株式会社(法人)の本店移転(オフィス移転)のメリットをご紹介

本店移転
本店移転

まずはじめに

この記事に飛んできた皆さんの中には、会社(オフィス)の移転を検討されていて、何かのヒントを得たいと思っている方が多いのではないかと思います。

会社移転のメリットやデメリット、移転に伴うリスクなど事前に検討しておかなければいけないことは非常に多いです。今回はオフィス移転が会社にもたらすメリットをご紹介したいと思います。

皆さんの会社はどうですか?

皆さんの会社は設立から何年経って、何回オフィス移転をされていますか?
会社設立後20~30年経っているけれど、1度も移転していない!という会社は珍しいと思います。

皆さんが経営・所属している会社で、そのような会社があれば是非お話を聞いてみたいです。きっと地道に事業計画を建てていて、それに基づいた従業員数を維持できているのではないのでしょうか。

会社の経営方針や事業計画によって、オフィス移転の頻度は様々です。
誰もが知っている「楽天グループ」の移転の軌跡をご紹介したいと思います。

楽天グループのオフィス移転の軌跡

・愛宕弁護士ビル(1997年)
楽天株式会社は1997年2月に社員6名でスタートしたそうです。その時のビルは港区にある愛宕弁護士ビルです。当たり前のことなのですが、どんな大きな会社でも最初は小さなビルの一室から始まるんですね。ちなみに設立時の社名は「株式会社エム・ディー・エム」です。

・祐天寺KITビル(1998年)
1年後に祐天寺KITビルへ移転。わずか1年で移転ということは、設立時にすでにしっかりとした事業計画があり、計画通りの移転だったのではないかと思います。

・京急建設イマスビル(2000年)
1999年に現在の社名の楽天株式会社に社名変更。有名な「Infoseek」を運営している株式会社インフォシークを子会社化しました。ここらへんから事業拡大が始まっており、現在の楽天の片鱗が見え始まています。当然従業員も増えるので、このタイミングで2回目のオフィス移転が必要になったのだと思います。

・六本木ヒルズ森タワー(2003年)
誰もが知っている六本木ヒルズ森タワーへ移転!設立後6年でこの規模まで成長するとはまさに破竹の勢いです。六本木ヒルズ森タワーでの5年間の間にプロ野球業界へ参入など一気に知名度が上がりました。

・品川シーサイドノースタワー(2008年)
業務拡大及び従業員の増加に伴い、六本木ヒルズ森タワーより移転。六本木ヒルズ森タワーでも入りきらない従業員数ってすごいですね。設立10年でここまで成長する企業はかなり希少だと思います。私の感覚では「六本木ヒルズ森タワー=ゴール」というイメージがあるのですが、楽天株式会社からすると、ただの通過点という感じでしょうか。

・楽天クリムゾンハウス(2015年)
現在オフィスを構えるのが二子玉川の楽天クリムゾンハウスです。移転の理由は「今後の事業拡大に伴う従業員の増加を見据えるとともにグループ企業を集約し、より一層の業務の効率化を図るため」とのことです。

このように楽天株式会社は6回のオフィス移転を経験してきています。もちろんこのような大きな会社なので、オフィス移転計画もしっかりとしているのだと思います。
次に会社のオフィス移転に伴うメリットをご紹介します。


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会社(オフィス)移転のメリット その1「事業拡大のアピール」

会社(オフィス)移転時には多くの会社がプレスリリースなどで情報公開をします。移転情報を公開することで、「あの会社儲かってるんだな」「成長しているんだな」とイメージを与えることができます。

プレスリリースから自社webサイトへの流入は意外と多く、移転がきっかけで他社とのアライアンスが実現するなど、多くのメリットがあります。
会社移転時にはプレスリリースを発行することをお勧めします。

会社(オフィス)移転のメリット その2「社員のモチベーションアップ」

人によって様々だと思いますが、多くの人はキレイなオフィスで働きたいと思っているはずです。「汚い・狭い・古い」などのオフィスでは、事業内容がすごく魅力的な会社であっても、社員のモチベーション低下のきっかけとなってしまいます。

そんなの分かってるよ!キレイなところに移転したいけどコストが…。と悩んでいる方も多いと思います。
もちろん、社員のモチベーションを上げる為だけを目的のオフィス移転は絶対にお勧めしません。その他の色々なメリット・デメリットを考慮した上で、十分に移転する必要性・メリットがある上での会社(オフィス)移転をお勧めします。

会社(オフィス)移転のメリット その3社員募集に対する応募数の増加

就職先を探している人(特に中途)の人は募集要項を見て住所を調べ、Googleマップで外観を調べる人は結構多いと思います。自分も転職時には家からの距離と会社の外観は必ず調べました。「事業内容は魅力的だけどこの環境では働きたくない」と、応募を諦めたこともまります。

「魅力的な事業内容なのに社員募集をしても応募が増えない」という会社は、オフィスの外観も一因に上げられるパターンがあります。コスト面を考ると中々難しい決断になると思いますが、有能な従業員確保の為にはキレイなオフィスへ移転することも必要となることがあります。

そして、忘れがちになっていまうのがオフィス移転後にやらなければいけない手続きです。
オフィス移転は本店移転と呼ばれ、様々な手続きが必要になります。
会社(オフィス)の移転前に必ず頭に入れておいて欲しいことをまとめましたのでご確認下さい。


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本店移転(オフィス移転)後に必要な手続き

本店移転後の必要な手続きをご紹介します。移転が終わり一安心してしまい忘れがちになることも多いので、十分に気を付けましょう。

移転後に必要な事務手続き

  • 法務局への届け出
  • 税務署への届け出
  • 都道府県税務事務所への届け出
  • 労働基準監督署への届け出
  • 公共職業安定所への届け出
  • 市区町村への届け出
  • 社会保険関係の届け出
  • 郵便局への届け出


社内で確認すること

  • オフィス備品の設置
  • オフィス設備の不備確認
  • 電話・ネット回線の接続確認


上記の届け出や確認を全て済ませると、本店移転(オフィス移転)が完了したと言って良いでしょう。お疲れ様でした。

ですが、まだ最後にやり残した仕事があります。それは、

「本店移転に対する登記変更手続き」です。
法務局に登記変更の申請を出す必要があるのですが、実はこれが非常に難関です。
また、登記の申請には期日が設けられているので注意しなければいけません。
期日に関しては以下の通りです。

「会社において第911条第3項各号又は前3条各号に掲げる事項に変更が生じたときは、2週間以内に、その本店の所在地において、変更の登記をしなければならない。」


要するに会社登記簿の内容に変更が生じた場合は、その変更日から2週間以内に登記を申請しなければなりません。2週間を過ぎてしまうことを登記懈怠といい、100万円以下の過料が課せられる可能性があるので十分に注意しましょう。
期間内にスムーズに申請すれば何も問題はありません。

それでは登記変更の方法についてお伝えします。

本店移転(オフィス移転)の際の登記変更の手続き方法

登記変更の申請には色々な方法があります。基本的には自分で申請するか、司法書士に依頼するかになりますが、どちらもメリットもありデメリットもあります。今のあなたの状況を考慮し、どの申請方法が一番合っているかを判断して下さい。以下にそれぞれのメリット・デメリットを記載します。

自分で申請する場合

メリット

  • 費用を掛けないで申請ができる


デメリット

  • インターネットで調べるか法務局に聞くなどで、申請方法を一から全て調べなければいけない
  • 申請書類も雛形が決まっていないので、全て自分で用意しなければいけない
  • 現在の登記情報を正確に把握する必要がある(分からなければ法務局から登記事項証明書を取得し確認する(手数料600円))。
  • 不明点があればさらに調べる必要がある
  • 申請内容に不備があれば修正や場合によっては申請をやり直さなければならない。

司法書士へ依頼する場合

メリット

  • 自分で申請方法を調べる必要がない
  • 司法書士へ必要な書類を提出するだけで、何回かやりとりすれば済む



デメリット

  • 報酬としての費用が発生する
  • 場合によっては即対応してもらえずに時間がかかる場合がある
  • 書類の確認など何度かメールや電話でやり取りをする必要があり、場合によっては事務所へ出向く必要もある。


以上のように自分で申請する場合と司法書士に依頼する場合のメリットとデメリットを記載しました。注意して欲しいのは「デメリットの部分」です。

自分で申請をする場合のデメリットは調べなければならないことが非常に多く、1度で完璧にな申請書類を作成することは難しいでしょう。申請までに非常に時間と労力を必要とし、不備があれば何度も申請しなおす必要があるので、決してお勧めできません。

次に司法書士へ依頼する場合のデメリットは「専門家報酬」としての費用が発生することです。
これまで登記書類の申請は司法書士へ依頼することが常識でした。費用が掛かっても自分で申請できない以上は専門家へ依頼するしかなかったのです。

スタートアップ企業や小さな規模で運営している企業などは司法書士への報酬は非常に痛手になります。なので負担軽減の為に自分で申請しようとして失敗…という流れは非常に多いです。

では、必要以上に、金銭面や自分の時間・労力を掛けない方法はないのでしょうか?

答えは1つあります。


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登記変更の申請は「AI-CON登記」が非常に便利

これまで登記申請は自分でやるか司法書士に頼むかしか選択肢がなかったのですが、2019年1月にオンライン(インターネット)で手軽に登記書類が作成できる「AI-CON登記」が登場しました。
価格設定も負担のかからないリーズナブルな設定で、最短15分で登記書類が作成できます。

以下にAI-CON登記のメリットとデメリットを記載します。

メリット

  • 専門家に依頼するより安い
  • 自分で手続きについて調べる必要がない
  • 現在の登記情報はAI-CON登記が無料で取得してくれる(ここは大事)
  • 入力事項は申請日付や変更内容など、最低限必要な情報のみ
  • 不備があれば返金保証


デメリット

  • 現在は株式会社の変更登記の一部のみ対応


自分で手続きについて事前に調べる必要がなく、専門家に依頼するよりも安く、素早く登記書類を作成することができます。

現在の登記情報はAI-CON登記が無料で取得してくれて、取得した情報は画面上に自動反映できます。なので、記載しなければいけない情報は変更情報などの最低限必要な情報のみ。

価格も専門家に依頼するよりも安いので、AI-CON登記は非常に便利です。



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導入された企業の声

AI-CON登記を利用された方の声は以下の通りです。

  • はじめは本当にできるのか半信半疑だったが、利用してみて便利だと分かった
  • 現在の登記データが自動反映されるのを見たときに、便利なサービスだと確信した
  • 登記書類の作成までオンライン(インターネット)で完結でき、便利だと感じた
  • 手間を掛けたくなかったので、AI-CON登記は非常に便利だった。
  • 今後新たに登記変更が発生するときは、必ず利用させてもらう


中にはこんな声もあります

  • サイトを見て便利なのは分かったが、本当にできるのか、AI-CON登記を利用して問題ないのかが不安だった

AI-CON登記システムは司法書士や弁護士の監修の元で制作されています。そのため安心かつ低額の費用で利用できるサービスですので是非ご利用下さい。

AI-CON登記では現在、本店移転・商号変更・代表取締役の住所変更・募集株式の発行(増資)・目的変更・株式分割などに対応しています。

まずはAI-CON登記サイトをご確認下さい。

まとめ

今回は会社(オフィス)の移転がもたらすメリットをご紹介しました。
もちろんメリットだけを考えて会社(オフィス)の移転を実行することは危険です。
様々な角度から色々な問題を解決した上での移転をお勧めします。

会社(オフィス)移転がもたらすデメリットもあります。次の記事ではデメリットについてまとめたいと思います。
最後までお読み頂きありがとうございました!

執筆者:AI-CON登記 編集部(GVA TECH株式会社)

AI-CON登記のマーケティングやコンテンツ作成を担当しています。GVA TECH株式会社では、オンライン登記書類作成サービス「AI-CON登記」や契約書チェック支援支援「AI-CON」などのリーガルテックサービスを提供しています。