これまで、会社移転（オフィス移転）の挨拶状・お知らせを受け取ったことがある方は多いと思います。
しかし、自社で会社移転の挨拶状を出す機会はそう多くありません。そもそもお知らせをするかどうか、するならいつ発送すればよいか、どのようなマナーがあり何に注意しなければならないのか、といった不安を抱える方も多いでしょう。加えて、会社移転の挨拶状を戦略的に用いることで、新たなビジネスチャンスの創出に繋がる可能性もありますが、これらノウハウを持っている方も少ないでしょう。
この記事では、会社移転の挨拶状やお知らせに関するルールについて解説します。さらに、会社移転の挨拶状に対応した印刷業者や無料のテンプレートも紹介しているので、ぜひご活用ください。
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会社移転（オフィス移転）における挨拶状・お知らせとは
会社移転の挨拶状の役割や必要なシーン、作成時の注意点、移転に伴い必要となる手続きについて説明します。
オフィスの住所に変更（本店移転）があったことを取引先などに知らせる書面
会社移転（オフィス移転）の挨拶状とは、会社やオフィスが移転した際にそのことを知らせるハガキや封書などによる通知です。一般的には取引先や顧客、株主などが送付の対象になります。
会社移転の挨拶状の送付は、日本のビジネスシーンにおいて長くおこなわれてきた慣習で、ビジネスマナーのひとつとし広く認識されています。ただし送付が義務付けられているものではありません。
近年では業務のオンライン化、IT化が加速するに伴い、諸通知の送付を簡略化したりメールなどの送付で済ませるシーンも増えています。環境保護の観点から書面での通知を差し控え、ホームページやメールといった方法で告知することで挨拶状の代わりとする企業も多いです。
ただしすべての取引先や顧客に対して、簡略化された会社移転の通知という方法がふさわしいとは限りません。たとえば会社移転に伴う法人住所変更により、請求書の送付先や納品場所の変更といったビジネス上の影響を受ける相手に対しては、正式な会社移転の挨拶状を送付するのが望ましいでしょう。
これに加えて役員体制の変更、M&Aや合併による株主の辞任や変更に伴う会社移転のように経営に関わる変更を伴う場合は、移転先とともに変更項目についても併せて通知が必要です。
会社間の関係によっては、会社移転のお知らせを契機に取引が再開したり活発化する可能性もあります。移転のお知らせだけでなく、近況報告やサービス紹介など盛り込みながら新たなビジネスチャンスとしても活用しましょう。
本店移転を決議したら登記申請が必要
会社移転に伴う挨拶状の送付は任意ですが、これに対して本店移転に伴う登記申請の変更は、必ず行わなければなりません。
法務局などで請求できる法人の登記事項証明書（登記簿謄本）には会社の商号（社名）や本社所在地、代表者の氏名と法人住所、事業の目的といった取引上で重要な事項が記載され、誰でも閲覧できるようになっています。本店移転に際しては、この登録内容を変更するための手続きとして登記申請が必要です。
なお本店移転や本店と同じような権限や機能を持つ支店に移転がある場合は、登記申請が義務付けられています。ただし本店と同等の機能や権限を持たない支店や営業所は、この限りではありません。
本店移転に伴う登記申請の変更手続きをおこなうためには、あらかじめ株主総会で決議を行う必要があります。本店移転の登記申請は、法人所在地の変更が発生した日から起算して2週間以内に済ませます。2週間の期限を超過した場合、法律上の義務違反として過料を科されることがあるのでご注意ください。
また本店移転の場合、移転に伴い必要な税金関連の異動届の提出、労務関連の手続きも必要です。本店移転に際しては、株主総会での決議の準備と挨拶状の手配、登記申請といった諸手続きを、並行して進めていくことが大切です。
会社移転（オフィス移転）におけるお知らせ・挨拶状のルール
会社移転（オフィス移転）におけるお知らせや挨拶状はいつ、誰に送付すればよいのでしょうか。会社移転に際しての挨拶状に関する基本的なルールをご説明します。
お知らせや挨拶状を出すタイミング
会社移転に伴うお知らせや挨拶状を出すタイミングの目安は、所在地変更から1週間から2週間以内が望ましいとされています。登記申請の期限である2週間を目処に通知できれば問題となることは少ないでしょう。
しかし2週間以内なら問題ないといっても、通知のタイミングが遅れる事態は避けてください。会社移転の挨拶状が届く前に、取引先や顧客が企業ホームページや第三者を経由して移転を知ってしまうと送付の効果が落ちてしまいます。
また逆に、通知のタイミングが早すぎるのも好ましくありません。特に注意すべきは本店移転のケースです。
会社移転に際しては、対応すべき課題や業務が膨大にあります。法人住所変更が社内で内定した段階で挨拶状を発送すれば、通知の遅延を防止しながら効率よく業務を進められると考える方もいらっしゃるでしょう。
しかし株主総会での決議が得られていない段階では、会社移転の挨拶状を送付すべきではありません。万が一株主総会で承認を得られなければ、会社移転は白紙になります。
会社移転のお知らせや挨拶状を一刻も早く手配したい場合は、株主総会での決議が得られたのを確認してから進めましょう。
お知らせ・挨拶状の送付先の決め方
会社移転のお知らせや挨拶状の送付先は、事業規模や業種、業界によって異なります。以下は送付先を決める基準の目安です。BtoB企業（企業間取引を主とする企業）とBtoC企業（一般消費者と直接やり取りする企業）に分けて解説します。
・BtoB企業
：クライアント、仕入先企業、協業先企業（代理店・パートナー企業など）、金融機関
・BtoC企業
：商品の納入先や販売先、流通関連の取引先、協業先企業、金融機関
これに加えて、代表オーナー以外に複数の株主がいる非上場企業の会社移転の場合は、個々の株主に対してお知らせや挨拶状を送付することもあります。
ただし、上場企業の場合は株主の数が多いため、個別に挨拶状を送付するのは差し控える傾向があります。この場合は、株主総会の招集通知や決議をもって会社移転の通知とするのが一般的です。また、取引先や協業先であっても、取引状況や関係性によって、会社から挨拶状を送付する代わりに各担当者から個別に通知するケースもあります。
なお納品や書類送付が日常的に発生する取引先に対しては、トラブルを回避するために優先的に通知します。それと同時に、他にも必要な手続きや準備がないか、取引先に確認しておきましょう。
会社移転（オフィス移転）の挨拶状・お知らせのテンプレート・書き方
会社移転（オフィス移転）の挨拶状の送付先や送付件数を絞り込んだら、文面を作成します。挨拶状の文面を作成する際は、テンプレートや例文を活用すると便利です。
①挨拶状・お知らせを送付するかどうかや送付数について確認
会社移転のお知らせや挨拶状の送付先は、社内で基準を定めて抽出し決定します。送付先を選定に際して一般的に判断基準とされるのは、次の3点です。
1.変更内容の規模：移転するのは本店と営業所のいずれか、大規模な移転か
2.重要度：相手先との関係性
3.変更に伴う影響：納品や請求書の発送といった会社所在地の変更が影響を及ぼす
会社移転の挨拶状を送付する先を選定する際は、どの範囲や重要度の取引先までを送付対象にするのかの基準を設定します。この基準に従って送付対象を抽出することで、抜けや漏れを防ぐ効果が期待できます。
このとき、株主や重要度が高い取引先のように別途通知すべき内容がある送付先は、一律の通知内容でよい送付先とは分けて処理しましょう。
また会社移転の通知方法について、挨拶状の送付に加えて、コーポレートサイトやプレスリリース媒体で告知するのはよい方法です。たとえば知名度が高く新しいビルへの移転であれば、企業の成長や将来性をアピールする絶好のチャンスにつながります。人材採用において優位に働く可能性も高まります。
このタイミングで、ビジネスチャンスにつながる資料、新しく開始したサービスや取り組みを紹介する資料を準備し、挨拶状に同封するのもよい方法です。
②文章内容と送付フォーマットを決めて発送
会社移転の挨拶状に使用されるフォーマットでは、はがき、封書、メール、ホームページが代表的です。それぞれの特性によって使い分けます。
たとえばハガキであれば、簡潔に内容を伝える際に適しています。
封書の場合は、格調高い文面で日頃のご愛顧に対する感謝を伝えるのに最適です。また会社移転のお知らせに加えて、ビジネスチャンスにつながる新規事業のパンフレットなどを同封できます。
メールは、他のフォーマットに比べて近しさや親近感が感じられるのが特徴です。効率性を重視する場合や、丁寧ながらもかしこまりすぎない文面で通知したい場合に適しています。
挨拶状・書式テンプレートについて次章以降で2つのパターンに分けて紹介します。
挨拶状・お知らせテンプレート①印刷会社サイトで文例を確認して発注
挨拶状やお知らせの作成枚数が多い場合、印刷会社に依頼することが多いでしょう。
印刷会社では、基本的な挨拶の文例やフォント、縦書きや横書きといったレイアウトをバリエーション豊富に用意しています。ブラウザ上でテキストや社名などを編集して印刷できるので、微細な文面の調整が可能です。全体のデザインや印刷用紙も選択できます。
送付の手配まで依頼できる印刷会社を選べば、高品質な挨拶状を手間を掛けずに手配できるのは大きなメリットです。
会社移転の挨拶状に対応する印刷会社の中から、3社をピックアップして以下に紹介します。
挨拶状ドットコムProfessional
挨拶状ドットコムProfessionalは、ビジネス挨拶状の印刷専門店です。挨拶文例は有資格者によって監修されています。会社移転だけでなく社名変更、組織変更といった会社移転に伴い必要になることが想定される各種の挨拶文例を用意しているのも魅力です。
Pa to sul（ぱっとスル）
Pa to sul（ぱっとスル）は、書式テンプレートを選ぶだけで簡単にフォーマルな挨拶状を作成できます。ハガキのほかA4三つ折り、二つ折りカード+封筒付きなど豊富なフォーマットから選べるのが魅力です。宛名印刷も依頼できます。
スピード挨拶状印刷.com
スピード挨拶状印刷.comは、挨拶状を専門とする印刷会社です。お客様満足度96%を誇り、プロが最終校正をおこなった高品質な挨拶状を出荷しています。送料無料（1箇所まで）で利用できるのも魅力です。
挨拶状・お知らせテンプレート②Wordなどでダウンロードして編集
コストを最小限に抑えながら挨拶状を作成するなら、インターネット上に公開されている会社移転の挨拶状の例文を活用する方法があります。ファイルをダウンロード、もしくはテキストをコピー&ペーストして編集することで、簡単に挨拶状の作成が可能です。
メール送付用のテキストとするほか、任意の用紙に印刷して使用することもできます。
自社で挨拶状を作成する場合、フォーマットに併せた印刷の設定や封入、投函の手間がかかりますが、印刷会社に依頼するよりは費用を抑えられます。また、文面の内容を適宜修正したい場合に、臨機応変に対応できるメリットがあります。
会社移転の挨拶状の文面サンプルをダウンロードできるサイトを、以下に3つ紹介します。
MAIL BOXES ETC
ビジネスや暮らしに欠くことのできない“必要”に対するサービスを開発する株式会社MBEジャパンのMAIL BOXES ETCでは、事務所移転、店舗移転、本社移転に伴う5種類のテンプレートを公開しています。WordとIllustratorのダウンロードファイルが用意されており、用途に合わせた使い分けが可能です。
bizroute（ビズルート）
bizroute（ビズルート）は、株式会社エクシアが運営しているビジネスを支援するWebメディアです。相手先不特定、相手先指定、箇条書きなし、箇条書きなし担当者宛と4つのパターンの事務所移転に伴う挨拶状のフォーマットを掲載しています。会社名や新住所、電話番号、FAX番号を修正すればすぐに使えるので便利です。
brothr at your side
印刷機器を販売するメーカーであるBrotherの運営するbrothr at your sideでは、事務所移転の挨拶状を、A4サイズのドキュメント形式でダウンロードできます。その他の各種送付状も用意しており、日常的なビジネスシーンで活用できる文面のダウンロードも可能です。
会社移転の挨拶状作成はビジネスチャンス拡大にも有効です
会社移転はビジネスにおける大きな転機です。挨拶状の作成や諸手続きについてあらかじめスケジューリングし、着実にこなすことが欠かせません。
手間のかかる作業ですが、挨拶状の送付は、移転完了後のビジネスを拡大させる絶好のチャンスために活用できることもあります。本記事で紹介した印刷会社や挨拶文例を活用して、会社移転の挨拶状の費用対効果を高めていただければ幸いです。
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執筆者：GVA 法人登記 編集部（GVA TECH株式会社）／ 監修：GVA 法律事務所 コーポレートチーム
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