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「株主名簿」と聞くと「株主の名前や所有株式数が入っている名簿ですよね？」というイメージをお持ちの方は多いと思いますが、実際に作成したり、必要になったという経験のある方は少ないかもしれません。
本記事では株主名簿について記載される項目や作成の目的、似たような言葉の「株主リスト」との違いについて解説します。
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株式を発行する会社が、自社の株主状況を把握、管理するために作成する名簿です。会社法では、会社の設立時に作成することが義務付けられており、株式の売買や相続などで譲渡が発生した場合や記載内容に変更が生じたら更新し最新の状況に整備しておく必要があります。
株主名簿には特定の書式やフォーマットはなく、以下の項目を満たすリスト形式の書類であれば問題ありません。
以上を記載した名簿を作成し、会社の本店で保管します。
なお、株式の売買などにより株主や株式数の変動が日常的に発生する上場会社の株式名簿は、株式振替制度のもと、証券会社などの口座管理機関を通じて管理されます。
上述したように株主名簿を作成する目的は「自社の株主状況を把握、管理する」ことです。
もちろん、何らかの手続き時に提出したり、株主からの株主名簿記載事項を記載した書面の交付請求、債権者からの閲覧請求請求がなされる場合も必要になりますので、常に最新の株主状況を把握できるようになっていることが必要です。
株主名簿と似た用語に「株主リスト」があります。ほぼ同義ともいえそうな単語ですが、会社法上の規定では若干異なることになっています。同じものと認識で作成してしまわないよう、どちらが必要なのか確認するようにしましょう。
株主リストでは以下の項目が必要になります。株主名簿と比較すると、株式数や議決権に比重が置かれていますが、これは株主総会が本当に開催され決議されたことの証明の一つとして扱われるためです。
※全ての株主でなくとも、上位10名または議決権の上位2/3のいずれか少ない人数がリストに記載されていれば問題ありません。ただし、同順位の株主がいる場合は全ての記載が必要です。その場合10名以上の記載が必要になることがあります。
株主リストは、平成28年の商業登記規則の改正により、登記申請時に株主総会議事録を提出するときは、セットで提出することが必要になりました。「登記申請の際に株主リストが必要な場合がある」と覚えておきましょう。
なお、法務省のWebサイトの株主リストに関するよくあるご質問では株主リストについてQ&A形式で詳しく解説されているのでご参考ください。
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