個人事業主やフリーランスなどから合同会社を設立して法人成りをした場合、様々な理由から代表社員個人の自宅の住所を合同会社の本店とすることがあります。
その場合、自宅を引っ越した場合は合同会社の本店所在地も変わることになりますが、どんな手続きが必要なのでしょうか？この場合は、会社の本店が移転することになること、さらには代表社員の住所も移転することになるのでそれぞれについて登記申請を同時に行うことが必要になります。
この記事では、合同会社の本店移転と代表社員の住所変更を同時に行う際の費用や必要書類について解説していきます。
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まず、合同会社において自宅を本店所在地とするのはどのようなケースが考えられるか、またその場合に自宅を引っ越すにあたってどのような登記申請が必要なのか確認しておきましょう。
自宅住所を合同会社の本店所在地とする理由はいくつか考えられます。
まず費用の観点です。事務所を会社のために借りるとなると、当然賃料や光熱費等が別途かかります。しかしながら、創業前後の時期はできるだけ費用を抑えたいところです。
個人事業主やフリーランスから法人成りをしたような場合だと、少人数での事業なので、事業の内容にもよりますが、広いオフィスは不要な場合が多いでしょう。自宅を事務所と兼用することで、家賃や光熱費などオフィス関連費用を家事按分して節約できます。
本店所在地を自宅としてしまうと、自宅住所が登記簿（登記事項証明書）上に載ってしまうことに不安を感じるかもしれません。しかしながら、合同会社の代表社員の場合、そもそも代表社員の自宅住所が登記事項となっています。そのため、この点では本店所在地を自宅住所とするデメリットはないといえます。
ただし、賃貸している自宅を合同会社の本店所在地とするのは、その物件を事務所として用いることが賃貸借契約において禁止されていないことが前提となります。もし契約違反となれば、賃貸借契約を解除されてしまう恐れもあるので事前に確認が必要です。
自宅を合同会社の本店所在地とした場合に、転居をして自宅住所が変わったときは、本店所在地も新しい自宅住所に変わります。そうすると、合同会社の登記を変更する必要があります。
合同会社の本店所在地が変更になった場合、変更から2週間以内に変更登記を申請することが義務付けられています（会社法第915条第1項）。
また、前述のとおり、合同会社の代表社員の住所は登記事項となっています。そのため、代表社員の自宅住所についても変更登記申請が必要です。
合同会社の本店所在地と代表社員の自宅住所は、それぞれ別の登記事項なので、どちらかだけでなく、両方とも同時に変更登記申請をする必要があります。
金融機関や取引先から変更登記の必要性を指摘された場合などは、本店所在地のみを変更してしまい、代表社員の自宅住所の変更をし忘れてしまうこともあるので注意しましょう。
それでは、実際に合同会社の本店所在地と代表社員の自宅住所の変更を同時に申請するにはどのような費用が必要になるのかみていきましょう。
まず、登記申請をするには登記申請書類や添付書類を作成します。登記申請書類を作成するには、司法書士に依頼する方法と自分で作成する方法とがあります。
司法書士に作成を依頼する場合には、司法書士に対して報酬を支払う必要があります。
報酬の額は司法書士によって異なりますが、司法書士会のアンケートによると、株式会社の本店移転の場合、平均で4万円前後かかります。合同会社の本店移転では、同額程度か若干安い金額になることが想定されます。
また、代表社員の住所変更についてはこのアンケートには載っていませんが、作成する書類の内容や分量をふまえると本店移転の4万円よりは安い価格帯（1~2万円前後）が想定されます。
自分で登記申請書類を作成する場合、報酬は当然ながら必要ありませんので、自分で書類作成をすることで費用を節約することができます。ただし、当然専門的な知識も必要になってくるので、迅速かつ正確な処理をしたい場合には、司法書士に登記申請手続を依頼することも検討しましょう。
書類作成費用とは別に、登録免許税という費用もかかります。
これは司法書士に依頼しても、自分で書類を作成する場合であっても必要な税金で、登記申請書類に収入印紙を貼付する方法で支払います。
登録免許税の額は、本店移転の場合3万円ですが、移転前の所在地の管轄法務局と移転後の所在地の管轄法務局が異なる場合は、それぞれの管轄法務局に対してそれぞれ3万円が必要になるため、合計6万円が必要になります。
代表社員の住所変更の場合については3万円ですが、会社の資本金が1億円以下の場合は1万円となります。
たとえば、当初の所在地から異なる管轄の所在地に本店移転する場合で、会社の資本金が1億円を超えるケースでは、本店移転に6万円、代表社員の住所変更に3万円で、合計9万円の登録免許税がかかることになります。
他方、同一管轄内の所在地に本店移転する場合で、会社の資本金が1億円以下のケースでは、本店移転に3万円、代表社員の住所変更に1万円で、合計4万円の登録免許税となります。
それでは、合同会社の本店移転と代表社員の住所変更に必要な書類を確認しましょう。
本店移転に関する登記申請書類については、その様式を法務局のホームページでダウンロードすることができます。
同一管轄内での本店移転の場合の様式はこちらです。記載例と解説もあるのでこれに従えば自分で書類を作成することも可能です。
なお、管轄外に移転する場合の様式はこちらです。こちらも記載例と解説があります。
記載事項としては、「登記の事由」として「本店移転」と記載し、「登記すべき事項」として、移転先の新住所と移転日を記載します。
代表社員の住所変更については様式がないので、本店移転の登記申請書に追記して作成することになります。具体的な記載例は後述します。
本店移転をするには、定款変更が必要な場合と不要な場合があり、いずれの場合かによって、登記申請に必要な書類も変わります。
定款変更が必要かどうかは、本店移転により定款内の本店所在地の記載に変更が生じるかどうかによります。
たとえば、定款において「当社は、本店を東京都千代田区に置く。」と記載されている場合に、移転先も千代田区内である場合は、移転後も「東京都千代田区」に本店があるので、定款の記載を変更する必要はありません。他方で、千代田区からたとえば品川区に移転する場合には、定款の記載を「東京都品川区」に変更しなければならないので定款変更が必要です。
定款変更が必要な場合、以下の書類を添付する必要があります。
また、定款変更について、総社員の同意に代えて、業務執行社員の過半数の一致によって行うことができる旨定款に定めている場合、総社員の同意書に代えて業務執行社員の過半数の一致があったことを証する書面を添付しますが、定款にその旨の定めがあることを証するために、定款の添付も追加で必要になります。
定款変更が不要な場合は、具体的な本店所在場所や本店移転日の決定をするための業務執行社員の過半数の一致が必要です。そのため、業務執行社員の過半数の一致を証する書面を添付することで足ります。
また、いずれの場合でも、司法書士に登記申請を依頼する場合は、委任状も添付する必要があります。
本店移転と同時に代表社員の住所変更をする場合、「登記の事由」として「本店移転」に続けて「代表社員の住所変更」と記載し、「登記すべき事項」については、本店移転の記載に続けて、「役員に関する事項」として、新住所、代表社員氏名、移転日を記載します。
登記申請書への記載例としては以下のとおりです。
１．登記の事由 本店移転
代表社員の住所変更
１．登記すべき事項 「登記記録に関する事項」
「本店」東京都品川区品川町1丁目2番3号
「原因年月日」令和5年4月1日移転
「役員に関する事項」
「住所」東京都品川区品川町1丁目2番3号
「氏名」甲野太郎
「原因年月日」令和5年4月1日移転
合同会社の本店を代表社員の自宅住所としている場合に、代表社員が引越しをすると、会社の本店移転と代表社員の住所移転を同時に登記申請する必要があります。
登記申請をするには登記申請書を作成し必要な添付書類を用意する必要があります。移転先が移転前の住所の法務局の管轄と同一か否か、定款変更が必要か否かなどによって、必要な書類が変わってきますので注意が必要です。
自分で登記申請書を作成することで費用を節約することもできますが、専門的な知識が必要な部分もあるので、迅速かつ正確に処理をするために司法書士に依頼をすることを検討するとよいでしょう。
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