会社の商号変更登記とは?登記書類をオンラインで安く作成する方法

商号変更
商号変更

01.
社名変更に伴う会社(法人)の商号変更登記(株式会社)の手続き方法の手順でお困りではありませんか?

会社(法人)の社名(商号)を変更した場合、変更があった日から2週間以内に商号変更の登記手続きを行う必要があります。商号変更の登記手続きは、管轄の法務局(登記所)に申請書を提出し、審査を受ける必要があります。また、支店を持つ会社は支店所在地の登記事項でもありますので、支店所在地の管轄法務局にも、変更から3週間以内に登記申請をする必要がありますので注意が必要です。

書類の内容に不備があれば当然ですが訂正が必要になります。訂正は、再度調べ直したり、法務局へ出向く必要があったりと、想像以上に煩雑な作業です。したがってこれまでは、登記業務は専門家である司法書士や弁護士に依頼するのが一般的でした。

日々多忙を極める企業にとっては、これらの煩雑な作業は優先度が低くなり、つい先送りにしてしまい、定められたルールを破っていたりはしませんでしょうか?

そのような企業のニーズに応えるために「AI-CON登記」が生まれました。AI-CON登記システムは、登記手続きに必要な情報をWeb上からいくつか入力するだけで、法務局に提出しなければならないすべての書類を、自動的に判定し、入力情報が反映された必要書類一式を作成し、ダウンロードすることができます。あとは、これらの書類に押印し法務局へ郵送で提出するだけで、登記が完了します。
本来の業務への時間を割かれることもなく、かつ圧倒的に費用も抑えることが可能になりました。

本文では、商号変更の登記に関する基礎知識や一般的な手続きの流れから、AI-CON登記システムを使った商号変更の登記手続きの方法の手順を紹介いたします。

02.
そもそも、商号変更の登記とは?

事業者が会社(法人)の設立登記をした場合、会社登記簿が法務局により作成され、一社ごとの基本情報が管理されるようになります。この基本情報には、例えば「商号」や「本店」「資本金」「役員の氏名」などがあり、必ず登記する事項となっています。
そのため、会社(法人)の社名(商号)を変更した場合、体外的な告知だけでなく、登記簿に記録されている会社の社名(商号)の変更を法務局に申請しなければなりません。

なお、会社(法人)の社名をどのような商号にするかは原則としては自由ですが、使用可能な文字(符号など)が決まっており、
・同一所在地に同一商号の会社を置くことはできない
・不正な目的で、他の会社であると誤認されるおそれのある商号を使用することが禁止されている
など、一定のルールがあります。そのため、使用できる商号かどうかをあらかじめ確認した上で、手続きを進める必要があります。

03.
有名企業が社名変更を実際にした例

"社名変更は特別なことではありません。過去、商号の変更を行った企業はたくさんあります。
「富士重工業」→「SUBARU」
「健康コーポレーション」→「RIZAPグループ」
「コウゾウ」→「メルカリ」
「KUFU」→「SmartHR」
など、一度は耳にしたことのある企業も、社名を途中で変更していたりします。"

04.
どんなときに社名を変更する?

提供するサービスや商品のブランド化が成功した反面、その会社の社名がサービス名と異なるため、社名自体の認知度があまりあがらないことがあります。そのような場合、
・人材採用を強力に推進するため
・グローバルな事業展開を拡大する企業が海外で受け入れられやすいようカタカナやアルファベットを用いた社名に変更するため
などの目的で、煩雑な手続きをものともせず、会社(法人)の社名(商号)の変更を決断するケースが多いです。

05.
社名変更の際に商号変更の登記をしなくてはならない理由

商業登記の制度というのは、商号や本店、事業目的、資本金、役員など、会社にとって重要な事項を公示することにより、会社の信用の維持を図り、取引を安全かつ円滑に行うことを目的にしています。そのため、会社の実態に変更があった場合は速やかに、登記簿に反映させる必要があるのです。特に商号は、その会社を特定するのに最も重要な情報であり、常に取引先などの外部に示す情報なため、速やかに変更登記をしなければ、周囲は混乱し業務に支障をきたしてしまいます。

会社(法人)の商号に変更が生じた場合、会社法上、その変更日から本店の管轄法務局においては、2週間以内に登記を申請しなければならないというルールが定められています。また、商号は支店所在地の登記事項でもありますので、支店所在地の管轄法務局にも、商号の変更から3週間以内に登記申請をする必要があります。

この、2週間または3週間の期限を過ぎた場合を一般的に「登記懈怠(けたい)」といい、期間を過ぎて登記の申請をした場合、代表者個人に対して100万円以下の過料の制裁が課される可能性があります。金額的に見ても決して安くはありません。

2週間または3週間期限を過ぎて申請した場合に制裁が課されるかどうかは、懈怠の期間などによるところがあります。しかし、いつ誰に課されてもおかしくありませんので、登記懈怠には十分注意が必要なことに変わりはありません。なお、2週間または3週間を経過したとしても法務局での登記手続きは問題なく受理されます。

遅れればそれだけ過料の負担金額が大きくなる可能性が増しますので、期限を守り義務期間内に登記は済ませるように心がけ、既に懈怠している場合でも、早めに手続きを済ませることをご推奨します。

商号変更時に登記をしなくてはならない理由

06.
社名変更にともなう商号変更の登記の流れ

さて、上記のような理由から、社名を変更した場合はあわせて法務局への商号変更の登記が必要となりますが、実際に商号変更の登記をする流れは、どのようなものでしょうか。

商号変更の登記申請書を作成し、登録免許税として必要な収入印紙を貼付し、管轄法務局に提出して、登記を申請します。
登録免許税は、本店の管轄法務局においては3万円、支店所在地の管轄法務局おいては9,000円です。

上記に不備がなければ、申請から1週間~2週間ほどで登記が完了しますので、登記事項証明書を取得(手数料600円)し、商号が正しく変更されているか確認しましょう。

なお、商号の変更に伴い、法務局届出印(会社実印)を変更したい場合には、改印届に「新しい会社実印」と「代表者の個人実印」を押印し、代表者の印鑑証明書とともに提出する必要があります。
会社実印の変更は、商号変更をしたからといって必ずしなければならない、というわけではありませんが、商号が変更されているのに旧商号の印鑑の使用を続けるのは、取引先の混乱を招くなどの不都合が生じることがありますので、通常は改印することが多いです。必要であれば、登記申請手続きと同時に提出してしまいましょう。

07.
商号変更の登記を自分でおこなうことは可能ですか?

商号変更の登記手続きは高度な専門的知識がそれほど必要な登記ではありませんから、時間を掛ければ自分で行うことは可能です。専門家に依頼する場合に掛かる料金の心配もありません。しかし、登記手続きを自分で行う場合には、かなり複雑な作業に戸惑うことは間違いありません。

登記の手続きは、必要な書類一式を揃え、管轄する法務局の審査を受け、不備なく通す必要があります。申請書はどのように記載すればいいのか、登録免許税はいくらなのか、どこの法務局に郵送・提出するのか、申請書以外に必要な書類は何か、どの書類に何の押印が必要か、これらの情報はインターネットでも調べることは可能ですが、非常に膨大な情報となり、商号変更の手続きだけでも正確な知識を身に付けるのは困難です。

時間を掛けて調べても法務局から補正の指示があれば、都度出向いて直す必要があります。実際にそれだけ手間のかかる作業でなければ司法書士に依頼する必要はありません。

ですから、どのタイミングで登記が必要かを把握しておく程度の知識があれば、それ以上に詳しくなる必要はないと言えます。自力で行うことは可能と言っても、必要以上に登記手続きに手間や時間がとられ本業に支障がでては本末転倒ですから、これらを踏まえた上で検討する必要があります。

08.
商号変更の登記を自分で行うメリットとデメリット

社名変更にともなう登記を自分自身で行うことは可能ですが、メリット・デメリットがあることをあらかじめ理解しておきましょう。

メリット

・費用を削減できる
自分で登記手続きをする場合、司法書士や弁護士に支払う報酬金額は発生しませんので、費用を抑えることができます。
法務局に提出する申請書の内容自体に、質や量を求められることはありませんので、ルールに基づいて正しく申請書を作成できていれば、費用を抑えることができるというのが最大のメリットです。

デメリット

・登記に必要な書類の作成および手続きに時間を割く必要がある。期限内に申請できない場合も…。
インターネットで申請方法を手順から調べるなど、人によっては1ヵ月程かかることもあるでしょう。まずは現在の登記データを正確に把握するために、登記事項証明書の取得(手数料600円)が必要になる場合があります。何を準備してどこの法務局に申請するか、必要な押印は何か、などのルールを1から調べるのは大変な手間が掛かります。

・法務局に出向くケースもある
法務局の審査は厳しいため、司法書士でも書類の不備で補正を受けることがあります。補正とは法務局による書類審査上で不備があった場合の通知です。補正通知があった場合は、内容によっては法務局に出向いて書類の内容を訂正する必要が出てきます。法務局は意図的に駅から離れて設置されているため、管轄によっては半日作業となります。

・費用削減できるとはいえ、頻繁時に発生する手続きではない
商号登記の変更はその性質上、頻繁に発生する手続きではありません。大きな時間的コストを払って自分で登記のルールを学習して実行する費用対効果としては、微妙かもしれません。

上記からわかるように、費用を抑える代わりに発生する手間をどうするか?ということがポイントです。従来は、この手間の大きさや、自分で本当にできるのか?という不安を考えると、法務局への申請書作成や手続きをまるごと司法書士にお願いする、というのは合理的な方法と言えます。

09.
AI-CON登記ならオンラインで安く、商号変更の登記に必要な書類を作成できます

AI-CON登記システムなら、社名変更にともなう商号登記に必要な書類を、オンラインで、知識がなくても、安く、作成できます。
添付の必要な書類をすべて作成し、さらに郵送する法務局の住所を調べる必要のない便利なレターパックオプションもご用意しています。

ご存知の通り、テクノロジーは近年さらに進化し、AI(人工知能)の開発が進み、このAIの技術を会社登記の分野に応用させる開発が進められてきました。

AI-CON登記システムの商号変更登記サービスはその第一歩です。AI-CON登記では、現在の登記情報を無料で取得することができ、会社の基本情報である登記簿データをシステムにアップロードすることで、これまで手入力してきた内容を、各書類に正確に反映させることが可能となりました。さらに、専門的な知見を集積したシステムにより、商号変更の登記申請に必要な添付書類を自動で判別し、適切な書類をアウトプットしてくれます。

これにより、商号登記手続きの知識がほとんどない方でも、申請日の日付、変更箇所などの入力だけで手軽に必要書類を作成することができ、同時に複雑なルールに従った入力作業も不要になります。

さらにAI-CON登記システムでは、最初にアップロードした基本情報を基に、必要な手続きまで判定し、手続きに関するスケジュールも自動的に作成しますので、登記手続きに要する負担が大きく軽減します。

10.
作成後は届いた書類に押印、ポストに投函するだけ。1〜2週間で完了します

AI-CON 登記システムは商号変更に必要な添付書類を作成するサービスですので、書類が出力された後に一手間が発生します。印刷して所定の箇所に押印し、管轄法務局に郵送する作業です。ここにもルールが細かく定められていますので、この押印が間違っていると申請ができません。重要なステップです。

そんな手間を軽減するために、AI-CON登記システムには「お任せレターパック」というオプションがあります。このオプションは、必要な情報が全て記載された登記書類一式を、管轄法務局宛のレターパックと共に、お客様のもとへお届けするサービスです。あとは届いた書類に押印し、同封のレターパックに入れ、ポストに投函するだけで法務局へ郵送され、申請手続きが完了します。

自分でインターネットで管轄法務局を調べたり、宛先を確認する必要は一切ありません。登記が完了したら登記事項証明書を取得(手数料600円)しましょう。会社(法人)の名称(商号)が正しく変更されていることを確認できたら、登記手続きは終了です。

11.
オンライン(インターネット上)で安い料金で作成できるサービスはあまり見かけないのですが、サービス内容や運営企業に問題はないのでしょうか?

AI-CON登記システムを使って法務局への申請書類を作成することに問題はないのか、疑問や不安を抱く必要は全くありません。

登記の専門家である司法書士が法務局に申請するための添付必要書類を作成しも、全くの素人が自力で調べて作成しても、最終的に会社登記簿に記録される事項は同じです。スキルの違いで結果が変わることがないのが、登記の特徴です。

問題は、登記の手続き自体が、ルールが複雑で難しいことにあります。商号登記をこれまで司法書士に依頼する理由はここにあります。したがって、適切な手続きと法律に則りさえすれば、商号変更という結果は同じであり、企業様からすれば、楽に、安く、登記ができるに越したことはないでしょう。

司法書士などの専門家に依頼すると数万円かかる費用が、AI-CON登記なら一件あたり10,000円(税別)でできます。なぜここまで料金を抑えることが可能なのか?それは、司法書士の知見を集積したシステムがオンライン上でほとんどの登記書類の作成作業を行えるため、人件費分のコストカットが可能となったからです。

また、AI-CON登記は、開発の初期段階から専門家である司法書士や弁護士が監修しているため、自動作成される必要書類や手続きにかかるスケジュール表は、安心してご利用いただいております。

AI-CON登記についてさらに詳しい資料を
ダウンロードできます。

アカウント作成すると現在の
登記情報を無料で取得できます。