オフィスの移転前後はやることが多くて、経験がないといつ、何から手をつければよいかわからないという人も少なくないでしょう。
この記事ではオフィス移転のスケジュールや進めるべきアクション、文末にはチェックリストをまとめました。初めてのオフィス移転をスムーズに行ううえでの参考にしてください。
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オフィスの移転プロジェクトは6か月前くらいから立ち上げて、動き始める必要があります。
まずは大まかな移転方針を決めるところから、移転プロジェクトは始まります。プロジェクトチームのメンバーを招集したのちは、次の3つのポイントを検討していきます。
経営層から現場までヒアリングを行い、オフィススペースの利便性や立地などにおける課題を洗い出します。経営層とは、ブランディングや採用促進など、オフィス移転で達成したい経営上のゴールについても整理しましょう。
また、ここからオフィス移転及びその後の対応事項までのスケジュールを引いてしまいましょう。
業者選定については、各機能についてバラバラに業者に依頼する場合は、次のような業者が必要です。
現在では、こうした各プロセスをワンストップで対応してくれるオフィス移転の専門業者もいます。費用対効果を比較して適した業者を利用しましょう。
オフィスの場合移転前に内装の工事を済ませる必要があるため、物件の確定は早めに行う必要があります。
次のような点を基準に、移転目的と合ったオフィスを選定します。
不動産業者との交渉はもちろんですが、経営層も含めた社内決済が必要になるケースも多いので、早めに動いて社内外の調整を完了させましょう。
オフィスの解約は契約書にて6か月前に告知しなければ違約金が発生するケースが多いです。オフィス移転を実行することが決まったら、早めに解約予告を入れましょう。そのうえで、原状回復における条件や費用をオーナーと調整してください。
移転の大枠が決まったのちは、移転前に完了させる必要があるオフィス内装に関する調整を進めます。
物件が決まったら、早速オフィスデザインを検討していきます。実際にはオフィス移転の専門業者、もしくは既に選定済みの内装やOA、ICT関連の業者と調整していくことになるでしょう。
まずオフィス内のデザイン・レイアウトを検討します。社員が働きやすい機能性に目を配るのはもちろんですが、コーポレートカラーやブランディングなども踏まえたデザインの統一感などにも気を配る必要があります。
また、オフィス家具やOA機器、セキュリティなどの設備についても併せて整理を進めていきます。必要に応じてIT設備などのコンサルティングを受けて、ソリューションをオフィスデザインに取り入れましょう。
当初整理した現状のオフィスにおける課題や移転の目的を業者と整理しながら、最適なオフィスデザインを構築していきます。
見積もり内容や費用が、プロジェクトのゴールに見合っていることが確認できたら、内装に関する工事の契約を行い、工事を始めてもらいます。またオフィス家具やセキュリティ、OA機器などの発注も進めていきます。
移転日まで2か月程度のところから、自社と関連する企業・団体への挨拶や移転に関する告知などを進めていきます。社員への告知や説明会の実施も忘れてはいけません。
具体的には、次のような対応が必要となります。
関係先への移転の連絡は1か月前には書面やメールなどで連絡したいところ。２か月前くらいから連絡が必要な先のリストアップをします。顧客や取引先はもちろんですが、金融機関や会計士・税理士などの委託機関、備品のリース会社や加盟団体など、想像より多岐にわたるケースが多いので、優先順位をつけて速やかに連絡を進めましょう。
連絡先がまとまったら挨拶状や挨拶メールを準備して配布します。重要顧客などで電話・訪問などを伴う場合には、調整して、事前に回りきれるように担当者のスケジュールを調整しましょう。
また、たとえば次のような住所が記載されている書類や備品を新住所に変更します。
など
また、社員への告知や説明会も進めましょう。説明不足のせいで、社員の理解を充分に得られず、不本意な移転となっては本末転倒です。移転の背景や移転後のオフィスのコンセプトなどについて社員と共有しておきましょう。
ここからは移転当日、もしくは移転後の省庁などへの手続きについて紹介します。
プロジェクトチームで移転時の作業分担や当日のタイムテーブルを作っておき、それに従って当日は行動しましょう。また、運搬する備品の種類・個数を記録しておきます。
プロジェクトチームの担当者の少なくとも数名は引っ越し会社と連絡を取れるようにしておきます。また、新旧の物件双方について、前後に傷がないかを確認し、気になる箇所は写真を取って証跡をのこしておきましょう。
運搬が完了したら、備品のチェックをして、過不足や破損がないことを確認して、備品を整理したら移転は完了です。
移転後は次のように多くの省庁に届け出が必要になります。期日が近いものも多いので、計画的に進めていきましょう。
なお、それぞれ次のような専門家に各手続きの委託が可能です。
社内で完遂するのが難しいと感じたら、事前に各委託先に相談してみましょう。
事前に移転の連絡は済ませてあっても、改めて移転の事実を連絡するのが一般的です。連絡先リストに沿って、告知していきます。
また、必要に応じてWebサイト・広告などで移転の事実を世間一般に公表する場合も。移転オフィスのブランディング上の効果と広告費用をふまえて、実施を検討しましょう。
最後に、オフィス移転において必要なタスクをチェックリスト形式でまとめました。ぜひご参考ください。
オフィスの移転は家の引っ越しよりも大掛かりになるため、半年ほど前から計画的に進めていくことが大切です。取り組むべきプロセスも多岐にわたるので、プロジェクトチームを組んで、前もってスケジュールを建てて進めましょう。
やることが多くて覚えきれないという場合は、ぜひ今回の記事に掲載したチェックリストを参考にしてください。
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