臨時株主総会議事録のテンプレートを紹介！本店移転や目的変更などの定款変更時に使用できます

会社のさまざまな重要事項について意思決定をする機関が株主総会です。会社の所有者である株主が参加し重要な方針や役員を決める会社において最も重要な意思決定機関です。
※株主総会で決議する事項は、定款の規定や取締役会を設置しているかなどの会社の状況によって異なる場合があります。

議事録の作成は法令で定められているのはもちろん、登記申請などの際に提出が必要な書類ですが、使用頻度が低いためほとんどの方にとって自分で用意するのはハードルが高いといえます。本記事では、議事録の作成が必要になった方向けに株主総会のうち「臨時株主総会」についての概要と、議事録のテンプレート・書式を紹介します。

臨時株主総会とは？

事業年度終了日の3ヶ月以内のタイミングで開催されるのが定時株主総会です。決算の承認や役員の任期満了による退任や改選、配当に関する決議など定期的に発生する決議のほとんどは定時株主総会で決議されます。

それ以外のタイミングで株主総会での決議が必要な変更が生じる際に開催するのが「臨時株主総会」です。ここで決議されるのは、本店移転や目的変更などの定款変更、増資に伴う新株発行、役員に辞任などが生じた場合の欠員補充のための選任などがあります。

「臨時」というだけあって急な開催となることも多く、総会の招集や、事前の取締役会での決議、決議後の変更登記申請など準備や手続きの負担が大きくなるという特徴もあります。

関連記事：株主総会とは？決議される事項から開催方法、必要な手続きについて解説します

臨時株主総会議事録とは？

株主総会を開催したら議事録を作成することが法律で定められています。実務上も総会後に行う登記申請や税務調査時に提出を求められる機会がありますので必ず用意しましょう。

関連記事：本店移転の際に必要な臨時株主総会議事録の書き方

臨時株主総会議事録のひな型・テンプレートを紹介

議事録に記載される内容は定時でも臨時でも大きくは変わらず、議案と議決状況を中心に記載します。

以下は法務局のWebサイトからダウンロードできる目的変更に伴う変更登記申請書のテンプレート内にある臨時株主総会議事録のページです。こちらのフォーマットをひな型として議事録を作成することで手間や時間を抑えることが可能です。

会社の定款に記載されている目的を変更する場合、株主総会の決議が必要になります。登記申請時に議事録を添付するため、登記申請添付書類に含まれています。目的変更以外の変更登記申請においても、株主総会での決議が必要なものは同様に議事録の添付が必要になります。

※申請種類ごとのテンプレートについては商業・法人登記の申請書様式もご参考ください。

自分で株主総会議事録を作成するのは難易度が高い

株主総会議事録は記載すべき内容が法律で定められており、テンプレートがあるとはいえ、知識やスキルのない方にとっては適切に作成するのが難しい作業です。
どんな目的で株主総会議事録を作成するかにもよりますが、会社の変更登記申請のためであれば、本記事で紹介する「GVA 法人登記」のようなサービスを利用することで登記申請書と合わせて株主総会議事録などの添付書類も作成が可能です。ゼロから自力で作成するのに比べると時間や手間を大きく軽減できるのでこのようなサービスを活用するのも良い方法です。

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GVA 法人登記は、株式、合同、有限会社の役員変更や本店移転登記など、10種類以上の変更登記に対応しており、複数の書類作成も可能です。

GVA 法人登記が対応している登記種類

・本店移転（管轄内移転・管轄外移転）
・役員変更（新任、辞任、重任、退任）
・役員の住所変更
・募集株式の発行
・商号変更
・目的変更
・株式分割
・剰余金等の資本組入れ
・ストックオプション

各登記種類の料金は、以下で説明しています。

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ステップに沿って入力するだけで必要書類の作成ができます

登記書類を作成する為には、現在の登記情報を確認し正確に入力する必要があります。

本来であれば、法務局にて有料で書類を取得し確認する必要がありますが、GVA 法人登記の、「登記情報自動反映サービス」をご利用いただきますと、システム内で現在の登記情報を無料で取得し、会社基本情報が書類作成画面に自動反映されます。登記知識のない方でもステップに沿って変更情報を入力するだけで簡単に登記書類の作成ができます。

GVA 法人登記で作成できる変更登記書類（例）

・登記申請書
・株主総会議事録
・株主リスト
・印鑑届出書
・就任承諾書（役員就任・重任）
・辞任届（役員辞任）
・準備金・剰余金の額に関する証明書（剰余金の資本組み入れ）
・総社員の同意書（合同会社）
・業務執行社員の同意書（合同会社）

さらにGVA 法人登記で登記書類を作成していただいた方全員に「登記申請手続きマニュアル」をお渡ししております。作成した登記書類の製版方法や、押印する場所についてすべてまとめておりますので、流れの通りに進めるだけで手続きを終えることができます。

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