本店移転時の変更登記申請前に必要な準備・手続き一覧

本店移転
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はじめに

この記事では会社の本店移転(オフィス移転)前に必要となる準備や手続きを説明しています。オフィス移転に伴う必要な手続きは大変多いです。書類手続きだけではなく必要な準備も説明していますので、これから本店移転を控えている方はぜひ参考にして下さい。

本店移転(オフィス移転)前に必要な準備と手続き

オフィス移転時には、想像以上に様々な事前準備が必要となります。どれだけ入念に計画を立てていても、「あれを忘れていた…」と後から気づくことは多いものです。行き当たりばったりで済ませてしまうと必ず不備が出ますので必ず事前にご確認下さい。この記事ではオフィス移転前に必要な準備や手続きの基本的なものを紹介します。

社内への移転告知とスケジュールの作成

オフィス移転が決まった際には社員への告知が必要です。直前の告知では社員が戸惑ってしまいますので、なるべく早く告知をしましょう。移転後のオフィスが家から遠くなることで不満を持つ社員がいる可能性もありますので注意が必要です。

移転スケジュールの作成

オフィス移転が決まったら、移転日までのスケジュールを作成しましょう。急な日程では無理が生じる可能性がありますので、可能であれば時間的に余裕のあるスケジュールを立てて下さい。特に移転先のオフィスの工事に遅れが発生!というのはよくあることですので、スケジュールの遅延を予め想定しておくことが重要です。

業者選定

引越し業者・移転先の内装工事業者・移転先のOA機器設置業者などの選定をしましょう。特に内装工事は遅延が発生しやすいですので、十分な実績があり信用できる業者を選定しましょう。そのような業者との繋がりがない場合は、経験のある知人などに相談することも重要です。適当に業者を選んでしまうと後に後悔することになるのでご注意下さい。

取引先・契約先企業への連絡

現在取引や契約のある会社へは必ず事前に連絡済ませておきましょう。これは最低限のマナーですので、間違っても事後報告になることは避けて下さい。気づいたら移転していた…なんてことになると会社の信用度を失ってしまう可能性もありますのでご注意下さい。

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旧オフィスの解約・原状回復手続き

旧オフィスの解約手続き・業者へ原状回復の依頼を済ませておきましょう。ここで一つアドバイスですが、旧オフィスでの課題点を洗い出しておき、新オフィスへ反映させることが重要です。例えば、足りなかったオフィス機器を新オフィスでは導入するなど、今よりも良いオフィス環境を作ることを心がけましょう。

移転先オフィスの選定

これは言うまでもなく最重要です。移転日(退去日)は決まっているけど移転先が決まっていないということがないようくれぐれもご注意下さい。移転先のオフィスも適当に選ぶのではなく、主要取引先へのアクセス、社員の通勤時間、入居コスト、設備、駐車スペースの有無など必要な条件を予め決めた上で物件を選びましょう。今後リモートワーク・テレワークを導入する企業が増えることにより、中小スペースのオフィスの需要が高まることが予測されますので、物件探しはなるべく早く開始することをオススメします。

移転先オフィスのレイアウトの作成

移転先オフィスのレイアウト作成には十分に時間を使いましょう。何の為の移転目的なのか、今後の社員の増減を見込んだデスク配置、商談数を考慮した 会議室・応接室数、休憩所や収納スペースなど、細部まで入念に考えた上でのレイアウト作成が必要となります。

移転先オフィスの内装工事

移転前に移転先の内装工事を完了させましょう。移転日当日になっても電話回線やインターネット回線が繋がらない…ということがないように念入りに日程の調整、管理をして進めて下さい。内装工事の遅れはよく聞くことですので、くれぐれもご注意下さい。

移転先オフィス設備・家具の準備

移転前に移転先オフィスの設備・家具の準備を済ませましょう。オフィスの移転からオフィス家具の準備まで一括して引き受けてくれる業者などもありますので、オフィス移転のプロにお願いするのも一つの方法です。

移転先オフィスのセキュリティ対策

事前に移転先オフィスのセキュリティ対策を済ませておきましょう。移転後に業者を選んでいると、移転日から数日間はセキュリティの無い状態になってしまいますので、くれぐれもご注意下さい。

本店移転(オフィス移転)前に必要な手続きと準備は以上になります。今回挙げている項目はあくまでも基本的なものですので、これ以外に必要な細かい手続きや準備などは事前に洗い出しておきましょう。

オフィス移転を実行し本店移転登記を行う

オフィス移転日前に必要な準備や手続きは必ず済ませておきましょう。無事にオフィス移転が完了したら、一番面倒な「本店移転登記申請」が必要となります。準備も含めると場合によっては数日~1,2週間は掛かる可能性がありますので、なるべく早く着手することが望ましいです。

また、本店移転登記申請には「移転日から2週間以内」という申請期限が設けられています(会社法第915条第1項)。この期限を過ぎてからの申請は「登記懈怠」となり、代表者個人が100万円以下の過料の制裁を受ける可能性がありますのでご注意下さい(会社法第976条1号)。

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オフィス移転直後に忘れがちな本店移転登記申請

オフィス移転直後は色々とやることが多くバタバタしていてしまうものです。そこで忘れがちなのが本店移転登記の申請です。司法書士に依頼する方法や自分で書類を作成して申請する方法もありますが、司法書士に依頼する場合は専門家報酬(費用)が発生する、自分で申請するには登記の知識が必要でハードルが高い、などのデメリットがあります。

面倒な本店移転登記申請はAI-CON登記にお任せ下さい

本店移転登記申請に掛かる費用を抑えたい、時間を掛けずに簡単に申請書類を作成したいという方は、AI-CON登記にお任せ下さい。AI-CON登記では本店移転登記申請に必要な書類を10,000円(税別)で作成でき、登記の知識の無い方でも15分程で書類の作成が可能です。本店移転以外にも様々な種類の会社変更登記に対応していますので、継続してご利用頂ければと思います。

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まとめ

今回の記事では本店移転(オフィス移転)前に必要となる準備や手続きについて紹介しました。特に社外への事前連絡は怠ることがないようにお気をつけ下さい。次の記事では移転後に必要となる準備や手続きについてご紹介します。最後までお読み頂きありがとうございました。

執筆者:AI-CON登記 編集部(GVA TECH株式会社)

AI-CON登記のマーケティングやコンテンツ作成を担当しています。GVA TECH株式会社では、オンライン登記書類作成サービス「AI-CON登記」や契約書チェック支援支援「AI-CON」などのリーガルテックサービスを提供しています。