本店移転の際に必要な臨時株主総会議事録の書き方

本店移転
投稿日:2022.01.31
本店移転の際に必要な臨時株主総会議事録の書き方

本店を移転する際には本店移転登記をしなければならず、臨時株主総会議事録が必要になる場合があります。
そこで本記事では、本店移転の際に必要な臨時株主総会議事録の書き方や雛型・注意点などを解説します。

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本店移転時の臨時株主総会議事録の雛型

具体的な事例をもとに、臨時株主総会議事録の雛型を記載いたします。自社の実情に応じた臨時株主総会議事録を作成しましょう。


本店移転時の臨時株主総会議事録雛型の注意点

本店を移転する際に必要になる臨時株主総会議事録の雛型は、雛型・見本・テンプレートなどの呼称で、法務局のホームページなどいろいろな所に掲載されています。

これらの本店移転時の臨時株主総会議事録雛型を使う場合は、次のことに注意しましょう。

  • 自社の実情に応じて修正しましょう。日付や氏名・会社名など修正する必要がある箇所は多々ありますので、しっかりと確認し理解したうえで使いましょう。
  • 雛型の形式が古い場合などもありますので、雛型の掲載日や更新日を確認して使いましょう。
  • 株主総会を開催したときは、株主総会議事録の作成が必要です(会社法第318条第1項)。日頃から作成を習慣づけましょう。
  • 株主総会議事録の作成時期についての規定はありません。しかし本店移転登記申請の期限が、移転日の翌日から2週間以内とされているため、早めに作成しましょう。

本店移転登記の必要書類

本店移転の管轄内移転・管轄外移転の違い

本店を移転する場合の登記申請手続きは、移転場所が「現在の管轄法務局」の区域内か区域外かで違います。

管轄内移転・・・現在の管轄法務局の区域内で本店移転する場合
管轄外移転・・・現在の管轄法務局の区域外へ本店移転する場合

例えば東京都の場合、法務局の管轄は以下のとおりです。

  • 渋谷出張所の管轄は渋谷区・目黒区
  • 新宿出張所の管轄は新宿区


詳細は東京法務局のホームページで確認できます。

渋谷区から目黒区への移転は管轄移転となり、渋谷区から新宿区への移転は管轄移転となります。

本店移転登記の必要書類

管轄内移転と管轄外移転は、必要書類が違います。

管轄内移転の必要書類

  • 株式会社本店移転登記申請書
  • 株主総会議事録(定款変更が必要な場合)
  • 株主リスト(株主総会議事録を付ける場合)
  • 取締役会議事録(取締役会がある場合)
  • 取締役決定書(取締役会がない場合)
  • その他(委任状など)


管轄外移転の必要書類

  • 株式会社本店移転登記申請書(旧所在地分と新所在地分)
  • 株主総会議事録(定款変更が必要な場合)
  • 株主リスト(株主総会議事録を付ける場合)
  • 取締役会議事録(取締役会がある場合)
  • 取締役決定書(取締役会がない場合)
  • その他(委任状、印鑑届書など)


本店移転で臨時株主総会議事録が必要な場合・不要な場合

定款を変更する場合は、株主総会の決議が必要になります。
定款の変更が必要な場合と、不要な場合の具体例をもとに説明します。

定款変更が必要な場合

(定款記載の本店所在地)東京都千代田区九段南1丁目1番15号
(本店移転先)     東京都千代田区九段南1丁目1番10号
具体的な本店所在地まで記載している場合は、管轄内移転でも定款変更が必要。

定款変更が不要な場合

(定款記載の本店所在地)東京都千代田区
(本店移転先)     東京都千代田区
本店所在地の最小行政区画(市町村・東京23区)までを記載する方法もあります。
この場合、記載内容の変更がないので定款変更は不要です。

まとめ

本店移転の翌日から2週間以内に、本店移転登記申請をしなければいけません。本店移転登記には、臨時株主総会議事録が必要になりますので、株主総会開催後は早めに議事録を作成しましょう。

臨時株主総会議事録の雛型は、法務局のホームページなどいろいろな所に掲載されています。雛型を使用する場合は、最新の書式のものか確認し、自社の実情に応じて修正して使いましょう。

株主総会を開催したときは、株主総会議事録の作成が必要です(会社法第318条第1項)。日頃から作成を習慣づけましょう。

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執筆者:GVA 法人登記 編集部(GVA TECH株式会社)/ 監修:GVA 法律事務所 コーポレートチーム

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