労働者の雇い入れを行う場合には、氏名住所をはじめ、従事する業務内容や経歴などの管理を行う上で必要となる情報を記録しておく必要があります。
管理上必要となる情報を正確に記録しておくことで、労使間の無用なトラブルを避けることにも繋がるため、正確な記録が必要となります。
本記事では、労働基準法で作成が義務付けられている社員名簿の記載事項や保存期間などについて解説をしています。初めて社員名簿の作成を行う方や、労働者の雇い入れを考えている方は、ぜひ参考にしてください。
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社員名簿は、労働基準法107条により作成が義務付けられており、労働者の氏名や生年月日、履歴などを記入する書類です。
店舗や支社、営業所といった事業場ごとに作成する必要があり、記入すべき事項に変更があった場合には、遅滞なく訂正することが必要とされます。
原則として社員名簿は、正社員や契約社員、アルバイト、パートといった雇用形態を問わず、雇い入れている労働者全てについて作成しなければなりません。
しかし、会社と日々雇用契約を締結する形の日雇い労働者に関しては、社員名簿の作成が不要とされます。
また派遣労働者を使用している場合は、雇用する派遣元が社員名簿を作成するため、派遣先において社員名簿を作成する必要はありません。
労働基準法では、労働者を雇い入れた場合に、会社に対して作成が義務付けられている法定帳簿と呼ばれる書類が存在します。社員名簿も法定帳簿の1つであり、同様に作成が義務付けられている賃金台帳や出勤簿と併せて法定三帳簿とも呼ばれています。
賃金台帳や出勤簿は、次のような目的で作成される書類です
労働基準法108条により作成が義務付けられている書類であり、労働者の賃金を管理するために作成されます。賃金計算の基礎となる事項や賃金の額などを賃金支払いの度に記入しなければなりません。
労働日数や労働時間を記入する書類であり、労働関係に関する重要な書類として作成が義務付けられています。労働者の日ごとの労働時間や時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間などを正確に把握するために作成されます。
社員名簿と同様に、労働者の情報を記録するために作成される書類として、労働者名簿がありますが、両者の内容に違いはなく、単に異なる名称で呼ばれているだけに過ぎません。
また社員台帳や従業員名簿と呼ばれる場合もありますが、労働者名簿と同じく名称が異なっているだけで、全て社員名簿と同様に法定帳簿として扱われる書類です。
社員名簿の記載事項は、労働基準法で定められており、次のとおりです。
原則として上記記載事項全てを記入する必要がありますが、例外として常時30人未満の労働者を使用する事業においては、従事する業務の種類を記入する必要はありません。
社員名簿には、労働基準法で定められた事項の他に、会社が労働者の管理や手続き上必要となる事項を任意で記入することも可能です。
任意記載事項としては、社会保険、雇用保険に関する事項や連絡先としての電話番号を記入することが多くなっています。
社会保険に関する事項や電話番号などは、労働者の個人情報であるため、管理上の必要があっても、労働者の同意を得た上で記入することが必要です。
またマイナンバーは、法律や条例に定められた手続きに限定して収集できる情報であるため、他の目的にも使用される社員名簿への記入は避けなければなりません。
社員名簿をはじめとする法定帳簿には、労働基準法によって保存期間が定められています。
そのため、定められた保存期間中は、誤って廃棄されないように保存期間や保管方法に注意することが必要です。また電子データで保存する場合には、後述する条件を満たさなくてはなりません。
社員名簿は、労働基準法109条によって、労働関係に関する重要な書類とともに、5年間保存することが義務付けられています。
2020年の法改正によって、保存期間が3年間から5年間に延長されましたが、経過措置として当面の間は改正前と同様に3年間の保存で問題ないとされています。
保存期間の起算日は、労働者の死亡、退職又は解雇の日とされています。また同じ法定帳簿である賃金台帳や出勤簿の保存期間の起算日は、次のようになっており、混同しないようにしっかりと区別する必要があります。
最後の記入をした日（労働者の最後の賃金について記入した日）
その処理が完結した日（労働者が最後に出勤をした日）
社員名簿の保存形式については定めがないため、紙媒体での保存であっても電子データでの保存であっても良いとされています。ただし電子データで保存する場合にあっては、次の条件を満たす必要があります。
社員名簿は労働基準監督署の調査の際に提出が求められることがあり、雇用保険の手続きにも必要となる場合があるため、紙や電子データといった形式を問わず、適切に保存することが必要です。
社員名簿をはじめとした法定帳簿は、労働基準法によって作成と保存が義務付けられた労働者の管理を行う上で欠かすことのできない重要な書類です。法定帳簿の重要性の高さから作成や保存の義務に違反した場合には罰則も予定されています。
罰則の内容は、労働基準法120条に定められており、法定帳簿の作成や保存の義務に違反した場合には30万円以下の罰金が科せられるおそれがあります。
労働基準法の罰則としては、最も軽い30万円以下の罰金ですが、労働基準法違反として罰金を科せられるようなことがあれば、会社の信頼を損ないかねないため、適切な作成管理が必要です。
原則として労働者を1人でも雇い入れた場合には、社員名簿をはじめとする法定帳簿を作成しなければなりません。作成を怠ったり不備があったりした場合には、罰則も予定されており、適正に作成保存を行うことが必要となります。
本記事では、社員名簿の記載事項、保存期間及び形式、違反した場合の罰則などについて解説を行ってきました。
社員名簿は労働者の管理を行う上で非常に重要な書類であり、不備があれば労使間のトラブルにも繋がりかねないため、本記事を参考に適正に作成保存しましょう。
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