会社の合併にともなう本店移転(オフィス移転)とは?移転時の注意事項など

本店移転
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01. まずはじめに

会社の合併とは複数の会社を一つの法人格に統合することを指しますが、この記事を読まれているあなたの会社でも今そのような状況になっているかもしれません。企業同士の合併は珍しいことではなく、さまざまな理由により発生します。今回は会社の合併に伴う注意事項について書きたいと思います。

02. そもそも会社の統合・合併・吸収・買収とは

今回は会社の合併にフォーカスした内容になりますが、現在、多くの企業が不況を乗り越える為や、ライバル業者との競争に打ち勝つ為に合併以外にも統合・吸収・買収などの方法で複数の会社を1つの会社にするような経営戦略が行われていますが、それぞれの違いは何なのでしょうか。

03. 会社の合併とは

・吸収合併
片方の会社が、もう片方の会社を丸ごと吸収することを言います。吸収された側の会社は解散し、全ての資産が吸収した会社側に移されます。一般的には自社より規模の小さい会社を吸収する場合が多いです。

・新設合併
新設合併とは新規に会社を設立し、合併する両方の会社を解散させ、新設会社に全ての資産を移行する方法です。複数の会社の事業などを1つに集約し、新会社としてスタートを切ることになります。新たな社名になる為、ブランディング面でのデメリットの可能性があります。

04. 会社の統合とは

経営統合を結ぶ、事業統合を結ぶなどと言われ、統合する会社が別に持ち株会社を設立し、その持ち株会社が全株式を所有、管理していく方法です。

05. 会社の吸収とは

これは先程の吸収合併と同じ意味です。合併する一方の法人格のみを残し、吸収される会社の全ての資産などを吸収する側の会社に移す合併方式です。

06. 会社の買収とは

会社が他の会社を支配する目的で、発行済み株式を過半数以上買い取る方法です。また、会社全体ではなく、事業部門を買収することもあります。

07. 高確率でオフィスの移転が発生する

会社の合併・統合・吸収・買収の全てにおいて言えることですが、高い確率で本店移転(オフィス移転)が発生します。残る会社のフロアの大きさにもよりますが、消滅する側の会社の社員を多数招く形になりますので、余程の余剰スペースがない限りは本店移転(オフィス移転)が必要となります。

08. 移転先のオフィスは慎重に選ぶことが大事

今回の記事では会社の合併を題材にしていますので、「社員数が増える」ことを前提にしています。社員数が増えることによるオフィス移転になりますので、必然的に今よりも大きな敷地が必要となります。ただし、移転先は慎重に選ぶ必要があります。

09. 今後の事業展開を考慮してオフィスを選ぶ

移転先のオフィス選びで大事なことは、今後の自社の事業展開を考慮することです。「今回の合併などで増えた社員分のスペースを確保するだけの目的」で移転先を決定してしまうと、今後の社員の増減に対応できなくなる恐れがあります。

しっかりとした事業計画を立て、事業に見合った社員数を把握し、それに伴ったオフィス選びをしましょう。しっかりとした事業計画を立てている会社の場合、2つ先、3つ先のオフィス移転計画を立てていることでしょう。

この記事を読んでいる方の立場はそれぞれ違うと思いますが、少なからず会社の重要な決定権を持っている方が多いと思います。会社の事業計画を念頭に置き、しっかりとした移転計画を計画しましょう。

10. オフィス移転は知名度アップのチャンス?

実際にオフィス移転が決まったあとは、移転に向けての膨大な作業が発生しますが、一番大事なことは、取引先企業や自社サービスの顧客に迷惑を掛けないことです。一般的に「本店移転」と聞くと、「会社が成長している」「新しい事業を展開する」などの良いイメージを持たれることが多いですが、ここを疎かにしてしまうと、折角の本店移転を台無しにしてしまう可能性があります。新規顧客獲得の為にもオフィス移転を知名度アップに利用しましょう。

11. オフィス移転が決まったら取引先企業への通達は余裕を持って行う

会社のオフィス移転が決まったら、取引先の企業には予め通達しておきましょう。移転間近になってからの連絡は、取引上の迷惑を掛けてしまったり、信頼度の低下に繋がる恐れがあります。その点を十分に考慮し、事前に通達しておきましょう。

また、社内への通達も余裕をもって行うことが必要です。オフィスを移転することにより、一番影響が出るのが社員の通勤時間です。今のオフィスよりも近くなる社員もいれば遠くなる社員もいます。場合によっては通勤時間が長くなってモチベーションを下げてしまう社員もいるかもしれません。社員全員が賛成というオフィス移転はなかなか難しいかもしれませんが、社員全員が納得できるオフィス移転を目指しましょう。

12. 実際の本店移転(オフィス移転)には色々な手続きが発生する

実際にオフィス移転をする場合は、綿密な社内スケージュールや膨大な手続き事項が発生します。詳しくはこちらの記事でご確認下さい。

株式会社(法人)の本店移転(オフィス移転)に必要な準備から書類申請までをご紹介

13. 株式会社のオフィス移転は登記変更が必要です

先程ご案内した別の記事でもご案内していますが、一番忘れがちな手続きが「本店移転に伴う登記変更」です。実際のところ、本店移転をしても申請を忘れたままにしている会社もあるようですが、登記懈怠(けたい)には罰則がありますのでご注意下さい。

14. 登記変更には期日がありますのでご注意下さい

意外と知らない方もいるようですが、登記変更には期限があり、変更があってから2週間以内に登記変更の申請をする必要があります。期限を過ぎてからの登記申請は登記懈怠(とうきけたい)と呼ばれ、代表者個人に対して100万円以内の過料の制裁が発生する可能性があります。十分にご注意下さい。

15. 期日までに時間がない場合、費用を押させたい場合はAI-CON登記が便利です

司法書士に依頼すると場合によっては申請まで数日掛かり、支払う報酬額も安くはありません。例えば本店移転登記を司法書士に依頼すると平均47,000円かかります。

AI-CON登記では最短15分で書類が作成でき、対応している全ての登記の書類が10,000円(税別)以内で作成できます。

法務局への郵送に手間を掛けたくない場合は「お任せレターパックオプション」、登記反映後の登記簿謄本を取得したい場合は「履歴事項全部証明書取得オプション」がありますので大変便利です。

時間を掛けずに費用を押させて登記申請をしたい場合はAI-CON登記がおすすめです。

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16. まとめ

今回は株式会社の合併に伴う本店移転を題材に書かせて頂きました。その他にも色々な理由での本店移転(オフィス移転)があると思いますが、会社にとっては大イベントですので、綿密な計画を立てて実行しましょう。

執筆者:AI-CON登記 編集部(GVA TECH株式会社)

AI-CON登記のマーケティングやコンテンツ作成を担当しています。GVA TECH株式会社では、オンライン登記書類作成サービス「AI-CON登記」や契約書チェック支援支援「AI-CON」などのリーガルテックサービスを提供しています。