建物の劣化・老朽化による株式会社(法人)の本店移転(オフィス移転)の事例をご紹介

本店移転
本店移転

01. まずはじめに

今この記事をお読みになろうとしているあなたは、会社のオフィス移転についてお調べになられていることと思います。

恐らくあなたは会社のオフィス移転を主導する立場であり、オフィス移転に伴い発生する手続きなどの知識を得なければならない立場かもしれません。

お任せ下さい。
この記事では色々なオフィス移転の理由の中で、建物の劣化・老朽化による本店移転(オフィス移転)についての注意事項と、移転後に必要な手続きについてまとめています。

私はいつも感じているのですが、インターネットで調べものをしようとすると自分が知りたい情報を全て集めるのは大変です。複数のサイトやメディアをサーフィンしなければならず時間が掛かってしまうイメージが強いです。

もっとしっかりまとめてくれているサイトはないのかな。。なんて自分勝手に思うのですが、あなたもそんな経験はありませんか?

この記事では余計なネットサーフィンをする必要がなく、あなたが知りたい情報を網羅できるよう、移転作業からその後に必要な手続きまでをまとめておりますのでご活用頂ければ幸いです。

02. どんな会社でも必ずオフィス移転が必要になるときがきます

会社のオフィス移転の理由には様々な理由があり、例えば会社の規模拡大による社員数の増加などが挙げられます。大きな成長をしている会社であれば2,3年ごとにオフィス移転を繰り返す会社もありますが、大抵の会社はそこまで頻繁にオフィス移転を繰り返すことはないでしょう。

社員数の増減幅が落ち着いているのであれば、1つの場所で長く会社を構えることも珍しくはないです。

費用も掛かりますので、なるべくならオフィス移転をしないに越したことはないのですが、どんな会社でも必ずオフィスの移転が必要になるときがきます。
その理由は「建物の劣化・老朽化に伴うオフィス移転」です。

03. 建物の劣化・老朽化に伴うオフィス移転時期はいつか必ずやってきます

先ほどもお話しましたが、社員数の増加・賃貸契約満了・公共事業などへの協力・会社の合併などオフィス移転には色々な理由がありますが、一番注意しなければならないのが「建物の劣化・老朽化に伴うオフィス移転」です。
なぜ注意しなければならないのでしょうか。

04. 建物の劣化・老朽化に伴うオフィス移転は自らの意志では避けられない

会社の都合によるオフィス移転であれば、調整することによってオフィス移転を避ける、または時期を遅らせることが可能でしょう。しかし、建物の劣化や老朽化に伴うオフィス移転は、自らの意志では避けることができない場合が殆どです。

建物の所有者からの一方的な建て直し、または取り壊しの通達がくる場合もあります。賃貸借契約を結んでいる期間中での通達は無いと思いますが、再契約をしようと思ったら「建て直し・取り壊しの為に契約できない」と再契約を断られることもあり得ます。

05. 今の会社の建物が築何年経過しているかなど、建物の寿命時期は予め確認しておく

あなたの会社のオフィス移転が既に決まっているのであれば仕方がないのですが、もし決まっていないのであれば必ず建物の築年数を把握し、何年後くらいに建て直し・取り壊し時期がくるのか確認しておきましょう。いざと言うときにオフィス移転費用が無いと、会社としての危機となります。何年後くらいに建物の寿命が来るかを把握しておき、いつオフィス移転が必要になっても対応できるような事前準備・事前把握が重要です。

06. 移転先の建物の築年数などにも注意が必要です

これは余談なのですが、私が以前勤めていた会社でオフィス移転がありました。その移転理由は「急激な社員数の増加」でした。10名くらいの会社だったのですが、1年あまりで30名に増えました。

このときに「大変だ!オフィスを引っ越さないと!」ということになり、社長自ら物件探しに回り、一か月後には本店移転(オフィス移転)を実行しました。

とてもスピーディに本店移転(オフィス移転)が進められ大したもんだなと思っていましたが、移転作業前に実際の建物を目前にしたときに私は目を疑いました。
「とにかくとてつもなく古い!」という印象だけでした。
「とにかく急いで移転先を探す」「できるだけ安く」「社員が入れる広さ」を条件にして物件を選定し、建物の老朽化を考慮していなかったようです。

その結果、オフィス移転の2年後に「建物の劣化・老朽化によるオフィス移転」が必要となりました。全くの無駄です。

このように「今の会社の建物の築年数」と「移転先の建物の築年数」はとても重要ですので必ず把握しておきましょう。
特に移転先の築年数は重要です。安いからといって簡単に契約してしまう前に、必ず必要事項を確認してからオフィス移転を実行しましょう。

07. 株式会社(法人)のオフィス移転後には登記変更手続きが必要です

無駄な出費を避けるために、オフィス移転後の登記変更手続き忘れには十分にご注意下さい。

本店の住所は登記簿謄本に記録しておかなければならない事項なので、オフィス移転時には登記変更の申請が必要です。実はこの登記申請を忘れてしまうことが多いです。あなたは把握していましたか?

登記は変更が生じたときから2週間以内にしなければなりません。この場合、オフィス移転日から2週間以内となります。
期限を過ぎてからの申請は「登記懈怠」と呼ばれ代表者個人に100万円以下の過料が課せられる可能性があります。

SNSなどを見ていると、実際に登記懈怠となり罰金を支払ったという事例も多いようです。これも会社にとっては何の意味もない無駄な費用となりますので、くれぐれも登記懈怠にならないように気を付けましょう。

08. 本店移転(オフィス移転)時の登変更記申請には3つの方法があります

登記変更の申請には色々な方法があります。これまでは自分で申請するか、司法書士に依頼するの二択しかありませんでしたが、どちらもメリットもありデメリットもあります。今のあなたの状況を考慮し、どの申請方法が一番合っているかを判断して下さい。以下にそれぞれのメリット・デメリットを記載します。

自分で申請する場合

・メリット

・時間は掛かるが費用を掛けずに申請ができる

・デメリット

・インターネットで調べるか法務局に聞くなどで、登記申請方法を1から全て調べなければいけない

・申請書類も雛形が決まっていないので、全て自分で用意しなければいけない

・現在の登記情報を正確に把握する必要がある(分からなければ法務局から登記事項証明書を取得し確認(手数料600円))

・不明点があればさらに調べる必要がある

・申請内容に不備があれば申請を何度もやり直さなければならない。

司法書士へ依頼する場合

・メリット

・費用が掛かるが、自分で申請方法を調べる必要がない

・司法書士へ必要な書類を提出するだけで、何回かやりとりすれば済む

デメリット

・高額な費用がかかる

・場合によっては即対応してもらえずに時間がかかる場合がある

・書類の確認など何度かメールや電話でやり取りをする必要があり、場合によっては事務所へ出向く必要もある。

以上のように、自分で申請する場合と司法書士に依頼する場合のメリットとデメリットを記載しました。注意して欲しいのは「デメリットの部分」です。

自分で申請をする場合のデメリットはすべて自分で調べなければならなく調べなければなら、1度で完璧にな申請書類を作成することはほぼ無理でしょう。必ず何度か法務局へ出向く必要が出てきます。申請までに非常に時間と労力を必要とし、不備があれば何度も申請しなおす必要があるので、決してお勧めできません。

次に司法書士へ依頼する場合のデメリットは「高額な費用」が発生することです。
これまで登記書類の申請は司法書士へ依頼することが常識でした。高額な費用が掛かっても自分で申請できない以上は専門家へ依頼するしかなかったのです。

スタートアップ企業や小さな規模で運営している企業などは司法書士への報酬は非常に痛手になります。なので負担軽減の為に自分で申請しようとして失敗…という流れは非常に多いです。

09. 3つ目の登記変更の方法は?金銭的な負担を掛けずに、自分で申請しなくて済む方法はないのでしょうか?

自分で申請する手間が省け、低額費用で済む登記申請の方法がこちらです。

登記変更の申請は「AI-CON登記」が非常に便利

これまで登記申請は自分でやるか司法書士に頼むかしか選択肢がなかったのですが、2019年1月にオンライン(インターネット)で手軽に登記申請ができる「AI-CON登記」が登場しました。
価格設定も負担のかからないリーズナブルな設定で、最短15分で書類が作成できます。

以下にAI-CON登記のメリットとデメリットを記載します。

・メリット

・専門家に依頼するより低額(およそ1/3~1/4)

・自分で申請方法を調べる必要がない

・現在の登記情報はAI-CON登記が無料で取得してくれる(ここが便利)

・入力事項は申請日付や変更内容など、最低限必要な情報のみ

・専門家に依頼するのと同等の書類が作成できる

・不備があれば返金保証付き

・デメリット

・現在は株式会社の登記申請のみ対応

自分で事前に調べることは一切必要がなく、専門家に依頼するよりも早く安く申請書類が作成できます。

現在の登記情報はAI-CON登記が無料で取得してくれて、取得した情報は画面上に自動反映できます。なので、記載しなければいけない情報は申請日付や変更情報など最低限必要な情報のみ。

価格も専門家に依頼するよりもはるかに安いので、AI-CON登記は非常に便利です。

10. 導入された企業の声

AI-CON登記を利用された方の声は以下の通りです。

・はじめは本当にできるのか半信半疑だったが、利用してみて便利だと分かった

・現在の登記データが自動反映されるのを見たときに、便利なサービスだと確信した

・申請書類の作成までオンライン(インターネット)で完結でき、便利だと感じた

・手間を掛けたくなかったので、AI-CON登記は非常に便利だった。

・今後新たに登記変更が発生するときは、必ず利用させてもらう

中にはこんな声もあります

・サイトを見て便利なのは分かったが、本当にできるのか、AI-CON登記を利用して問題ないのかが不安だった

AI-CON登記システムは司法書士監修の元で制作されていますので、司法書士に依頼するのと同等の書類が作成できます。AI-CON登記は専門家が監修した便利且つ定額の費用で理療できるサービスですので是非ご利用下さい。

まずはAI-CON登記サイトをご確認下さい。

11. まとめ

今回はオフィス移転の理由の中でも「劣化・老朽化によるオフィス移転」について書かせて頂きました。建物の築年数は必ず調べておき、急にオフィス移転が必要になることがないよう十分にお気をつけください。
次回は賃貸契約満了によるオフィス移転について書かせて頂きます。