商号（社名）変更は会社における変更の中でも重要な事項であり、お知らせを送る必要性が高い変更といえます。
お知らせする方法は挨拶状の送付やWebでの告知、メールの送付など様々ですが、どのような方法でも基本的なルールやマナーを守る必要があります。お知らせの内容だけでなく、送付先の範囲やお知らせの時期にも注意が必要です。
本記事では商号変更のお知らせをする際に押さえるべきルールの解説や、お知らせの書き方・テンプレートの紹介等をします。
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はじめに、商号変更におけるお知らせ・挨拶状の概要や、押さえるべき基本的なルールを紹介します。
「商号変更のお知らせ・挨拶状」とは、名前の通り商号（社名）に変更があった旨を取引先などの関係者に告知するための通知や書面です。
前提として、商号変更についてのお知らせは必ずしも必要とは限りません。後述する変更登記と違い、商号変更のお知らせは義務として定められていないためです。
ただし商号変更は役員や本店住所などの他の変更に比べて重要性が高く、取引先や金融機関、株主などにも大きな影響を与えます。そのため商号を変更する場合、何らかの方法でお知らせをするのが一般的です。特に役員体制の変更（就任・辞任等）やM&Aや合併などによる株主の変更など、他の大きな変更とセットで商号変更が行われる場合、お知らせの重要性がさらに高くなります。
なお、近年は商号変更のお知らせに際して、挨拶状を使わないケースも多くみられます。虚礼廃止や環境保護の一環で挨拶状を廃止し、ホームページなどでの告知、メールでのお知らせにとどめる企業も増加傾向にあります。
商号変更に際してホームページのURLやメールアドレスの変更を伴う場合は、システム面での影響が大きいため、決議よりも前から準備を進める必要があることも押さえておきましょう。
「商号変更のお知らせをいつ行うべきか？」ですが、通常は変更後1週間以内に行うのが望ましいです。ただし、商号変更の登記申請手続きの期日が変更後2週間以内と定められているため、手続きに合わせて2週間程度であれば問題ないでしょう。
挨拶状を送るのがあまりにも遅い場合や、お知らせ先がWebサイト等などで商号変更の事実を知ってしまう場合、個別に挨拶状を送る意味がありません。お知らせ・挨拶状を送るのであれば、商号変更後なるべく速やかに行うのが重要です。
ただし、株主総会での決議が行われる前の時点では、商号変更が白紙に戻る可能性も零ではありません。そのため、商号変更の内定があっても、決議がされていない段階でのお知らせは避けましょう。
商号変更のお知らせ・挨拶状の送付先は会社の事業規模や業界によって異なりますが、おおむね以下の傾向がみられます。
株主状況によっては株主へも通知します。非上場企業で代表オーナー以外に複数の株主がいる場合は、株主にもお知らせ・挨拶状を送るのが一般的です。上場企業の場合は株主数が多いため、個別に通知するケースは少なく、株主総会の招集通知（決議内容）がお知らせに近い効果を持ちます。
それほど関係が強くない取引先・協業先については会社としてお知らせを送るのではなく、各担当者から個別に通知するケースが多いです。
会社の商号は登記事項の1つであり、変更する場合は法務局へ変更登記の申請を行う必要があります。変更登記申請の期日は登記事項に変更が生じた日から2週間、すなわち株主総会での特別決議が行われてから2週間後です。登記申請を怠ると登記懈怠（とうきたけい）となり、会社の代表者個人に過料の支払いを求められるおそれがあります。
商号変更を行う場合、特別決議の準備や挨拶状の送付だけでなく、登記申請まで忘れずに行うようご注意ください。
商号変更が発生する背景・理由は会社によって様々です。この章では商号変更が行われる背景・理由について詳しく解説します。
商号変更の背景・理由は大きく以下の5パターンです。
1.社名を知名度の高いサービス名・ブランド名に統一する
2.新たなブランド確立に伴う商号変更
3.合併や分社化などM&Aによる社名変更
4.長い社名の省略や読みやすさ向上
5.事業内容の変化に伴う社名変更
商号変更の背景・理由、商号変更のお知らせの重要性が異なります。どのパターンに当てはまるかを考えた上で、お知らせをする対象およびお知らせにかけるコストを検討する必要があります。
社名よりもサービス名やブランド名が認知されており、認知されている名称に社名を統一するパターンです。採用や取引のしやすさを上げる目的で行われるケースが多くみられます。
すでにサービス名やブランド名で認知されているため、お知らせに新たにコストをかけるケースは少なめです。ただしBtoB事業の場合は一定の予算をかける企業もみられます。
社名を知名度の高いサービス名・ブランド名に統一する目的で商号変更が行われたケースの具体例を紹介します。
株式会社スタートトゥデイ→株式会社ZOZO、株式会社バルス→株式会社Francfranc
日本電産株式会社→ニデック株式会社（NIDEC）、株式会社三栄水栓製作所→SANEI株式会社
新たなブランド確立に伴う商号変更は、全く新しい社名に変更するケースが多くみられます。時代の変化や社名変更に合わせて大掛かりなプロモーションを行うことが多いのも特徴です。変更後の社名を知らせる必要性が高く、一種のパフォーマンスの要素も持つため、お知らせで認知してもらうコストは高くなる傾向があります。
新たなブランド確立に伴う商号変更をした事例を3つ紹介します。
複数の会社の合併や、一つの会社の一部事業を切り出して分社化、新たにグループに入る場合などにみられる社名変更です。M&Aで全く新しい社名になることもありますが、合併したそれぞれの社名をつなげた名称になるケースもみられます。代表例として、メガバンクや保険など金融機関の合併が挙げられます。
特に合併の場合、合併前双方の会社の取引先が多いことも多く、お知らせする重要性は高い傾向です。
合併や分社化などM&Aによる社名変更の事例を紹介します。
東京三菱銀行＋UFJ銀行→三菱東京UFJ銀行、株式会社スクウェア＋株式会社エニックス→株式会社
スクウェア・エニックス
東急株式会社→東急電鉄株式会社（鉄軌道事業の分社化）、ヤフー株式会社→Zホールディングス
株式会社（事業を子会社へ承継、旧ヤフー社は純粋持株会社体制へ移行）
長い社名の省略や読みやすさ向上を理由とする商号変更には、以下のように様々な目的がみられます。
変更後の社名がすでに通称として認知されていることも多く、実態としては変わらないケースもみられます。これまで紹介したパターンに比べてお知らせのコストは低めの傾向です。
長い社名の省略や読みやすさ向上を目的とした商号変更の事例を紹介します。
設立時にメインだった事業ドメイン（祖業）が時代の変化を経て変わった、多角化が進んだ等の理由による商号変更です。歴史のある企業に多いパターンです。全く違う社名になるのではなく、社名の一部を変えるケースもみられます。
事業内容の変化に伴う商号変更の事例として以下が挙げられます。
最後に、商号変更の挨拶状・お知らせを作る上で役立つテンプレートや、書き方の紹介をします。
はじめに、そもそも今回の商号変更において挨拶状を送付するかについて検討が必要です。変更内容の大きさや重要度・影響から判断しましょう。
挨拶状・お知らせを送付する場合、送付先の範囲を決める必要があります。まずは基準を決め、基準に合致する送付先を抽出すると抜け漏れを防ぎやすいです。特別な関係先は最後にチェックして追加をしましょう。
また、個別のお知らせ送付とは別に、コーポレートサイトやプレスリリース媒体での告知も準備を進める必要があります。
続いて、はがき・封書・メールなど、お知らせ・挨拶状のフォーマットを決めます。①の段階で既に決まっている場合、決めた内容に合わせてお知らせの準備を進めましょう。
お知らせのフォーマットに合わせて文章の内容も決めます。たとえばメールの場合、かしこまりすぎた文章は合わないため避けるのが無難です。このようにフォーマット特性も意識する必要があります。
挨拶状・書式のテンプレートについて、2つのパターンに分けて次の項から紹介します。
基本的な挨拶の文面が掲載されており、ブラウザ上でテキストや社名などを編集してそのまま印刷・送付を発注できる事業者のサイトを使う方法です。以下のような特徴があります。
挨拶状の作成におすすめの印刷会社サイトを3つ紹介します。
挨拶状ドットコムは専門家による文例監修や有資格者によるサポートがあるため、質の高い文面に仕上げられるでしょう。社名変更以外にも、社長交代・事務所移転・役員改選など、様々なシチュエーションに合った文例が用意されています。
挨拶状の達人は、単カード・二つ折りカード・縦書き・横書きとレイアウトが豊富です。見本も多く用意されているため、イメージに合ったレイアウトを選びやすいでしょう。サイト上で事前見積もりができます。
スピード挨拶状印刷.comは工場直売で、格安かつスピーディな対応が可能な点が強みです。ケースに合わせた例文や季語・時効の挨拶サンプル集など、お知らせの文面を作る上で参考になるものが多く用意されています。
文例が掲載されたWordなどのファイルをダウンロードして編集、またはテキストをコピー＆ペーストして、手元のPCで挨拶状を完成させる方法です。以下のようなメリット・デメリットがあります。
文例のダウンロードやテキストのコピー＆ペーストができるサイトを3つ紹介します。
Cardboxは1点880円、「ぽっきり割引」を使えば5点まで1,100円で挨拶状のダウンロードが可能なサイトです。デザインを選んで必要事項を入力し、仕上がりを確認して購入という流れになります。入力内容の修正は一度まで可能です。
［文書］テンプレートの無料ダウンロードは、商号変更のお知らせをはじめ様々なビジネス文書のフォーマットを揃えたサイトです。フォーマット自体はシンプルなため修正や追記がしやすく、イメージに合う文面にできるでしょう。
テンプレートBANKはビジネス文書のほかにも、名刺・ラベル・ポスターなど様々なフォーマットを公開しているサイトです。文書の作成において参考になるようなコラムも多数掲載されています。
商号変更のお知らせの重要性やかけるべきコストは、商号変更をする理由や背景によって異なります。いずれのケースであっても、お知らせを送付するのであればルールやマナーの遵守が大切なのは同様です。お知らせの送付が遅くなりすぎないよう、商号変更後なるべく速やかに行うことも重要です。
商号変更のお知らせを送るのであれば、ルールやマナーを確認した上で、早めに準備を始めましょう。
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