バーチャルオフィスで法人住所を登記するメリットと注意点

本店移転
投稿日:2022.07.15
バーチャルオフィスで法人住所を登記するメリットと注意点

個人事業主が法人成りをしたり、中小企業やスタートアップ企業が事業を開始したり、事業所を移転したり、増やしたりする場面で、法人の住所が必要になるケースがあります。

 

もちろん、オフィスを構えて法人の住所を登記することが一般的ですが、何らかの事情によって、ビジネス目的で住所だけを借りられる「バーチャルオフィス」を活用することが最近増えています。

 

バーチャルオフィスは、どのようなものなのか、法人住所は登記できるのか、メリットや注意点など、事業を行う上で気になる人も多いようです。

 

今回は、法人登記をするためにバーチャルオフィスの契約を検討している方に向けて、バーチャルオフィスとはどのようなものか、バーチャルオフィスで法人住所を登記することができるのか、レンタルオフィス・シェアオフィスとの違い、バーチャルオフィスで法人住所を登記するメリット・デメリットや注意点などについて解説します。


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バーチャルオフィスとは?

まず、「バーチャルオフィスとは」について理解していきましょう。

ここでは、バーチャルオフィスとはどのようなものか、レンタルオフィス・シェアオフィスとの違い、法人住所を登記できるのかなどについて解説していきます。


バーチャルオフィスとは?レンタルオフィス・シェアオフィスとの違いは?

バーチャルオフィスとは、読んで字のごとく「仮想のオフィス」のこと。作業スペースをレンタルする「レンタルオフィス」や1つのオフィス空間を複数の企業や個人でシェアして使用する「シェアオフィス」と違って、住所や電話番号など情報の利用を目的とするサービスが「バーチャルオフィス」です。


バーチャルオフィスを法人住所として登記できるの?

バーチャルオフィスで法人住所を登記することは可能です。会社法上や商業登記法上、「本店の所在地」「本店の所在場所」に特に制限はないからです。


バーチャルオフィス自体が法人住所を登記する目的のサービスでもあるため法人住所を登記できるケースは多いのですが、レンタルオフィス・シェアオフィスなどでは登記できない場合もありますので、利用検討するサービスの内容については事前に確認するようにしましょう。


なお、バーチャルオフィスは、個人事業主が開業届を提出する場合にも利用できます。個人事業主が任意で行う「商号登記」に関してもバーチャルオフィスで登記できることが多いようです。

 


バーチャルオフィスを法人住所として登記するメリット・デメリット

バーチャルオフィスを利用する上で、法人住所を登記するメリット・デメリットを把握することが重要です。


ここでは、バーチャルオフィスで法人住所を登記するメリット・デメリットについて解説します。


バーチャルオフィスで登記するメリット

バーチャルオフィスで法人住所を登記するメリットは以下のとおりです。


  • 低コスト
  • スピード
  • プライバシー保護
  • 信用・イメージアップに寄与


以下、順に解説します。


低コスト

バーチャルオフィスは、実際に作業スペースを使用しないので、オフィスを賃貸するときに比べて、オフィス用品の準備費用や家賃などのコストがなく、初期費用やランニングコストなどが格安で対外的にオフィスの体裁を整えることができます。


バーチャルオフィスの利用料は、場所や付随するサービスなどにより異なりますが、月額数百円から数万円くらいの幅があるようです。


スピード

バーチャルオフィスは、物件探しや賃貸借契約、什器備品などを揃える必要がなく、1つの住所を複数の企業に貸し出すのですぐに準備できるため、スピーディーにオフィスを準備することが可能です。

早ければ1週間程度でバーチャルオフィスを利用することもできます。


プライバシー保護

バーチャルオフィスは、プライバシー保護を重視したい人には持って来いでしょう。自宅住所を公開したくない方や、ネットショップを運営している方などには特に利用価値が高いようです。


名刺やホームページ、登記事項証明書などにバーチャルオフィスの住所を掲載して、しつこい営業やクレームなどで自宅などへの訪問を回避してトラブルを防止することもできます。


信用・イメージアップに寄与

バーチャルオフィスは、駅近の一等地など信用度が高く、いいイメージがつきやすいオフィスの場所を格安でレンタルできます。特に自宅住所を登記している状態と比べると、取引先や金融機関などに対して信用を与え、イメージアップに寄与する可能性があります。


バーチャルオフィスで登記するデメリット

バーチャルオフィスで法人住所を登記するデメリットは以下のとおりです。


  • 作業スペースがない
  • 住所を独占できない
  • 信用を落としてしまうリスク
  • バーチャルオフィス運営会社の倒産によるリスク


以下、順に解説します。


作業スペースがない

バーチャルオフィスは、作業スペースや打合せスペースがないことも多いです。したがって、作業スペースを別で確保する必要があり、そのぶんコストがかかってしまう可能性があります。

また、事業によっては許認可を得て行うケースもあり、許認可に必要な事業所要件を満たさない場合もあります。


住所を独占できない

バーチャルオフィスのデメリットの1つに、レンタルできる住所が複数の法人などとシェアすることになるため、法人住所の独占ができないことが挙げられます。対外的に誤解を招いたり、信用に影響が出る可能性があります。


信用を落としてしまうリスク

立地する住所やビル自体に問題がなくても、住所や外観を検索されることでバーチャルオフィスであることを取引先などに知られてしまい、信用を落としてしまうリスクがあることは否定できません。


バーチャルオフィス運営会社の倒産によるリスク

バーチャルオフィスを運営する会社が倒産したり廃業したりした場合には、レンタルしている住所を返却しなければならず、本店移転をしなければならないリスクがあります。本店移転には、登記手続きの手間や費用がかかってしまいます。


バーチャルオフィスで登記する際の注意点

バーチャルオフィスで法人住所を登記して活用するためには、注意点を把握する必要があります。


ここでは、バーチャルオフィスで法人住所を登記する際の注意点についてご紹介します。


違法業者に注意しよう

コンプライアンス(法令遵守)違反をして違法な運営をしているバーチャルオフィス業者とは契約しないように注意しましょう。


しっかりしたバーチャルオフィス運営会社では、詐欺業者や反社会的組織、サクラを使った悪質出会い系業者などが借りられないように、契約時に「犯罪収益移転防止法(マネーロンダリング対策)」に基づく確認など厳格な審査を行っているところもあります。


無用なトラブルに巻き込まれないためにも、過去に犯罪に使用された履歴がないかなどはチェックしておきましょう。


融資・口座開設に影響ないかを確認しよう

バーチャルオフィスだからといって、通常は融資や銀行の口座開設に影響が出ることはありません。しかし、近時、金融機関のコンプライアンスが厳格になっているため、審査に時間がかかることなどもあります。


同一住所に同一商号があるか確認しよう

商業登記法第27条により、同一住所に同一法人名での法人の設立は認められていません。したがって、バーチャルオフィスの法人住所を登記する前に、同じ住所に同一法人名の会社がないか法務局でチェックしておきましょう。


リスク対策をしよう

取引先によっては、バーチャルオフィスに入居していることにいい印象を持たれない可能性もあります。対外的なイメージなどを気にされる方は、必要に応じてリスク対策をしておくとよいでしょう。突然の来客や電話に対応してくれるなどの付随サービスを備えているバーチャルオフィスもあります。


許認可や届出の必要な事業には適さない

バーチャルオフィスは、許認可や届出が必要な事業には適さないケースがあります。

事業によっては、実態のある住所や独立した住所が営業の要件になっているものもありますので注意が必要です。


主な例を挙げると、古物商、士業、建設・不動産業、探偵業、職業紹介・人材派遣業などがあります。


郵便物の処理などサービスメニューを確認しよう

バーチャルオフィスには、社名プレート表示、電話番号貸し、電話秘書、私書箱、会議室利用、来客応対、経理・給与計算などのサポート等さまざまな付随サービスがあります。

郵便物を自分で取りに行くのか、転送してくれるサービスがあるのかなど細かな点まで確認しましょう。


まとめ

これまで、バーチャルオフィスとはどのようなものか、レンタルオフィス・シェアオフィスとの違い、バーチャルオフィスで法人住所を登記することができるのか、バーチャルオフィスで法人住所を登記するメリット・デメリットや注意点などについてご紹介させていただきました。


バーチャルオフィスには、付随サービスなどさまざまな付随プランがあります。本記事を参考にして、自社に適したバーチャルオフィスを選ぶようにしましょう。


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執筆者:GVA 法人登記 編集部(GVA TECH株式会社)/ 監修:GVA 法律事務所 コーポレートチーム

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