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「固定費であるオフィスコストを削減したい」
「働き方改革に対応できるオフィスにしたい」
「リモートワーク、テレワークが当たり前になってきた」
というニーズや社会の変化を背景に、オフィスの形式もどんどん多様化しています。
しかし、いざ選ぼうとしても多種多様なオフィス形式が一度に出てきて、違いを正しく把握しきれていない人も多いのではないでしょうか。
今回は、バーチャルオフィス、コワーキングスペース、シェアオフィス、レンタルオフィスの違いについて解説します。
オフィスの在り方を考えるきっかけとして、お役立てください。
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まずは、各オフィス形式の概要を把握しておきましょう。
どのオフィスを使うかは、オフィスに求める機能や予算により変わります。
下記では、それぞれのオフィス形式の特徴及びメリット・デメリットについて、詳しく解説します。
バーチャルオフィスとは、その名の通り「バーチャル（＝仮想）」なオフィスです。
事業用に住所を貸し出されたオフィスであり、実際にその場で仕事をすることはほとんとありません。
などのシーンで使われることが多く、「場所貸し」としての側面が強いです。
代表的なメリットとして、自社オフィスの住所を持てることが挙げられます。
テレワークが進む昨今、社員全員が自宅で働いていて、オフィスが不要な会社も増えています。
しかし、取引先や金融機関と交渉するうえで、「オフィスの住所がない」ということは大きなデメリットです。
場合によっては会社としての信頼性が損なわれることもあるでしょう。
このような場合には、バーチャルオフィスを活用してオフィス住所を確保しておくことがおすすめです。
バーチャルオフィスの多くは、正式なオフィスとして本店所在地の登記ができます。
稀に、登記できないバーチャルオフィスがあったり、別途料金が発生したりする場合があるため、事前に確認しておくとよいでしょう。
また、バーチャルオフィスの住所を利用して法人の銀行口座を開設したり、郵便物や宅配便を別場所に転送してもらったりすることも可能な場合があります。
バーチャルオフィスを提供する会社にもよりますが、作業スペースが確保できない場合があります。
デスクを持ち込んで実際にその場で仕事をしたり、社員の誰かが常駐したりすることはできないため、注意しましょう。
あくまでも住所を借りるためのオフィスであると認識し、実務は別の場所で行うのが基本です。
バーチャルオフィス利用にあたり、さまざまなオプションが利用できます。
などが基本料金に含まれているか、別料金がかかるか、必ず事前に確認しておきましょう。
また、なかには電話の取り次ぎ代行などを請け負ってくれる場合もあります。自社に必要なオプションを含め、総額がいくらになるか見積もりを立ててもらうことをおすすめします。
コワーキングスペースとは、共有型のオープンスペースを利用して仕事ができるオフィスです。
他社の社員・フリーランス・出張中のビジネスマンも使うことが多く、カフェで働いているようなイメージに近いでしょう。
などの場合に便利なオフィスです。
ただし、本店住所として登記できるかどうかは利用するコワーキングスペースにより異なりますので、事前のチェックが不可欠です。
多くのコワーキングスペースは、使用した時間の長さに応じて請求額を決める料金スタイルです。
漫画喫茶のように「1時間あたり〇円」と決められているため、必要な時間だけ滞在できます。
また、コワーキングスペースの利用頻度が高い場合は、月額制で申し込んで毎月固定の金額を支払うことも可能です。
使用頻度に応じて自由に変動させられることが魅力だと言えるでしょう。
コワーキングスペースには、他社の社員やフリーランスも多数集まります。
全員同じフロアで仕事をしているため、顔なじみができる場合もあるでしょう。思わぬところで仕事の共通点が見つかり、取引先やパートナー企業としての付き合いが始まるかもしれません。
ビジネスマン同士の交流の場としての利点を活かせれば、得難い成果が期待できる可能性があるのです。
会社ごとの枠を設けず全員が同じフロアで仕事をするため、情報漏洩には十分配慮する必要があります。
社外秘となる情報が載った資料を置いて席を離れたり、重要な話をフロア内で口にしたりすることは、避けておきましょう。
しかし、多くのコワーキングスペースでは個室やミーティングルームを設けています。
利用に当たり別途料金がかかりますが、重要な話はなるべく個室でおこなった方がよいでしょう。
コワーキングスペースは、利用した分だけ請求してもらう変動型の料金システムであることが特徴です。
利用する頻度が少ない企業にとってはメリットとなりますが、予算立てが難しくなるというデメリットも生じることを理解しておきましょう。
急なトラブルに追われてコワーキングスペースにいる時間が長くなったり、個室や会議室の利用回数が多くなったりすると、その分費用が嵩みます。
事前にどれくらい使うか概算を立てておくよう、意識することが大切です。
シェアオフィスとは、1つの場所を複数の企業がシェアしながら共同で使うオフィスです。
などによる使用が多く、コストと業務効率のバランスを重視することが可能です。
シェアオフィスの大きなメリットは、オフィスを構える際の初期費用を抑えやすい点にあります。
オフィス用に適したスペースを共同で使用していくため、敷金・礼金・保証金などを抑えられます。
また、オフィス家具・什器・通信インフラ整備にかかるコストも、同様に抑えやすいでしょう。
バーチャルオフィス同様、シェアオフィスも本店住所として登記が可能です。
そのため、会社の正式なオフィスとして構えらえることが魅力となるでしょう。
また、実際に仕事ができる場所であるため、取引先を招いて打ち合わせすることも可能です。
その場合は隣接されている会議室や個室を効果的に使い、情報漏洩などに十分配慮していきましょう。
使用する人数によっては、席が足りなくなる可能性があります。
当日出勤したら席に座れなかったり、メンバーと離れた位置になってしまってコミュニケーションが取りづらくなったりする場合もあるでしょう。
なかには金額に応じて1社ごとに決められた席数を確保してくれるシェアオフィスもあるため、利用前に確認してみましょう。
自社オフィスとして登記でき、かつ実際の実務にも適したオフィスではありますが、自由な内装デザインはほぼできないと思っておきましょう。
他社含め全員でひとつのオフィスを共有する形式であるため、什器やOA設備は事前にある程度決められていることが多いです。
特殊なネットワーク環境が必要なIT系職種などは、事前にオフィス環境をチェックしておく必要があります。
レンタルオフィスとは、会社ごとに区切られたオフィススペースと、他社とシェアしながら使う共有スペースのあるオフィスです。
というニーズに答えやすく、登記も可能であるため、「いいとこ取り」しやすいオフィスだと分かります。
シェアオフィスのように複数社で共有しながら使いつつ、会社ごとに区切られた周防大島スペースを確保できることが魅力です。
スペースごとにセキュリティロックがかかるレンタルオフィスを選べば、情報漏洩も防止しやすくなるでしょう。
また、打ち合わせの機会が多くても、気兼ねなく人を招けます。
社内外問わず対面打ち合わせすることが多いなら、レンタルオフィスの方がよいでしょう。
シェアオフィス同様に初期費用を抑えやすいことに加え、ランニングコストの可視化がしやすいこともポイントです。
多くのシェアオフィスでは、使用するスペースの広さによって光熱費や清掃費などの固定費を調整しています。
「1区画分〇円」というシンプルかつ分かりやすい料金プランであり、費用の予測がしやすくなるでしょう。
通常のオフィスよりコストを抑えやすいとはいえ、バーチャルオフィス、コワーキングスペース、シェアオフィスと比較すると料金は高くなりやすいです。
法人登記ができ、郵便物や宅配便も受け取れ、自社専用スペースもあるため、その分料金は嵩むと思っておきましょう。
実際の金額は、エリアにより大きく異なります。
事前に正確な金額を見積もっておくことが肝心です。
レンタルオフィスは、都心部などアクセスのいい場所に限定されることが多いです。
地方や住宅街には少なく、複数の会社が入居しやすい場所ばかりであることも想定されます。
取引先が都心にあり、打ち合わせの機会も多い場合には、レンタルオフィスが向いています。
しかし、出勤の度に都心に出ることが大変な場合は、他の方法を選んだ方がいいかもしれません。
オフィスの形式は、時代のトレンドやニーズに合わせて年々変化しています。
開業間もないスタートアップ企業やテレワークの導入が進むベンチャー企業だけでなく、大企業でも支店・拠点をレンタルオフィス等にしていることも多く、今後更に注目度が高まっていくでしょう。
気になるところがあれば、実際に見学しながら決めていくことも可能です。
自社に合ったオフィススタイルを見つけ、働きやすい環境を確保していきましょう。
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