オフィス移転のスケジュールとやるべきことのチェックリスト

本店移転
投稿日:2022.07.14
オフィス移転のスケジュールとやるべきことのチェックリスト

オフィスの移転前後はやることが多くて、経験がないといつ、何から手をつければよいかわからないという人も少なくないでしょう。

この記事ではオフィス移転のスケジュールや進めるべきアクション、文末にはチェックリストをまとめました。初めてのオフィス移転をスムーズに行ううえでの参考にしてください。

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6か月前までに準備すること

オフィスの移転プロジェクトは6か月前くらいから立ち上げて、動き始める必要があります。

移転方針を決める

まずは大まかな移転方針を決めるところから、移転プロジェクトは始まります。プロジェクトチームのメンバーを招集したのちは、次の3つのポイントを検討していきます。

  • 現状のオフィスの課題や移転の目的
  • 移転の大まかなスケジュール
  • 依頼業者の選定


経営層から現場までヒアリングを行い、オフィススペースの利便性や立地などにおける課題を洗い出します。経営層とは、ブランディングや採用促進など、オフィス移転で達成したい経営上のゴールについても整理しましょう。

また、ここからオフィス移転及びその後の対応事項までのスケジュールを引いてしまいましょう。

業者選定については、各機能についてバラバラに業者に依頼する場合は、次のような業者が必要です。

  • 不動産業者
  • 内装業者、OA機器業者
  • 引越し業者
  • IT設備などのコンサル業者


現在では、こうした各プロセスをワンストップで対応してくれるオフィス移転の専門業者もいます。費用対効果を比較して適した業者を利用しましょう。

移転オフィスの選定

オフィスの場合移転前に内装の工事を済ませる必要があるため、物件の確定は早めに行う必要があります。

次のような点を基準に、移転目的と合ったオフィスを選定します。

  • 立地・アクセス
  • 物件の価格水準
  • 社員の平均的な通勤時間
  • 銀行、郵便局、病院、商業施設などの周辺施設
  • 業務に集中できる環境か


不動産業者との交渉はもちろんですが、経営層も含めた社内決済が必要になるケースも多いので、早めに動いて社内外の調整を完了させましょう。

現在のオフィスの解約に向けた手続き

オフィスの解約は契約書にて6か月前に告知しなければ違約金が発生するケースが多いです。オフィス移転を実行することが決まったら、早めに解約予告を入れましょう。そのうえで、原状回復における条件や費用をオーナーと調整してください。

4か月前までに準備すること

移転の大枠が決まったのちは、移転前に完了させる必要があるオフィス内装に関する調整を進めます。

オフィス内装デザインを考える

物件が決まったら、早速オフィスデザインを検討していきます。実際にはオフィス移転の専門業者、もしくは既に選定済みの内装やOA、ICT関連の業者と調整していくことになるでしょう。

まずオフィス内のデザイン・レイアウトを検討します。社員が働きやすい機能性に目を配るのはもちろんですが、コーポレートカラーやブランディングなども踏まえたデザインの統一感などにも気を配る必要があります。

また、オフィス家具やOA機器、セキュリティなどの設備についても併せて整理を進めていきます。必要に応じてIT設備などのコンサルティングを受けて、ソリューションをオフィスデザインに取り入れましょう。

当初整理した現状のオフィスにおける課題や移転の目的を業者と整理しながら、最適なオフィスデザインを構築していきます。

工事の正式な契約・施工開始

見積もり内容や費用が、プロジェクトのゴールに見合っていることが確認できたら、内装に関する工事の契約を行い、工事を始めてもらいます。またオフィス家具やセキュリティ、OA機器などの発注も進めていきます。

1~2か月前までに行っておくべきこと

移転日まで2か月程度のところから、自社と関連する企業・団体への挨拶や移転に関する告知などを進めていきます。社員への告知や説明会の実施も忘れてはいけません。

移転に向けた挨拶や情報発信

具体的には、次のような対応が必要となります。

  • 関係のある企業・団体への連絡・挨拶
  • 社内書類やWebサイトの準備
  • 社員へのオフィス移転に関する説明


関係先への移転の連絡は1か月前には書面やメールなどで連絡したいところ。2か月前くらいから連絡が必要な先のリストアップをします。顧客や取引先はもちろんですが、金融機関や会計士・税理士などの委託機関、備品のリース会社や加盟団体など、想像より多岐にわたるケースが多いので、優先順位をつけて速やかに連絡を進めましょう。

連絡先がまとまったら挨拶状や挨拶メールを準備して配布します。重要顧客などで電話・訪問などを伴う場合には、調整して、事前に回りきれるように担当者のスケジュールを調整しましょう。

また、たとえば次のような住所が記載されている書類や備品を新住所に変更します。

  • 契約書
  • 請求書
  • 印鑑・名刺・社員証など
  • Webサイトの企業概要

など

また、社員への告知や説明会も進めましょう。説明不足のせいで、社員の理解を充分に得られず、不本意な移転となっては本末転倒です。移転の背景や移転後のオフィスのコンセプトなどについて社員と共有しておきましょう。

移転直前から移転後の手続き

ここからは移転当日、もしくは移転後の省庁などへの手続きについて紹介します。

移転直前~当日

プロジェクトチームで移転時の作業分担や当日のタイムテーブルを作っておき、それに従って当日は行動しましょう。また、運搬する備品の種類・個数を記録しておきます。

プロジェクトチームの担当者の少なくとも数名は引っ越し会社と連絡を取れるようにしておきます。また、新旧の物件双方について、前後に傷がないかを確認し、気になる箇所は写真を取って証跡をのこしておきましょう。

運搬が完了したら、備品のチェックをして、過不足や破損がないことを確認して、備品を整理したら移転は完了です。

関係省庁や機関への届け出

移転後は次のように多くの省庁に届け出が必要になります。期日が近いものも多いので、計画的に進めていきましょう。


なお、それぞれ次のような専門家に各手続きの委託が可能です。

  • 法務局:司法書士
  • 税務署、都道府県税事務所:公認会計士・税理士
  • 社会保険事務所、労働基準監督署:社会保険労務士


社内で完遂するのが難しいと感じたら、事前に各委託先に相談してみましょう。

移転の告知

事前に移転の連絡は済ませてあっても、改めて移転の事実を連絡するのが一般的です。連絡先リストに沿って、告知していきます。

また、必要に応じてWebサイト・広告などで移転の事実を世間一般に公表する場合も。移転オフィスのブランディング上の効果と広告費用をふまえて、実施を検討しましょう。

事務所・オフィス移転のチェックリスト

最後に、オフィス移転において必要なタスクをチェックリスト形式でまとめました。ぜひご参考ください。

~6か月前

  • 移転プロジェクトの立ち上げ
  • 現状のオフィスの課題や移転目的の整理
  • 移転のスケジュールの策定
  • 依頼する業者の選定


  • 移転先のオフィスを選ぶ
  • 解約予告の通知
  • 原状回復における条件・費用の確定


~4か月前

  • オフィスデザイン・レイアウト検討
  • オフィス家具・OA機器・セキュリティなどの設備の整理
  • 見積もり内容や費用の確認
  • 内装工事の契約
  • 工事開始


~2か月前

  • オフィス移転連絡を行う相手のリストアップ
  • オフィス移転の連絡・挨拶状の準備
  • オフィス移転の電話連絡の対応
  • オフィス移転に伴う挨拶のスケジュールと訪問実行


  • 住所が書かれた備品や書類の住所変更
    • 契約書
    • 請求書
    • 印鑑・名刺・社員証など
    • Webサイトの企業概要
  • 社内への移転告知や説明会


移転直前

  • 当日のタイムスケジュール、作業分担リストの作成
  • 搬出する荷物の種類・数のリストアップ


移転当日

  • 新旧オフィスの傷などを確認し写真撮影
  • 搬入後の荷物の開封、過不足がないことの確認
  • 搬入荷物の傷・破損がないことの確認


移転後の関係省庁や機関などへの届け出

  • 法務局
  • 税務署
  • 都道府県税事務所・市区町村
  • 社会保険事務所
  • 労働基準監督署・公共職業安定所(ハローワーク)
  • 郵便局
  • 消防署
  • 警察署


まとめ

オフィスの移転は家の引っ越しよりも大掛かりになるため、半年ほど前から計画的に進めていくことが大切です。取り組むべきプロセスも多岐にわたるので、プロジェクトチームを組んで、前もってスケジュールを建てて進めましょう。

やることが多くて覚えきれないという場合は、ぜひ今回の記事に掲載したチェックリストを参考にしてください。

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執筆者:GVA 法人登記 編集部(GVA TECH株式会社)/ 監修:GVA 法律事務所 コーポレートチーム

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