定款を紛失したらどうする?

株式会社の基礎知識
定款を紛失したらどうする?

会社を設立する際には、必ず定款を作成しなければなりません。定款は、会社の組織や業務内容を規定している重要な文書です。

したがって、大切に保管しておく必要があり、万が一紛失した場合、登記申請や許認可申請等に支障が出る可能性があります。ここでは、定款を紛失した際の対処法をご説明します。

定款とは?

定款は、会社の商号、本店所在地、事業目的、役員の選出方法や任期、事業年度など、会社を運営する際の基礎となる事項を規定した重要なものです。また、定款を添付書類とする登記申請の際には、法務局に提出しなければなりません。

会社を国に例えると、「憲法」のような存在といったほうが、わかりやすいかもしれません。それほど、会社にとっては重要な文書の一つですから、保管についても細心の注意を払う必要があります。

定款の種類

定款には、いくつか種類があります。

まず、会社を設立する際に作成される定款には、「紙定款」と「電子定款」の2種類があります。

「紙定款」とは、文字どおりパソコンやワープロで作成して印刷・押印したものです。会社設立の際には、通常この「紙定款」を3部準備して、公証役場で認証を受けることになります。認証後には、1部を公証役場で保存され、2部が会社用として返却されます。そして、その中の1部を設立登記の際に法務局に提出します。したがって、残り1部が会社保存用となります。

「電子定款」とは、電磁的記録をもって作成され、インターネットを使用したオンライン申請により、公証役場で認証された定款です。認証時に、公証役場から認証済みの定款のデータを受け取ることができます。

もう一つの分類方法として、「原始定款」と「現行定款」の2種類があります。

「原始定款」とは、会社を設立する際に作成した最初の定款のことです。したがって、認証後に公証役場から受け取る「紙定款」や「電子定款」のデータは、ともに「原始定款」ということになります。

一方、会社を運営していく過程で、「原始定款」を見直し、一定の手続きを行って、定款の内容を変更することがあります。このうち最新の定款を「現行定款」といいます。つまり、定款の「最新版」です。

紛失した際の対処法①(謄本の再発行)

定款を紛失した際の対処法としてまず1つ目は、公証役場に定款の謄本を再発行してもらう方法です。

認証を受けた「原始定款」は、公証役場で20年間保管されています。したがって、定款の認証から20年以内であれば、「紙定款」の認証した公証役場に行って請求することで、「原始定款」の謄本(コピー)を入手することができます。

「電子定款」の場合は、法務省のオンラインシステムを使い、「同一の情報の提供の請求」という手続きを行うことで、「原始定款」の書面又はデータを交付してもらうことができます。

ひとつ注意なのが、公証役場から入手できる定款はあくまでも設立時の原始定款であり、設立後に定款変更をしている場合は、現行定款を取得することはできません。

紛失した際の対処法②(法務局での閲覧)

2つ目の方法は、法務局での閲覧です。

会社の設立登記はもちろん、その後の定款変更を原因とする変更登記でも、添付資料として法務局に定款を提出しているはずです。そこで、直近で提出した定款を法務局で閲覧することで、定款の内容が分かることになります。

なお、この方法にはデメリットがあり、定款が発行されるのではなく、あくまでも以前提出した定款を閲覧するに過ぎないというものです。そのため、定款をコピーすることもできませんので、閲覧時にスマホやデジタルカメラで撮影するしかありません。

さらに、添付書類の保存期間が10年間ということです。そのため、登記申請から10年経過している場合には、閲覧できない場合があります。

紛失した際の対処法③(司法書士等に確認)

3つ目の方法は、行政書士や司法書士等に確認する方法です。

会社を設立する際に定款の作成・認証を司法書士や行政書士に依頼した場合には、その司法書士等が「原始定款」の複写やデータを保存している可能性があります。公証役場への再発行、法務局への閲覧手続きをする前に確認をして、司法書士等が保存しているようであれば、事情を話し、データ等を送ってもらうようにします。

また、設立登記や定款変更を原因とする登記の際に手続きを司法書士に依頼した場合には、その司法書士が「原始定款」又は「現行定款」を複写やデータで保存している可能性があります。公証役場への再発行、法務局への閲覧手続きをする前に確認をして、司法書士が保存しているようであれば、事情を話し、データ等を送ってもらうようにします。

紛失した際の対処法④(再作成する)

4つ目の方法は、再作成する方法です。

上記でご紹介した3つの方法ができない場合には、定款を新たに作成するしかありません。なお、定款は会社の基本事項を規定した大切な文書ですから、再作成はきちんとした手順を踏まなければなりません。

まず、法務局から最新の「登記事項証明書」を取り寄せます。そして、記載されている商号、目的、本店所在地、公告する方法、発行可能株式総数、株式の譲渡制限に関する規定などから、新たに定款を作成します。

そして、株主総会に再作成した定款を提示し、新たに作成した定款を「現行定款」とする決議を行います。この決議によって、定款の変更が完了します。

なお、株主総会における「定款の変更」は、特別決議です。特別決議とは、議決権を行使することができる株主の議決権の過半数を有する株主が出席した上で、出席した当該株主の議決権の 3 分の 2 以上の賛成により、承認される決議です。

まとめ

定款は会社にとって重要な書面の一つです。万が一紛失したら、ご紹介した方法で対処しましょう。

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執筆者:GVA 法人登記 編集部(GVA TECH株式会社)

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