株式会社(法人)の本店移転(オフィス移転)に必要な準備から書類申請までをご紹介

本店移転
本店移転

まずはじめに

今この記事にたどり着いた皆さんの中には、自分が働いている会社の本店移転(オフィス移転)が控えている方もいることと思います。すでに移転日が決まっている方もいれば、まだ移転すること自体決まっていなく事前準備として調べている方もいることでしょう。

今、この記事をご覧になっている皆さんに共通して言えることはズバリ

「本店移転(オフィス移転)の際に必要な事前準備から移転の実行、必要な書類の申請など全て確認できる便利サイトはないか?」

ということでしょう。

この記事を執筆している私もネットで色々と調べものをしますが、「自分が必要としている情報を全て確認できる便利なサイトや記事」に辿り着くことはごく稀です。

この部分はここに載っているけど、この部分は別のサイトで調べないといけない…
調べているうちに開いているページが多くなり、ごちゃごちゃになって諦めてしまうことありますよね?私はよくあります…。

お任せ下さい。
この記事は、株式会社(法人)の本店移転(オフィス移転)に特化した作りになっています。それ以外のことには全く役に立ちませんが、株式会社(法人)の本店移転に関してのことなら全てお任せ下さい。

必要事項を全て網羅できる作りになっていますので、「株式会社(法人)の本店移転(オフィス移転)について効率的に調べたい」「1サイトで調べものを完結したい方」は是非ご利用下さい。

本店移転(オフィス移転)とは

そもそも本店移転とは何を指しているのでしょうか。「本店」というと一般的には小売店や飲食店などをイメージされる方も多いと思いますが、ここで言う「本店」とは「本社」を指します。

大企業でも中小企業でも一人会社であっても「本店(本社)」は必ず存在します。
その本社(本店)が移転することを本店移転と言います。
一般的に言われる「オフィス移転」も本店移転と同じ意味合いになります。

本店移転には色々なきっかけがあると思いますが、実際にはどんな理由が多いのでしょうか。

本店移転(オフィス移転)の理由

本店移転(オフィス)移転には様々な理由がありますが、多いのは以下の理由です。

  • 従業員数が増えて、今のオフィスが手狭になってしまった。
  • 取引企業との往訪が増え、移動時間を考慮する必要が出てきた
  • 従業員の意識改善の為、オフィス環境を改善する必要がある
  • コスト削減の為、今よりも狭いオフィスへの移転が必要になった
  • 人材採用に対する応募を増やすため、キレイなオフィスに移転する必要がある


以上のように本店移転(オフィス移転)には様々な理由があると思います。
この記事をご覧になっている方も、どれかが当てはまることでしょう。

一見「会社の発展=本店移転」のイメージがありますが、移転にはメリットもデメリットもあります。大切なことですので確認してみましょう。

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本店移転(オフィス移転)のメリット

本店移転(オフィス)移転には以下のようなメリットがあります。

  • 会社の規模拡大のアピールになり、取引先に対するイメージがアップする
  • 従業員が増えて手狭になったフロアにゆとりが持てるようになる
  • 取引先が密集している地域に移転することで、移動が楽になる
  • オフィス環境を改善することにより、社員の意識が改善される
  • キレイなオフィスをアピールでき、人材採用に対して応募が増える

ご覧のように、一般的に本店移転には良いイメージを持たれることが多いです。
実際に私も就職活動の際には必ずグーグルマップで就業場所を確認していました。
キレイだとテンションが上がりましたし、汚くて狭かったので事業は魅力的だったけど応募を思いとどまったこともあります。

ただし、本店移転(オフィス移転)はメリットだけではありません。デメリットになる部分も多いので(むしろこっちの方が大事)今の自分の会社の状況と照らし合わせ、
必ず確認しましょう。

本店移転(オフィス移転)のデメリット

先ほどは本店移転(オフィス移転)のメリットについてお伝えしましたが、今度はデメリットについてお伝えします。こちらの方が大事ですので、以下を必ずご確認下さい。

  • コストアップによる金銭面の圧迫
  • 慣れない環境に変わることでの従業員の意識低下
  • 移転に対して発生する従業員の通勤時間の変化
  • 移転場所に出勤できない社員の退職
  • 取引先から受けるイメージの悪化

以上のようなデメリットが上げられますが、一番多いのは金銭面の圧迫です。
今より高額なオフィスに移転するには、掛かるコストを上回るオフィス移転効果が必要です。「狭くなったから移転」などと安易に考えずに、移転先の家賃などを十分に考慮し、コストアップに対する対策は十分に練っておきましょう。

次は、本店移転(オフィス移転)の決定方法ついてお伝えします。

本店移転(オフィス移転)の決定方法

本店移転(オフィス移転)は大きな行事ですので、事前に準備しなければならないことはとても多いです。中でも一番重要なのは、移転先の決定です。
移転先の決定には取締役(取締役会)の決定のみで良い場合と、株主総会の決議が必要になる場合があります。わかりやすくまとめると以下の通りです。

  • 定款の変更の必要がない場合は取締役(取締役会)の決定のみで良い
  • 定款の変更が必要な場合は株主総会の議決が必要になる

では、どのような場合に定款の変更が必要になるのでしょうか。
「定款への本店所在地の記載は最小行政区画である市町村までを記入すれば良い」とされています。

例えば、定款に「東京都渋谷区に本店を置く」と記載している場合は、同じ区内への移転であれば定款変更の必要はありませんので取締役(取締役会)の決定のみで良く、区外へ移転する場合は定款変更の必要があり、株主総会の決議が必要になります。

次に、本店移転(オフィス移転)に必要な事前準備について確認しましょう。

本店移転(オフィス移転)の事前準備

本店移転(オフィス移転)の際には多くの事前準備が必要となります。その場しのぎでのスケジュール作成では必ず失敗します。最低限の事前準備を以下にまとめましたので、抜けが無いよう、予め十分に確認しましょう。移転初日にイスが無く全員立って仕事…なんてことは無いように…。

社内事前準備

  • 移転スケジュールの作成
  • 社内への移転告知


業者選定

  • 移転業者の選定
  • 移転先内装工事業者の選定
  • 移転先OA機器業者の選定


取引先・契約先業者への連絡

  • 取引先業への連絡
  • 定期契約サービスの解約や住所変更


旧オフィスの手続き

  • 旧オフィスの解約
  • 旧オフィスの原状回復
  • 旧オフィスの課題点の把握


移転先オフィスの選定

  • 取引先へのアクセスを把握
  • 社員の通勤時間や交通費を把握
  • 入居コストの把握
  • 基本的な設備の確認
  • 駐車スペースの有無


移転先オフィスのレイアウト作成

  • 移転目的に適したレイアウト確認
  • 社員増員を見込んだスペース確保
  • 商談数からの必要な会議室・応接室数の確認
  • 休憩所・収納スペースの確認


移転先オフィス内装工事

  • 全体のコスト計算
  • エントランスの内装工事
  • 会議室・応接室の内装工事
  • ワークスペースの内装工事


移転先オフィス設備・家具の準備

  • オフィス設備の準備
  • オフィス家具の準備


移転先オフィスのセキュリティ対策

  • セキュリティ業者の選定


確認事項は大変多いですが、これでも最低限にまとめています。細かく記載するときりがないで、上記の確認事項をベースにそれぞれ皆さんの確認事項シートを作成して下さい。
細かい部分まで事前準備できていれば、移転作業がスムーズに運びます。

次は、本店移転(オフィス移転)の実行です。

本店移転(オフィス移転)の実行

綿密なスケジューリングと事前確認を済ませておけば、移転日の作業はそれほど多くありません。移転業者の方と確認しながら進める形になります。
移転日に不足事項があると移転がスムーズに進みませんので、以下の事項は事前にチェックしておきましょう。

  • 移転先内装工事完了確認
  • 移転先オフィス設備設置完了確認
  • 配送業者との最終確認
  • 当日の社員スケジュール確認

社員の方への移転スケジュールは確実に伝えて下さい。移転は社内だけの行事であり、取引先には何の関係もありません。本日は移転日なので…などは言い訳になりませんので、社員の方への通知は綿密に行いましょう。

ここまでくれば本店移転(オフィス移転)もほぼ終わりです。ほっと一安心しましたか?
実は大切なのはここからです。ここから先のチェックが漏れていると、後々困るのはあなた(移転担当者)です。

最後までキッチリと済ませ、本店移転(オフィス移転)を完璧にすませましょう!

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本店移転(オフィス移転)後の手続き

本店移転後の必要な手続きをご紹介します。移転が終わり一安心してしまい忘れがちになることも多いので、十分に気を付けましょう。

必要な事務手続き

  • 税務署への届け出
  • 都道府県税務事務所への届け出
  • 労働基準監督署への届け出
  • 公共職業安定所への届け出
  • 市区町村への届け出
  • 社会保険関係の届け出
  • 郵便局への届け出

社内確認


  • オフィス備品の設置
  • オフィス設備の不備確認
  • 電話・ネット回線の接続確認

上記の届け出や確認で、本店移転(オフィス移転)が完了したと言って良いでしょう。お疲れ様でした。

ですが、まだやり残した仕事があります。それは、

「本店移転に対する登記変更手続き」です。

法務局に登記変更の申請を出す必要があるのですが、実はこれが非常に難関です。
また、登記の申請には期日が設けられているので注意しなければいけません。
期日に関しては以下の通りです。

「会社において第911条第3項各号又は前3条各号に掲げる事項に変更が生じたときは、2週間以内に、その本店の所在地において、変更の登記をしなければならない。」

要するに会社登記簿の内容に変更が生じた場合は、その変更日から2週間以内に登記を申請しなければなりません。2週間を過ぎてしまうことを登記懈怠といい、100万円以下の過料が課せられる可能性があるので十分に注意しましょう。
期間内にスムーズに申請すれば何も問題はありません。

それでは登記変更の方法についてお伝えします。

本店移転(オフィス移転)の際の登記変更の手続き方法

登記変更の申請には色々な方法があります。基本的には自分で申請するか、司法書士に依頼するかになりますが、どちらもメリットもありデメリットもあります。今のあなたの状況を考慮し、どの申請方法が一番合っているかを判断して下さい。以下にそれぞれのメリット・デメリットを記載します。

自分で申請する場合

メリット

  • 費用を掛けないで申請ができる

デメリット

  • インターネットで調べるか法務局に聞くなどで、申請方法を一から全て調べなければいけない
  • 申請書類も雛形が決まっていないので、全て自分で用意しなければいけない
  • 現在の登記情報を正確に把握する必要がある(分からなければ法務局から登記事項証明書を取得し確認する(手数料600円))
  • 不明点があればさらに調べる必要がある
  • 申請内容に不備があれば修正や場合によっては申請をやり直さなければならない

司法書士へ依頼する場合

メリット

  • 自分で申請方法を調べる必要がない
  • 司法書士へ必要な書類を提出するだけで、何回かやりとりすれば済む

デメリット

  • 報酬としての費用が発生する
  • 場合によっては即対応してもらえずに時間がかかる場合がある
  • 書類の確認など何度かメールや電話でやり取りをする必要があり、場合によっては事務所へ出向く必要もある

以上のように自分で申請する場合と司法書士に依頼する場合のメリットとデメリットを記載しました。注意して欲しいのは「デメリットの部分」です。

自分で申請をする場合のデメリットは調べなければならないことが非常に多く、1度で完璧にな申請書類を作成することは難しいでしょう。申請までに非常に時間と労力を必要とし、不備があれば何度も申請しなおす必要があるので、決してお勧めできません。

次に司法書士へ依頼する場合のデメリットは「専門家報酬」としての費用が発生することです。

これまで登記書類の申請は司法書士へ依頼することが常識でした。費用が掛かっても自分で申請できない以上は専門家へ依頼するしかなかったのです。

スタートアップ企業や小さな規模で運営している企業などは司法書士への報酬は非常に痛手になります。なので負担軽減の為に自分で申請しようとして失敗…という流れは非常に多いです。

では、必要以上に、金銭面や自分の時間・労力を掛けない方法はないのでしょうか?

答えは1つあります。

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登記変更の申請は「AI-CON登記」が非常に便利

これまで登記申請は自分でやるか司法書士に頼むかしか選択肢がなかったのですが、2019年1月にオンライン(インターネット)で手軽に登記書類が作成できる「AI-CON登記」が登場しました。
価格設定も負担のかからないリーズナブルな設定で、最短15分で登記書類が作成できます。

以下にAI-CON登記のメリットとデメリットを記載します。

メリット

  • 専門家に依頼するより安い
  • 自分で手続きについて調べる必要がない
  • 現在の登記情報はAI-CON登記が無料で取得してくれる(ここは大事)
  • 入力事項は申請日付や変更内容など、最低限必要な情報のみ
  • 不備があれば返金保証

デメリット

  • 現在は株式会社の変更登記の一部のみ対応

自分で手続きについて事前に調べる必要がなく、専門家に依頼するよりも安く、素早く登記書類を作成することができます。

現在の登記情報はAI-CON登記が無料で取得してくれて、取得した情報は画面上に自動反映できます。なので、記載しなければいけない情報は変更情報などの最低限必要な情報のみ。

価格も専門家に依頼するよりも安いので、AI-CON登記は非常に便利です。

導入された企業の声

AI-CON登記を利用された方の声は以下の通りです。

  • はじめは本当にできるのか半信半疑だったが、利用してみて便利だと分かった
  • 現在の登記データが自動反映されるのを見たときに、便利なサービスだと確信した
  • 登記書類の作成までオンライン(インターネット)で完結でき、便利だと感じた
  • 手間を掛けたくなかったので、AI-CON登記は非常に便利だった。
  • 今後新たに登記変更が発生するときは、必ず利用させてもらう

中にはこんな声もあります

  • サイトを見て便利なのは分かったが、本当にできるのか、AI-CON登記を利用して問題ないのかが不安だった

AI-CON登記システムは司法書士や弁護士の監修の元で制作されています。そのため安心かつ低額の費用で利用できるサービスですので是非ご利用下さい。

まずは、AI-CON登記サイト をご確認下さい。

まとめ

本店移転(オフィス移転)についてまとめましたが如何でしたでしょうか。
移転に対するメリットやデメリット、事前に必要な準備などについて書かせて頂きました。
また、忘れがちな移転後に必要な申請についても書かせて頂きました。

最後までお読み頂きありがとうございました。
あなたの本店移転(オフィス移転)がスムーズに進むことを祈っております。

執筆者:AI-CON登記 編集部(GVA TECH株式会社)

AI-CON登記のマーケティングやコンテンツ作成を担当しています。GVA TECH株式会社では、オンライン登記書類作成サービス「AI-CON登記」や契約書チェック支援支援「AI-CON」などのリーガルテックサービスを提供しています。