レンタルオフィスやバーチャルオフィス、シェアオフィスなどへ会社の本店を移転する場合、オフィスの機能だけでなく、移転の手続きやその影響についても知っておかないと思わぬ失敗の原因となります。
本記事では、安全・確実にレンタルオフィスなどへ移転をするためのポイントや注意点について解説いたします。
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レンタルオフィス、バーチャルオフィス、シェアオフィス、どれも同じもののように思えますが、以下のような違いがあります。
レンタルオフィスは、固有のデスクとイスを持ち、施設の設備を利用できるタイプのオフィスです。スペースが独立しているため、集中して業務ができるという特徴があります。
シェアオフィスは、施設の設備だけでなくデスクやイスも不特定の人間とシェアするタイプのオフィスです。専用スペースがなく、施設のすべてを共有するところが、レンタルオフィスとの大きな違いとなります。
これに対して、バーチャルオフィスは、事務所の住所のみを提供するサービスです。「スペースはいらないが、自宅を事務所の住所にしたくない」などの場合に便利です。
なお、融資を受ける場合には、シェアオフィスやバーチャルオフィスについては、会社としての独立性がないと金融機関から判断されることがあります。したがって、これら3種類の中では、個人的なスペースがあり、多少、他と分離されているレンタルオフィスを本店移転先として選択した方が無難といえます。
レンタルオフィスなどに移転する場合には、次のような手続きやポイントに注意するようにしましょう。
施設への入居時には、次のような手続きが必要となります。
また、その際の必要書類としては、次のようなものがあります。
個人：身分証明書、銀行印、事業内容のわかる資料など
法人：身分証明書、銀行印、印鑑証明書、登記事項証明書、事業内容のわかる資料など
レンタルオフィスやシェアオフィスへの入居には、通常、賃料・共益費、入会金、その他の初期費用などがかかりますが、入会金や初期費用がないタイプもあります。また、バーチャルオフィスの場合には、これらと比べて費用が安いケースが多く、転送や秘書代行などのサービスを利用しなければ、初期費用なし、月額数千円で利用できるものも少なくありません。
レンタルオフィスなどへの移転をする前には、以下のことを確認しておくと安心です。
レンタルオフィスなどには、利用者が共有で使えるスペースが設けられていますが、利用できる時間や禁止事項が決められていることがあります。また、オフィスの使用についても、施設によっては時間や曜日が決められていたり、特別な制限が設けられていることもあるため事前に確認しておきましょう。
会社の本店をレンタルオフィスなどへ移転するときには、本店移転の手続きが必要となりますが、ケースによって手続きの内容が異なります。
本店移転登記とは、会社の本店、つまりは登記簿上の会社所在地を移転する場合に行う手続きのことをいいます。
それまで、自宅を本店として登記していた会社がレンタルオフィスへ移転する場合や、他のオフィスから新たなオフィスへ移転する場合などに必要となります。
なお、この登記手続きは、本店を移転した日から2週間以内に行う必要があります。もし、この期間を経過した場合には、最大で100万円以下の過料が科される可能性もあるため、忘れずに手続きをするようにしてください。
本店を同一の管轄地域内(同じ市町村や区内)で移転する場合(例えば、新宿区内から新宿区内への移転)は、現在の会社所在地を管轄する法務局に対して本店移転登記申請書を提出します。
これに対して、他の管轄地域(例えば、新宿区から渋谷区内への移転)へ本店を移転する場合には、現在の事務所所在地を管轄する法務局に対して、「現在の事務所(新宿)を管轄する法務局宛の申請書」と「移転先の事務所(渋谷区)を管轄する法務局宛の申請書」が必要となります。
この場合、それぞれ別々の法務局へ提出するのではなく、現在の本店を管轄する法務局にまとめて提出することにご注意ください。
本店移転手続きの流れは、①同一の管轄地域内での移転か、②他の管轄地域への移転かにより異なります。
①の場合(①新宿区内→新宿区内への移転の例)
新宿区を管轄する法務局へ登記申請
②の場合(②新宿区内→渋谷区内への移転の例)
新宿区を管轄する法務局へ登記申請→新宿区を管轄する法務局で審査完了後、渋谷区を管轄する法務局へ登記申請書が送付される→渋谷区を管轄する法務局で手続完了→新宿区を管轄する法務局で手続完了
登記完了までにかかる時間は、提出の時期や法務局の混雑状況により異なりますが、通常、同一管内の移転の場合は7～10日程度となります。しかし、他の管轄への移転登記の場合には2ヶ所の法務局で手続きをするため、2週間程度の時間が必要となることが多いようです。
本店移転登記に必要な手数料(登録免許税)は、収入印紙を申請書に貼付して納めます。同一管轄内の移転の場合には3万円、他管轄への移転の場合には6万円の登録免許税が必要となります。(この場合には、それぞれの申請書に3万円ずつ収入印紙を貼付します)収入印紙は、消印や割印をしてしまうと、納付したことにならなくなってしまうため注意しましょう。
なお、登記手続きを専門家に依頼した場合には、一般的に3～5万円程度の報酬（と収入印紙代）がかかるといわれています。
本店移転登記の際には、以下の書類を登記申請書と一緒に提出します。
本店移転登記申請書の記載例は、以下の法務局Webサイトからダウンロードすることができますのでご参考ください。
同一管内での移転：https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/001252660.pdf
他の管轄への移転：https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/001252661.pdf
他に本店移転の登記申請時に注意すべき項目としては以下があげられます。
本店移転の内容が影響する重要なポイントとして融資時の審査があります。会社経営への影響も大きいので十分注意しましょう。
融資を受けるときには、金融機関により登記内容についての確認が行われますが、そのときにあまり頻繁に移転をしている場合には、「何か特別な事情があるのでは？」と思われてしまうことがあります。移転したのに登記申請していない期間がある場合も同様です。
制度融資(信用保証協会の保証のついた融資の一種)は、会社所在地の都道府県または市町村の制度しか利用することができません。そのため、移転先によっては、自分が利用したい制度がないこともあるため、事前に確認しておく必要があります。
レンタルオフィスなどにはさまざまな種類があり、その使い勝手も施設ごとに異なりますが、見た目や立地などだけで選ぶのではなく、現地を確認した上で自分に必要な機能やサービスがあるかを考えて選ぶようにしましょう。なお、本店の登記ができるかどうかはオフィスを選ぶうえでとくに重要なポイントとなりますが、これが認められていないオフィスもあるため、必ずあらかじめ確認してください。
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