社員数増加による株式会社(法人)の本店移転(オフィス移転)の事例をご紹介

本店移転
本店移転

01.
まずはじめに

このページを検索して訪れた皆さんは、何かしらの形で自社の本店移転に関わっている方が多いと思います。色々と頭を抱えている方も多いと思いますが、この記事はそんな方々に必ず役に立つ内容となっておりますので、是非参考にしてください。

今更言わなくても認識されていると思いますが、オフィス(会社)の移転は会社にとって将来を左右する大変大きなイベントです。その分、移転前の事前準備や注意事項など、事前に知っておかなければ行けないことは大変多いです。

また、会社の規模にもよりますが、会社移転に感じては出来るだけ多くの人に関わってもらいましょう。自分一人の感覚で良かれと思った決断が、実は間違えた決断であることも多いです。周りの人と必ずコミュニケーションをとり、失敗しないオフィス(会社)移転を実現させましょう!

前置きが長くなってしまいましたが、今回の記事では「本店移転が必要になる事例」をご紹介します。オフィス(会社)の移転には様々な理由があり、この記事を読んて下さっている皆様にもそれぞれ理由があると思います。

オフィス(会社)の移転が必要な理由ごとに移転先の選定の為に注意しなければならないことがありますので、入念な事前準備を行い、決して「ここでいいや!」など行き当たりばったりに進めないで下さい。

02.
失敗事例

余談ですが、私が以前勤めていた会社の会社員が急増し、急遽移転が必要になったことがありました。移転先を見つけ無事に移転できたのは良かったのですが、移転から3カ月後さらに社員が増え、もう一度移転が必要になってしまいました。

これは一つの失敗事例ですが、会社の事業拡大による社員増加など、先々のことを見据えて計画を立てなければ必ず失敗すると言っても過言ではありません。

皆さんの中にはこれからオフィス(会社)移転が控えている、もしくは検討している方が多いと思いますが、会社の今の状況とこれからの計画を十分に把握し、「本当に今オフィス(会社)移転が必要なのか」「新オフィスはどのくらいの規模にすればいいのか」「オフィス移転によるコスト増加の影響」など多角的に考えた上で失敗しないオフィス(会社)移転を目指しましょう!

03.
本店移転が必要になる事例

本店移転(オフィス移転)が必要になる理由は多岐にわたります。今回はその中でも最も多い社員増加による移転について書きたいと思います。皆さんのオフィス(会社)移転の理由が社員増加によるものでしたら、必ずご一読下さい。
そうでない方も、今後の参考になりますので、お読みいただければと思います。

04.
社員増加によるオフィスフロア圧迫に伴うオフィス(会社)移転

これは言うまでもなく、従業員が増えて一人一人の席が確保できなくなる場合です。実際にそうなってしまってからでは遅いので、ある程度予測ができた段階で広いフロアのオフィスに移転する必要があります。

従業員が増えるということは、恐らく事業がうまくいって増強していることと思いますが、中には行く先考えずにバンバン採用してしまったなどと言うこともあります。

オフィス(会社)移転前に注意しなければいけないことは、以下の3点でしょう。

1.今の従業員の増加は今後も続くのか
2.今の従業員の増加は一次的なもので、今後増えなくなる
3.今の従業員の増加は無計画から起こったもので、今後減らす

1であれば、オフィス(会社)の移転は必ず必要になります。入念に計画建てた上での事業拡大による従業員の増加であれば健全なことですので、今後の会社の成長に見合ったオフィスの移転を検討して下さい。

さらに一つアドバイスですが、ポイントなのは今回の移転先に何年オフィスを構えるかを事前に計画建てて下さい。「さらに次の移転は何年後か」まで考えておくと、今回のオフィス(会社)移転での移転先の選択(どの規模にすればいいか)などがイメージしやくすなると思います。

次に2ですが、これが一番難しいです。感覚的には「今のままでもギリギリなんとかなるけど少しでも増えたら困る」という状況でしょう。
今、この状況でオフィス(会社)移転を踏みとどまっている方もいると思いますが、このパターンは注意が必要です。注意点はこちらです。

「今の手狭なオフィス環境は、従業員のモチベーション低下に繋がる」

ということです。

これはすごく大事なことです。例えば日中は外回りの従業員がいるとします。今までは日中の業務が終わり、夕方オフィスに帰ってくると自分の席があり、少し休んでから書類作成や日報の記入などの業務を行っていたでしょう。

それがだんだんと従業員が増えてくると

「日中オフィスにいない従業員の席がなくなる」

という問題が発生します。

そうなると日中外で働いている社員は、

「オフィスに帰って座れる席あるかな・・・」など憂鬱な気持ちになってしまいます。
想像すれば分かりますが、自分の席が確保されていないオフィスに行くのって嫌ではありませんか?憂鬱になりますよね。

その結果、有望な社員が辞めてしまうこともあり得ますので、

「今のオフィス環境が社員にどのような影響をもたらしているか」

これを十分に考慮し、必要であればオフィス移転を検討しましょう。
今後あまり社員が増えないのであれば、それなりの大きさのフロアの選定が重要となります。

最後に3ですが、これはオフィス移転どうこう以前に会社として無計画すぎます。
先ほど失敗事例で挙げました私が以前勤めていた会社ですが、実はこれに当てはまります。

急激に従業員が増えオフィス(会社)移転が必要だったのは確かなのですが、移転後に従業員が激減しました。デスクを6つくっつけたひと固まりに従業員が1~2名となり、なんとも間の抜けた環境になりました。

人が多すぎるのも良くないですが、少なすぎるのも良くありません。コスト的に無駄なのはもちろんですが、私の場合は仕事にも影響しました。緊迫感がなくなり、まったりした感覚になり仕事が捗らなかった記憶があります。

このパータンの場合は、オフィス移転を考えるよりも従業員を採用計画を見直すことから考える必要があるでしょう。
今後の採用計画を策定し、それに基づいてオフィス(会社)移転を検討しましょう。

また、オフィス(会社)移転には移転後にしなければいけない手続きがありますので、必ず事前にチェックしておきましょう。

05.
本店移転(オフィス移転)後の手続き

本店移転後の必要な手続きをご紹介します。移転が終わり一安心してしまい忘れがちになることも多いので、十分に気を付けましょう。

・必要な事務手続き
 ・法務局への届け出
 ・税務署への届け出
 ・都道府県税務事務所への届け出
 ・労働基準監督署への届け出
 ・公共職業安定所への届け出
 ・市区町村への届け出
 ・社会保険関係の届け出
 ・郵便局への届け出

・社内確認
 ・オフィス備品の設置
 ・オフィス設備の不備確認
 ・電話・ネット回線の接続確認

上記の届け出や確認を全て済ませた段階で、オフィス(会社)の移転作業が終了します。
ですが、まだ最後にやり残した仕事があります。それは、

「本店(オフィス)移転に対する登記変更手続き」です。

法務局に登記変更の申請を出す必要があるのですが、実はこれが非常に難関です。
また、登記の申請には期日が設けられているので注意しなければいけません。
期日に関しては以下の通りです。

「会社において第911条第3項各号又は前3条各号に掲げる事項に変更が生じたときは、2週間以内に、その本店の所在地において、変更の登記をしなければならない。」

要するに会社登記簿の内容に変更が生じた場合は、その変更日から2週間以内に登記を申請しなければなりません。2週間を過ぎてしまうことを登記懈怠といい、100万円以下の過料が課せられる可能性があります。新オフィスに移動した段階でホッとして忘れてしまいがちですが、必ず忘れずに手続きをする必要があります。期間内にスムーズに申請すれば何も問題はありません。

それでは登記変更の方法についてお伝えします。

06.
本店移転(オフィス移転)の際の登記変更の手続き方法

登記変更の申請には色々な方法があります。基本的には自分で申請するか、司法書士に依頼するの二択ですが、どちらもメリットもありデメリットもあります。今のあなたの状況を考慮し、どの申請方法が一番合っているかを判断して下さい。以下にそれぞれのメリット・デメリットを記載します。

自分で申請する場合

・メリット

・時間は掛かるが費用を掛けないで申請ができる

・デメリット

・インターネットで調べるか法務局に聞くなどで、申請方法を1から全て調べなければいけない

・申請書類も雛形が決まっていないので、全て自分で用意しなければいけない

・現在の登記情報を正確に把握する必要がある(分からなければ法務局から登記事項証明書を取得し確認(手数料600円))

・不明点があればさらに調べる必要がある

・申請内容に不備があれば申請をやり直さなければならない

司法書士へ依頼する場合

・メリット

・費用が掛かるが、自分で申請方法を調べる必要がない

・司法書士へ必要な書類を提出するだけで、何回かやりとりすれば済む

デメリット

・高額な費用がかかる

・場合によっては即対応してもらえずに時間がかかる場合がある

・書類の確認など何度かメールや電話でやり取りをする必要があり、場合によっては事務所へ出向く必要もある。

以上のように、自分で申請する場合と司法書士に依頼する場合のメリットとデメリットを記載しました。注意して欲しいのは「デメリットの部分」です。

自分で申請をする場合のデメリットはすべて自分で調べなければならなく調べなければなら、1度で完璧にな申請書類を作成することはほぼ無理でしょう。必ず何度か法務局へ出向く必要が出てきます。申請までに非常に時間と労力を必要とし、不備があれば何度も申請しなおす必要があるので、決してお勧めできません。

次に司法書士へ依頼する場合のデメリットは「高額な費用」が発生することです。
これまで登記書類の申請は司法書士へ依頼することが常識でした。高額な費用が掛かっても自分で申請できない以上は専門家へ依頼するしかなかったのです。

スタートアップ企業や小さな規模で運営している企業などは司法書士への報酬は非常に痛手になります。なので負担軽減の為に自分で申請しようとして失敗…という流れは非常に多いです。

では、金銭的な負担を掛けずに、自分で申請しなくて済む方法はないのでしょうか?

自分で申請する手間が省け、低額費用ですむ登記申請のしかたがこちらです。

07.
登記変更の申請は「AI-CON登記」が非常に便利

これまで登記申請は自分でやるか司法書士に頼むかしか選択肢がなかったのですが、2019年1月にオンライン(インターネット)で手軽に登記申請ができる「AI-CON登記」が登場しました。
価格設定も負担のかからないリーズナブルな設定で、最短15分で書類が作成できます。

以下にAI-CON登記のメリットとデメリットを記載します。

・メリット

・専門家に依頼するより低額(およそ1/3~1/4)

・自分で申請方法を調べる必要がない

・現在の登記情報はAI-CON登記が無料で取得してくれる(ここが便利)

・入力事項は申請日付や変更内容など、最低限必要な情報のみ

・専門家に依頼するのと同等の書類が作成できる

・不備があれば返金保証付き

・デメリット

・現在は株式会社の登記申請のみ対応

自分で事前に調べることは一切必要がなく、専門家に依頼するよりも早く安く申請書類が作成できます。

現在の登記情報はAI-CON登記が無料で取得してくれて、取得した情報は画面上に自動反映できます。なので、記載しなければいけない情報は申請日付や変更情報など最低限必要な情報のみ。

価格も専門家に依頼するよりもはるかに安いので、AI-CON登記は非常に便利です。

08.
導入された企業の声

AI-CON登記を利用された方の声は以下の通りです。

・はじめは本当にできるのか半信半疑だったが、利用してみて便利だと分かった

・現在の登記データが自動反映されるのを見たときに、便利なサービスだと確信した

・申請書類の作成までオンライン(インターネット)で完結でき、便利だと感じた

・手間を掛けたくなかったので、AI-CON登記は非常に便利だった。

・今後新たに登記変更が発生するときは、必ず利用させてもらう

中にはこんな声もあります

・サイトを見て便利なのは分かったが、本当にできるのか、AI-CON登記を利用して問題ないのかが不安だった

AI-CON登記システムは司法書士監修の元で制作されていますので、司法書士に依頼するのと同等の書類が作成できます。AI-CON登記は専門家が監修した便利且つ定額の費用で理療できるサービスですので是非ご利用下さい。

まずはAI-CON登記サイトをご確認下さい。

09.
まとめ

今回は社員増加による本店移転(オフィス移転)についてまとめましたが如何でしたでしょうか。移転に対するメリットやデメリット、事前に必要な準備などについて書かせて頂きました。また、忘れがちな移転後に必要な申請についても書かせて頂きました。

今後も色々な角度から本店移転(オフィス移転)を捉え、皆様にご提供できたらと思っております。
最後までお読み頂きありがとうございました。
あなたの本店移転(オフィス移転)がスムーズに進むことを祈っております。

AI-CON登記についてさらに詳しい資料を
ダウンロードできます。

アカウント作成すると現在の
登記情報を無料で取得できます。