賃貸借契約満了に伴う株式会社(法人)の本店移転(オフィス移転)の事例をご紹介

本店移転
本店移転

01. まずはじめに

この記事に多とりついた貴方は、会社のオフィス移転について色々とインターネットでお調べになられていることと思います。自社のオフィス移転を検討されているのかもしれませんね。貴方は会社の責任者か、もしくは上司からオフィス移転の指示を出されている立場でしょう。

会社のオフィス移転(登記上では本店移転)には色々な理由があります。一番多い理由としては業務拡大により手狭になったことによる移転です。他にも建物の取り壊しによる移転など理由は様々ですが、今回は「賃貸契約満了による株式会社(法人)の本店移転(オフィス移転)についての注意事項と、移転後に必要な手続きについて書きたいと思います。

02. 本店移転とは?

本店移転という単語はあまり聞きなれないかもしれません。飲食店や量販店などでは「本店」や「〇〇支店」など日常的に使いますが、一般企業では「本社」「支社」などと呼びます。しかし、法人の登記上では「本社」「支社」などは使わず、「本店」「支店」を使用しています。そのため、法人の「本社移転=本店移転」となります。ある程度大きな会社で無い限りは支社は無いと思いますので、登記上は「会社のオフィス移転=本店移転」となります。

03. 賃貸契約満了に伴う本店移転(オフィス移転)とは?

これは説明する必要も無いと思いますが、貸しビルなどで会社を運営している場合の賃貸契約が満了したことによる移転です。賃貸契約が切れるタイミングで契約の継続を検討することになりますが、契約継続の可否は慎重に検討しましょう。

会社の今後の事業拡大のスピードや人員補強の度合などを十分に考慮する必要があります。よくありがちなのは、会社の事業拡大や人員補強に対しオフィス移転が後手後手に回ってしまうことです。

社員が増えすぎて座る場所も確保できくなり慌てて移転ではタイミングとしては遅すぎます。慌てて移転先を探しても良い物件はそう簡単に見つかるものではなく、期限が迫り仕方なく選ぶと失敗する可能性が高くなります。結果、オフィス移転に関して負のスパイラルに陥ります。

賃貸契約の満了はある意味言いきっかけとなります。会社の未来を十分に考え先手先手で今後の会社に必要なオフィス移転を検討しましょう。

04. 賃貸契約期間は必ず把握しておきましょう

会社のオフィス移転には意外と時間がかかりますので、契約期間は責任者が必ず把握しておくことが必要です。なぜかと言いますと、状況によっては契約の更新が出来ない可能性があるからです。

契約更新が可能な場合は、万が一満了日を把握しておかなくても問題ありませんが、不動産側の理由などにより契約更新が出来ない場合があります。この状況になったときは、かなり慌てて物件を探しオフィス移転をしなければなりません。契約の満了日、次期の更新の可否は必ず事前に把握しておきましょう。

05. 移転先のオフィスの選び方

移転先のオフィスを選ぶには、現在の会社の状況を十分に把握しておくことが必要です。必要以上に広いフロアを借りてしまう場合は無駄な家賃を支払わなければいけなくなりますし、その逆に狭すぎた場合は更なるオフィス移転が必要になり無駄な費用と手間が発生します。十分な事業計画を建て、それに基づいたオフィスの移転を行いましょう。

06. できれば2つ先のオフィス移転の計画まで立てておく

なかなか難しいことかもしれませんが、出来れば2つ先までのオフィス移転を立てておきましょう。明確な事業計画が立てられている会社であれば、さほど難しいことではありません。会社の規模にもよりますが、スピードのある企業では2,3年に一度オフィス移転を実行していることもあります。備えあれば患いなしと言いますが、余裕を持って計画を立てることをお勧めします。

07. オフィス移転に伴う手続きを把握しておきましょう

オフィス移転には様々な手続きが発生します。住所が記載されている契約先や申請先などは全て住所変更にともなう手続きが発生します。そしてオフィス移転後の手続きの中で最も時間が掛かり大変なのは「本店移転に伴う登記変更」です。必ず済ませなければならない手続きなので注意しましょう。登記変更手続きについては詳しくお伝えしますのでお任せ下さい。

08. 本店移転に伴う登記変更を怠ると罰則がありますので注意が必要です

あまり知られていないかもしれませんが、登記変更手続きを怠ると罰則があります。
登記変更期間は「変更が生じたときから2週間以内」と定められていて、期間を過ぎてから登記変更の申請を行うと「登記懈怠(とうきけたい)」となり、代表者個人に100万円以下の過料が課せられる場合があります。必ず課せられるということではないようですが、実際に罰則を受けている例が数多くありますので、無駄な費用を発生させないためにも必ず登記変更申請は期限内に済ませましょう。

本店移転の場合は、移転日から2週間が登記申請期間となります。移転して一段落してしまう気持ちもわかりますが、油断せずに必要な手続きはスピーディに済ませてしまいましょう。次に登記変更申請の方法をお伝えします。

09. 登記変更の申請方法は3つあります

登記申請の経験のある方はお分かりだと思いますが、登記変更は司法書士に頼むのが一般的です。登記変更の内容はとても煩雑で、知識のない方が1から取り組む場合はかなりの時間と努力を要します。

時間と努力を惜しまないのであれば、自分で登記申請をすることも可能です。ただし、先ほどもお話した通り必要な書類などがかなり煩雑ですので、一発で申請が受理されることは難しいかもしれません。自分で書類を作成することはお勧めしません。

自分で申請するのは大変そうなので司法書士に頼むべきなのかと思われていると思いますが、司法書士に依頼する場合は任せられるメリットの反面、大きなデメリットがあります。
それは司法書士に支払う報酬です。本店移転であれば平均で4~5万円前後の報酬を支払うのが相場のようで、中小企業などでは結構な痛手となります。

自分でもできない、司法書士へ依頼するのも費用が掛かる…。じゃあどうすればいいの?と思っている方にお勧めの方法があります。それはインターネット上で登記申請書類が作成できる「AI-CON登記」を利用することです。AI-CON登記を利用すれば、上記の全ての問題が解決します。AI-CON登記について詳しくお伝えします。

10. 最短15分で書類作成が可能!AI-CON登記はこんなに便利!

百聞は一見に如かずなので、とりあえずAI-CON登記サイトへ実際に行って確かめて頂きたいのですが、その前にメリット・デメリットを記載しておきます。

AI-CON登記を利用するメリット

・司法書士監修なので安心して利用できる
・全ての登記書類が10,000円(税別)以下で作成できる。
・要する時間は最短で15分、インターネット上で書類作成ができる
・登記に必要な書類が自動的に判定されるので、事前に自分で調べる必要がない
・導入事例が載っているので信頼できる
・問い合わせ対応が早い

AI-CON登記を利用するデメリット

デメリットは特にありません。司法書士に依頼するのと比較した場合、時間が掛からず費用もかなり押させられます。一つ上げるとするなら株式会社のみ対応なのと、株式会社でも場合によっては利用できません。詳しくはAI-CON登記サイトのよくある質問をご確認下さい。

AI-CON登記サイトはこちら

オンラインで登記書類が自動作成できる「AI-CON登記」

11. AI-CON登記はこんなに便利!

AI-CON登記の「かなり便利な機能」を紹介します。
登記変更の申請書類を作成するときは、現在の正確な登記情報を手元に準備しておく必要があります。

申請書類には会社の基本情報を記載する必要がありますが、正確に記入しないと申請が受理されません。例えば申請書類に記載された住所と、登録されている住所とに相違がある場合は訂正が必要になり面倒です。正確な登記情報が分からなければ法務局より取り寄せる必要があり面倒臭いです。

そんな面倒臭さを解消する便利なサービスが「登記情報無料取得サービス」です。
本来なら有料で取得しなければならない現在の登記情報をAI-CON登記は無料で取得してくれます。しかも取得した情報は書類作成画面に自動で反映させることができ、入力の必要がありません。これはかなり便利な機能です。

これも百聞は一見に如かずですので、実際にAI-CON登記サイトへ行ってお確かめ下さい。

AI-CON登記サイトはこちら

オンラインで登記書類が自動作成できる「AI-CON登記」

12. まとめ

今回は賃貸契約満了に伴う株式会社(法人)の本店(オフィス)移転について書きました。
オフィス移転は会社にとっては重要なイベントですので、適当に考えずに計画的に実行しましょう。

次回は、オフィスに余剰スペースが生まれたことによるオフィス(会社)移転について書きたいと思います。最後までお付き合い頂きありがとうございました。