本店移転の手続きガイド：移転準備から決議、登記申請後の手続きまで解説

会社の成長や事業拡大、あるいは事業戦略の見直しといった理由から、オフィスの移転（本店移転）は多くの企業にとって避けて通れない課題の一つです。

単にオフィスを引っ越すだけで終わりではなく、法務、税務、労務など多岐にわたる複雑な手続きが伴います。これらの手続きを正確かつ計画的に進めることは、新たな拠点でのスムーズなスタートを切るために不可欠です。

本記事では、本店移転を成功させるためのロードマップとして、「移転前の準備」から「移転決議」、「本店移転登記」、そして「本店移転登記後に必要な手続き」までを、それぞれの項目で詳細に解説します。

 オフィス移転（本店移転）成功への前準備

本店移転は、単なる引っ越し作業ではありません。事業運営に直結する重要な決断であり、事前の周到な準備が成功の鍵を握ります。

新住所の選定と詳細確認

移転先となる新しい住所の選定は、事業の将来に大きな影響を与えます。

• 事業環境と立地の検討:
  • 顧客アクセス: 顧客が訪問しやすいか、交通の便はどうか。
  • 従業員の通勤: 従業員の通勤時間やルートに大きな変化がないか。社員の定着や新規雇用にも影響するため、慎重な検討が必要です。
  • 取引先との距離: 主要な取引先との物理的な距離が離れすぎないか。
  • 競合環境: 周辺の競合他社の状況や、自社の競争優位性を確立しやすい立地か。
  • 事業特性との適合: 業種によっては、特定の地域に集積している方が事業を進めやすい場合があります（例：IT企業は渋谷、ゲーム会社は新宿など）。
• 物理的要件の確認:
  • 広さ・レイアウト: 現在の従業員数や今後の増員計画、必要な設備（会議室、サーバー室、休憩スペースなど）を考慮し、十分なスペースがあるか確認します。特に成長段階にある会社はあっという間に従業員が増えることがありますので注意が必要です。
  • 設備インフラ: 電気容量、インターネット回線の種類（光ファイバーなど）、空調設備、セキュリティシステムなどが自社の要件を満たしているか確認が必要です。特にIT環境が重要な企業にとっては、ネットワークインフラの充実度は極めて重要です。
  • 法的要件: 建築基準法、消防法、都市計画法などの関連法規に適合しているか、特定の事業を行う上で必要な許認可（例：飲食店営業許可）が取得可能な物件であるかを確認します。
• 賃貸契約の詳細確認:
  • 登記利用の可否: 選定した物件が、商業登記上の本店所在地として利用可能か、賃貸契約書で必ず確認しましょう。バーチャルオフィスを利用する場合も、登記利用が可能か、法務局での登記要件を満たすかどうかの事前確認が必須です。
  • 契約期間と更新条件: 将来的な事業計画に合わせた契約期間であるか、更新時の条件や解約時の規定（違約金など）を細かく確認します。
  • 初期費用とランニングコスト: 敷金・礼金、保証金、仲介手数料などの初期費用に加え、月々の賃料、共益費、管理費、駐車場代など、ランニングコストの総額を把握します。
  • 原状回復義務: 退去時の原状回復義務の範囲や費用負担についても、契約締結前に明確にしておくことがトラブル防止につながります。

資金計画の綿密な策定

本店移転には、多額の費用が発生します。詳細な資金計画は、予期せぬ支出を防ぎ、円滑な資金繰りを実現するために不可欠です。

• 初期費用:
  • 敷金・礼金・保証金: 物件契約時に支払う費用です。
  • 仲介手数料: 不動産仲介業者に支払う手数料。
  • 内装工事費: 新しいオフィスでの内装設計、工事にかかる費用。ブランディングや従業員のモチベーション向上にも繋がるため、重要な投資です。
  • 引っ越し費用: 専門業者に依頼する場合の費用。荷物の量や移動距離、作業の難易度によって変動します。
  • オフィス家具・備品購入費: 新規購入や買い替えが必要なオフィス家具、什器、OA機器などの費用。
  • 通信インフラ整備費用: インターネット回線、電話回線の新設・移設費用。
  • 各種許認可申請費用: 許認可の変更が必要な場合に発生する費用。
• ランニングコスト:
  • 賃料・共益費: 移転後の毎月の固定費。
  • 光熱費・通信費: 電気、ガス、水道、インターネット、電話などの費用。
  • 人件費: 通勤手当の見直しなど、従業員関連の変動費用。
• 資金調達の検討: 自己資金で賄えない場合は、銀行からの融資や補助金・助成金の活用も視野に入れ、事前に相談や申請の準備を進めます。

関係各所への丁寧な連絡調整

本店移転は、社外の多くの関係者に影響を与えます。本店移転後の混乱を最小限に抑えるためにも、計画的かつ丁寧な連絡調整が求められます。

• 取引先・顧客: 移転の数ヶ月前には、移転日、新住所、連絡先などを記載した書面（郵送またはメール）で案内します。特に主要な取引先には、担当者が直接訪問し、口頭で説明するなど、より丁寧な対応が望ましいです。移転による業務への影響がないか、事前に確認し、必要に応じて調整を行います。
• 金融機関: 銀行口座の登録住所変更、融資を受けている場合はその旨の連絡が必要です。早めに担当者に相談し、必要な手続きを確認します。
• 仕入先・配送業者: 移転後の納品先、配送先を確実に伝える必要があります。移転直前は荷物が多くなるため、配送スケジュールの調整も重要です。
• 税務署・都道府県税事務所・市町村役場: 法人としての届出が必要になりますが、移転前から担当部署の確認や必要書類の取り寄せなど、情報収集を開始しておくとスムーズです。一点注意が必要なのが、必要書類に「移転後の履歴事項全部証明書」が含まれる場合がありますので、手続き自体は本店移転登記が済んだ後になります。
• 社会保険事務所・ハローワーク・労働基準監督署: 従業員の社会保険や労働保険に関する手続きが必要になるため、移転前から手続き内容や必要書類を確認しておきましょう。こちらも同様に本店移転登記が済んだ後に手続きをしましょう。
• その他: リース会社、警備会社、清掃業者、郵便局（転居届）など、契約している全てのサービス提供元に連絡し、住所変更やサービス継続の可否、移転日以降の対応について確認します。

従業員への丁寧な説明と調整

従業員は、移転作業の担い手であるとともに、生活に大きな影響を受けるため、十分な配慮が必要です。

• 早期の情報共有: 決定事項だけでなく、検討段階から状況を共有することで、従業員の不安を軽減し、協力を得やすくなります。移転の理由、メリット、新オフィスの魅力などを具体的に説明しましょう。
• 意見交換の機会: 移転に関する説明会を実施し、質疑応答の時間を設けるなど、従業員からの意見や質問を受け付ける場を設けることが重要です。
• 通勤への影響: 新しいオフィスへの通勤経路、所要時間、交通費の変動などをシミュレーションし、必要に応じて通勤手当の見直しや、一時的な交通費補助などを検討します。
• 引っ越し作業への協力: 従業員に引っ越し作業への協力を求める場合は、その内容、時間、報酬（残業代など）を明確にし、業務負担が過度にならないよう配慮します。
• 座席配置などの希望: 新しいオフィスでの座席配置や部署ごとのレイアウトについて、従業員の意見を取り入れることで、移転後の満足度を高めることができます。

履歴事項全部証明書で現在の登記情報の事前確認

本店移転登記の準備として、現在の登記情報を確認しておくことは非常に重要です。

• 履歴事項全部証明書の取得: 現在の会社の「履歴事項全部証明書」を取得し、本店所在地以外の情報（役員の住所、資本金の額、事業目的など）に誤りがないか、あるいは同時に変更すべき事項がないかを確認します。
• 定款の確認: 会社の定款を確認し、本店所在地の記載方法を把握します。「当会社は、本店を東京都渋谷区に置く」のような記載であれば、その行政区画内での移転では定款変更が不要となります。しかし、「当会社は、本店を東京都渋谷区渋谷一丁目1番1号に置く」のように具体的な番地まで記載されている場合は、同一区内での移転であっても定款変更が必要となるため、株主総会の特別決議が必要になります。

移転決議：法律に基づいた正式な意思決定

本店の移転は会社の基本事項に関わるため、会社法に基づいた適切な機関決定が必要です。

定款変更を伴わない移転

定款に本店所在地の具体的な番地までの記載がなく、最小行政区画（例: 「東京都渋谷区に置く」）が記載されており、その最小行政区画内で移転する場合に該当します。

• 取締役会設置会社の場合:
  • 決議機関: 取締役会
  • 決議事項: 新しい本店所在場所（地番まで）、本店移転の効力発生日
  • 議事録作成: 議事録には、決議内容、出席取締役・監査役の氏名、議事録署名人の氏名を記載し、出席取締役・監査役が記名押印します。
• 取締役会非設置会社の場合:
  • 決議機関: 取締役の過半数の決定
  • 決議事項: 新しい本店所在場所（地番まで）、本店移転の効力発生日
  • 決定書作成: 取締役決定書として書面を作成し、取締役が記名押印します。

定款変更を伴う移転

定款の本店所在地として最小行政区画（例: 「東京都渋谷区に置く」）が記載されており、その最小行政区画を超えて移転する場合や定款に具体的な本店所在場所（番地まで）が記載されている場合に該当します。

• 決議機関: 株主総会（+取締役会又は取締役の過半数の決定）
• 決議の種類: 特別決議 (議決権を行使できる株主の議決権の過半数を有する株主が出席し、出席した当該株主の議決権の3分の2以上の賛成が必要)
• 決議事項:
  • 定款変更の決議（定款における本店所在地の変更）
  • （株主総会で本店移転を決議する場合）新しい本店所在場所（地番まで）
  • （株主総会で本店移転を決議する場合）本店移転の効力発生日
• 株主総会議事録作成:
  • 決議内容（定款変更）を明確に記載します。
  • 議事録作成者が記名押印します。
  • 株主リストを添付します。株主リストは、株主総会で議決権を行使できる株主の氏名または名称、住所、議決権数などを記載した書類で、法務局への登記申請時に添付が義務付けられています。

本店移転登記：法務局への申請手続き

決議が完了し、本店移転の効力発生日が到来したら、いよいよ法務局への登記申請です。法律で定められた期間内に申請を行う必要があります。

申請期間と注意点

• 申請期間: 本店移転の効力発生日から2週間以内に登記申請を行わなければなりません。
• 過料の可能性: 2週間以内に登記申請を怠ると、会社法第976条に基づき、代表者個人に100万円以下の過料が科せられる可能性があります。遅延の理由に関わらず、期間厳守が求められます。

必要な書類と記載事項

本店移転登記の申請には、以下の書類が必要です。

• 本店移転登記申請書:
  • 会社名、現在の本店所在地、新しい本店所在地、移転日などを正確に記載します。
  • 登録免許税額も記載します。
  • 登記の事由（例: 「本店移転」）、登記すべき事項（変更後の本店所在地、移転年月日）を明記します。
  • 申請人の氏名・住所、連絡先の電話番号、申請年月日を記載し、会社代表印を押印します。
• 株主総会議事録（定款変更を伴う場合）：前述の特別決議の議事録原本または認証謄本。
• 取締役会議事録または取締役決定書：前述の決議の議事録原本または決定書原本。
• 株主リスト（株主総会決議を伴う場合）：株主総会議事録に添付します。
• 委任状（司法書士などの専門家に手続きを依頼する場合）：代理権の範囲を明記し、会社代表印を押印します。

管轄法務局と申請方法

本店移転の登記申請先は、移転の態様によって異なります。

• 管轄法務局内での移転（同一法務局の管轄内）:
  • 申請先: 現在の本店所在地を管轄する法務局
  • 申請方法: 申請書と添付書類一式を、直接窓口に提出するか、郵送で提出します。オンライン申請も可能です。
• 管轄法務局を越える移転（異なる法務局の管轄へ）:
  • 申請先: 旧所在地を管轄する法務局に申請書一式を提出します。旧所在地を管轄する法務局が、新所在地を管轄する法務局へ書類を送付する形で手続きが進められます。
  • 申請方法: 書面を旧所在地を管轄する法務局に提出します。オンライン申請の場合も、旧所在地を管轄する法務局へ申請します。
  • ポイント: 新旧両方の法務局での登記手続きが進行します。旧所在地では「本店移転」の登記がなされ最終的には登記記録が閉鎖され、新所在地では「本店移転」の登記により新たな登記記録が作成されます。

登録免許税

本店移転登記には、登録免許税の納付が必要です。

• 管轄内移転の場合: 3万円
• 管轄外移転の場合:
  • 旧所在地での登記に対して：3万円
  • 新所在地での登記に対して：3万円
  • 合計：6万円

登録免許税は、収入印紙を申請書に貼付する方法などにより納付します。

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本店移転登記後に必要な手続き：事業継続のための最終確認

本店移転登記が完了しても、これで全ての手続きが終わりではありません。事業を滞りなく継続させるためには、登記完了後にも様々な届出や変更手続きが必要です。

税務関連の手続き

会社の納税地が変更になるため、税務署や地方自治体への届出が必須です。

• 税務署:
  • 納税地異動届出書: 所轄税務署が変更になる場合に提出します。国税庁のウェブサイトから書式をダウンロードできます。
  • 給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書: 給与を支払っている事業所が移転した場合に提出します。
• 都道府県税事務所・市町村役場:
  • 事業開始等申告書（移転）: 都道府県民税・市町村民税の納税義務が発生するため、各自治体の税務担当部署に提出します。自治体によって名称が異なる場合があります。

社会保険・労働保険関連の手続き

従業員の社会保険や労働保険に関する情報も変更が必要です。

• 年金事務所:
  • 適用事業所所在地・名称変更届: 健康保険・厚生年金保険の適用事業所の所在地が変更になった場合に提出します。
• ハローワーク:
  • 雇用保険事業主事業所各種変更届: 雇用保険の適用事業所の所在地が変更になった場合に提出します。
• 労働基準監督署:
  • 労働保険名称所在地等変更届: 労災保険・雇用保険の適用事業所の所在地が変更になった場合に提出します。

各種許認可の変更手続き

事業内容に応じて、特定の許認可を得て事業を営んでいる場合、それらの許認可の変更手続きが必要です。

• 例:
  • 建設業許可、宅地建物取引業免許、古物商許可、飲食店営業許可など
• 確認事項: 移転先の地域でその許認可が有効であるか、変更申請が必要か、あるいは新規に取得し直す必要があるかなどを、管轄する行政機関に事前に確認しましょう。

金融機関への届出

会社の銀行口座情報（登録住所）の変更が必要です。

• 銀行: 銀行の窓口またはインターネットバンキングを通じて、本店所在地の変更を届け出ます。
• 融資を受けている場合: 借入契約内容にも影響が出る場合があるため、担当者に連絡し、必要な手続きを確認します。

取引先への連絡と情報更新

事業運営に直接関わる取引先への連絡は、ビジネスの継続性を保つ上で非常に重要です。

• 移転のお知らせ: 移転完了後、速やかに取引先に対し、新住所、新しい電話番号、FAX番号（もしあれば）、移転日などを記載した「移転のお知らせ」を送付します。メールだけでなく、重要度に応じて書面郵送も検討しましょう。
• 請求書・契約書等の変更: 移転日以降は、新しい住所で請求書や領収書を発行し、契約書などの書類も適宜更新します。

郵便物の転送手続き

移転後も旧住所に届く郵便物があるため、郵便局への転送届提出は必須です。

• 郵便局: 最寄りの郵便局で「転居届」を提出します。これにより、旧住所に届いた郵便物が新住所へ1年間無料で転送されます。期間延長も可能です。

その他情報の更新

各種媒体の情報も忘れずに更新しましょう。

• ウェブサイト: 会社の公式ウェブサイト、SNS、オンラインショップなどの「会社概要」「アクセス」ページを最新情報に更新します。
• 名刺: 全従業員の名刺を新しい情報に刷新します。
• パンフレット・会社案内: 既存の広報資料も、在庫状況を確認し、必要に応じて新しい情報で刷り直しを検討します。
• 登記簿謄本: 移転登記完了後、新しい本店所在地が記載された履歴事項全部証明書を取得し、必要に応じて提出を求められる場合に備えます。

本店移転は、多くの労力と時間を要するプロジェクトですが、これらの手続きを体系的に理解し、計画的に実行することで、リスクを最小限に抑え、新たな場所での事業成功へと繋げることができます。不明な点や複雑な手続きについては、専門家へ積極的に相談し、適切なサポートを受けることをお勧めします。

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・募集株式の発行
・商号変更
・目的変更
・株式分割
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