雇い入れを行った場合には、労働者の管理のために、氏名住所や労働時間、出勤欠勤などを記録する必要があります。
雇い入れや賃金支払いをはじめとした労働関係に関する重要な書類は、労使間のトラブルを未然に防ぐためにもしっかりと作成し、適切に保管することが重要です。
本記事では、労働者の雇い入れを行った場合に、作成が義務付けられている法定三帳簿の種類と内容、保存期間などについて解説しています。労働者の雇い入れを行おうと考えている方は、ぜひご参考ください。
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労働基準法では、労働者の雇い入れを行った場合に、後述の事項を記載した書類を作成し、定められた期間保存することが義務付けられています。
労働基準法で作成が義務付けられている「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」を併せて、法定三帳簿と呼び、記載すべき事項や保存期間がそれぞれ法令で定められています。
法定三帳簿は、労働保険や社会保険の手続きを行う際に添付を求められることがあるだけでなく、労働基準監督署の調査で提出を求められることもあるため、しっかりと不備がないように作成しなければなりません。
労働者名簿は、労働基準法107条により、作成が義務付けられている書類です。労働者ごとに店舗や営業所、工場などの事業場単位で作成し、記入すべき事項に変更があった場合には、遅滞なく訂正しなければなりません。
労働者名簿の記載事項は次のとおりです。
上記の法で定められた記載事項の他に、会社が労働者を管理する上で必要となる事項を任意で設けることも可能です。任意記載事項には、電話番号などの連絡先や社会保険に関する事項を設けることが多くなっています。
また常時30人未満の労働者を雇用する会社であれば、労働者名簿に従事する業務の種類を記載する必要はありません。
賃金台帳は、労働基準法108条により、作成が義務付けられている書類です。
労働者名簿と同様に事業場単位で作成し、賃金計算の基礎となる事項や賃金の額、その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払いの都度記入する必要があります。
賃金台帳の記載事項は、次のとおりです。
労働時間数や時間外、休日、深夜労働時間数の記載が求められますが、始終業の時刻や休憩時間数まで記載する必要はありません。
賃金台帳の作成対象は、正社員やアルバイト、パートなど雇用形態を問わず、雇用している労働者全員ですが、日雇い労働者に関しては、賃金計算期間を記載することは不要となっています。
また一般的な給与明細では、法で定められた記載事項を網羅していないことが多く、賃金台帳に代えることは、原則としてできません。
出勤簿は、労働者名簿や賃金台帳と異なり、労働基準法上明文の規定はありません。しかし適切な労務管理を行うために必要な労働関係に関する重要な書類として、作成が義務付けられています。
労働者名簿や賃金台帳と同様に事業場単位で作成する必要があり、記載事項は次のとおりです。
単純に出勤日や労働時間数を記載するだけでは、通常の労働時間か時間外、休日、深夜労働時間のいずれに該当するのか判断できないため、上記のように記載し、正確に労働時間を把握します。
また出勤簿の様式に定めはないため、ExcelやWordでの作成はもちろんこと、労働者の自己申告による手書きでの作成も可能です。
ただし、自己申告による労働時間の把握は、タイムカードやパソコンの使用時間など客観的な方法によることが困難な場合に限られます。
また自己申告による労働時間と客観的な方法により、把握した在社時間に著しい乖離がないか調査することや、自己申告制度について十分な説明を行うことなどが必要となります。
自己申告による労働時間の把握は、あくまでも客観的な方法による労働時間の把握が困難な場合の例外的な方法であり、労働時間の改ざんなどを防ぎ、正確な労働時間を把握するためにも、客観的な方法による労働時間の把握に努めることが必要です。
法定三帳簿の保存期間は、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿のいずれも5年間（当分の間は3年間）とされていますが、保存期間の起算日はそれぞれ異なっており、次のとおりとなります。
労働者の死亡、退職又は解雇の日
最後の記入をした日（労働者の最後の賃金について記入した日）
その処理が完結した日（労働者が最後に出勤をした日）
法定三帳簿それぞれで保存期間の起算日が異なっているため、管理する上で各々の起算日をしっかりと把握し、誤って廃棄することがないようにしなければなりません。
また保存する形式に定めはないため、電子データでの保存も可能ですが、労働基準監督署の調査などに対して、直ちに必要事項を明らかにして、提出できるシステムであることなどが必要です。
源泉徴収簿は、提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間保存する必要があります。そのため、賃金台帳と源泉徴収簿を兼ねている場合には、保存期間が7年間となることに注意してください。
労働者名簿、賃金台帳、出勤簿のいずれも、義務違反に対する罰則が設けられており、違反した場合には、労働基準法120条により30万円以下の罰金が科されるおそれがあります。
そのため帳簿に記載すべき事項をしっかりと守り、適切な管理を行って、定められた期間保存することが必要です。
雇い入れた労働者を適切に管理するためには、しっかりと労働時間や賃金支払いに関する記録を付けることが必要です。
法定三帳簿は、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿のいずれも労働者の管理を行う上で必要となる重要な事項を記載する書類であるため、作成に当たって間違いがあってはなりません。
本記事では、法定三帳簿それぞれについて、必要となる記載事項や注意すべき点、保存期間などについて解説をしてきました。
法定三帳簿に関しては、義務違反の罰則も予定されているため、本記事で解説した知識を参考にしっかりと作成し、管理保存を行いましょう。
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