本店移転に必要な株主総会議事録のテンプレート・ひな形を紹介

本店を移転する際には本店移転登記をしなければならず、臨時株主総会議事録が必要になる場合があります。

そこで本記事では、本店移転の際に必要な臨時株主総会議事録の書き方やテンプレート・ひな形や、その他の必要書類、株主リスト、取締役決定書、取締役会議事録、登記申請書、登記申請書、
印鑑届書について紹介します。

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本店移転登記は管轄内移転なのか管轄外移転なのかによって必要書類が変わり、意外と必要書類が多いです。GVA 法人登記なら登記の知識がなくても簡単に必要書類が作成できますのでぜひお試しください。登録無料です。

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そもそも本店移転登記とは？

「本店移転登記」とは、法人や会社の所在地（本店）を変更する際に、その変更を法務局に届け出て登記することをいいます。会社の登記簿には、本店所在地のほかに、会社の名称（商号）、目的、代表取締役の住所や資本金などが記載されており、これらの内容に変更が生じた際も同様に登記手続きが必要になります。

本店移転登記における株主総会議事録とは？

本店移転登記をする際に、定款に規定がある場合や取締役会での決議ではなく、株主総会にて決議する場合は、株主総会議事録が必要です。
株主の同意確認をする場合や法的な効力が発生する場合は株主総会を開きます。それに伴い株主総会議事録の書類が必要になります。
株主総会議事録は、株主総会での決議内容を記録した書類であり、株主の総数、発行済株式の総数、出席取締役などが記載されています。

本店移転時の臨時株主総会議事録のひな型・テンプレートを紹介

具体的な事例をもとに、臨時株主総会議事録の雛型を記載いたします。自社の実情に応じた臨時株主総会議事録を作成しましょう。

本店移転時の臨時株主総会議事録雛型の注意点

本店を移転する際に必要になる臨時株主総会議事録の雛型は、雛型・見本・テンプレートなどの呼称で、法務局のホームページなどいろいろな所に掲載されています。

これらの本店移転時の臨時株主総会議事録雛型を使う場合は、次のことに注意しましょう。

• 自社の実情に応じて修正しましょう。日付や氏名・会社名など修正する必要がある箇所は多々ありますので、しっかりと確認し理解したうえで使いましょう。
• 雛型の形式が古い場合などもありますので、雛型の掲載日や更新日を確認して使いましょう。
• 株主総会を開催したときは、株主総会議事録の作成が必要です（会社法第３１８条第１項）。日頃から作成を習慣づけましょう。
• 株主総会議事録の作成時期についての規定はありません。しかし本店移転登記申請の期限が、移転日の翌日から2週間以内とされているため、早めに作成しましょう。

株主総会議事録や株主リストなどの本店移転登記書類は最小限のフォーム入力で簡単に作成できます

株主総会議事録は、記載事項が多く自分で一語一句間違えず正しく必要項目を入力していくとたくさんの時間がかかってしまうものです。
本店移転登記は、ほかにも登記申請書（管轄外の場合は管轄内外用の2通必要）や株主リストなど書類が多く、登記知識がない方が自力で正確にすべて作成することは手間や労力がかかる作業です。

ネットで登記書類を作成できるGVA 法人登記なら、本店移転の登記申請書はもちろん、株主総会議事録や株主リストなどの必要書類も同時に自動作成できます。収入印紙の同時購入もでき、郵送申請サポートもついていますので、法務局に行かずに本店移転登記ができます。

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本店移転登記の必要書類

本店移転の管轄内移転・管轄外移転の違い

本店を移転する場合の登記申請手続きは、移転場所が「現在の管轄法務局」の区域内か区域外かで違います。

管轄内移転・・・現在の管轄法務局の区域内で本店移転する場合
管轄外移転・・・現在の管轄法務局の区域外へ本店移転する場合

例えば東京都の場合、法務局の管轄は以下のとおりです。

• 渋谷出張所の管轄は渋谷区・目黒区
• 新宿出張所の管轄は新宿区

詳細は東京法務局のホームページで確認できます。

渋谷区から目黒区への移転は管轄内移転となり、渋谷区から新宿区への移転は管轄外移転となります。

本店移転登記の必要書類

管轄内移転と管轄外移転は、必要書類が違います。

管轄内移転の必要書類

• 株式会社本店移転登記申請書
• 株主総会議事録（定款変更が必要な場合）
• 株主リスト（株主総会議事録を付ける場合）
• 取締役会議事録（取締役会がある場合）
• 取締役決定書（取締役会がない場合）
• その他（委任状など）

管轄外移転の必要書類

• 株式会社本店移転登記申請書（旧所在地分と新所在地分）
• 株主総会議事録（定款変更が必要な場合）
• 株主リスト（株主総会議事録を付ける場合）
• 取締役会議事録（取締役会がある場合）
• 取締役決定書（取締役会がない場合）
• その他（委任状、印鑑届書など）

本店移転で臨時株主総会議事録が必要な場合・不要な場合

定款を変更する場合は、株主総会の決議が必要になります。
定款の変更が必要な場合と、不要な場合の具体例をもとに説明します。

定款変更が必要な場合

（定款記載の本店所在地）東京都千代田区九段南1丁目1番15号
（本店移転先）　　　　　東京都千代田区九段南1丁目1番10号
具体的な本店所在地まで記載している場合は、管轄内移転でも定款変更が必要。

定款変更が不要な場合

（定款記載の本店所在地）東京都千代田区
（本店移転先）　　　　　東京都千代田区
本店所在地の最小行政区画（市町村・東京23区）までを記載する方法もあります。
この場合、記載内容の変更がないので定款変更は不要です。

まとめ

本店移転の翌日から2週間以内に、本店移転登記申請をしなければいけません。本店移転登記には、臨時株主総会議事録が必要になりますので、株主総会開催後は早めに議事録を作成しましょう。

臨時株主総会議事録の雛型は、法務局のホームページなどいろいろな所に掲載されています。雛型を使用する場合は、最新の書式のものか確認し、自社の実情に応じて修正して使いましょう。

株主総会を開催したときは、株主総会議事録の作成が必要です（会社法第３１８条第１項）。日頃から作成を習慣づけましょう。

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オフィス移転で必要になる登記変更は、自分でやるにしても書類作成方法など調べる対象が多岐にわたります。

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・本店移転（管轄内移転・管轄外移転）
・役員変更（新任、辞任、重任、退任）
・役員の住所変更
・募集株式の発行
・商号変更
・目的変更
・株式分割
・剰余金等の資本組入れ
・ストックオプション

ステップに沿って入力するだけで必要書類の作成ができます

登記書類を作成する為には、現在の登記情報を確認し正確に入力する必要があります。

本来であれば、法務局にて有料で書類を取得し確認する必要がありますが、GVA 法人登記の、「登記情報自動反映サービス」をご利用いただきますと、システム内で現在の登記情報を無料で取得し、会社基本情報が書類作成画面に自動反映されます。登記知識のない方でもステップに沿って変更情報を入力するだけで簡単に登記書類の作成ができます。

GVA 法人登記で作成できる変更登記書類（本店移転の場合）

• 株主総会議事録
• 株主リスト
• 取締役決定書
• 取締役会議事録
• 登記申請書
• 登記申請書（管轄外用）
• 印鑑届書

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