようにしておきましょう。
オフィス移転で必要になる登記変更は、自分でやるにしても書類作成方法など調べる対象が多岐にわたります。
とはいえ士業など専門家にお願いするとしても、依頼する司法書士事務所の選定やりとりには意外に手間がかかるもの・・・でも社内では自分（=代表者や役員）が対応するしかない、という方も多いのではないでしょうか？
GVA 法人登記なら、申請する登記に合わせた変更情報を入力すれば手続きに必要な書類を最短7分、10,000円（税抜）で自動作成。登記費用を抑え申請書の作成不要で法務局に行かずに申請できます。本店移転と同時に代表者の住所変更が生じるケースなど、複数種類の申請にも対応していますのでスムーズに書類作成ができます。
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・本店移転（管轄内移転・管轄外移転）
・役員変更（新任、辞任、重任、退任）
・役員の住所変更
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・商号変更
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・剰余金等の資本組入れ
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登記書類を作成する為には、現在の登記情報を確認し正確に入力する必要があります。
本来であれば、法務局にて有料で書類を取得し確認する必要がありますが、GVA 法人登記の、「登記情報自動反映サービス」をご利用いただきますと、システム内で現在の登記情報を無料で取得し、会社基本情報が書類作成画面に自動反映されます。登記知識のない方でもステップに沿って変更情報を入力するだけで簡単に登記書類の作成ができます。
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