商号という単語は一般的には聞き慣れない言葉ですが、社名のことを指します。会社名を変更するときは社名変更と言いますが、登記では商号変更と言います。そして、社名変更をした際には商号変更登記申請をする必要があります。この記事では、商号変更登記のオンライン申請方法を解説します。
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会社（法人）の社名（商号）を変更した場合、変更があった日から2週間以内に商号変更の登記手続きを行う必要があります。商号変更の登記手続きは、管轄の法務局（登記所）に申請書を提出し、審査を受ける必要があります。また、支店を持つ会社は支店所在地の登記事項でもありますので、支店所在地の管轄法務局にも、変更から３週間以内に登記申請をする必要がありますので注意が必要です。
書類の内容に不備があれば当然ですが訂正が必要になります。訂正は、再度調べ直したり、法務局へ出向く必要があったりと、想像以上に煩雑な作業です。したがってこれまでは、登記業務は専門家である司法書士や弁護士に依頼するのが一般的でした。
日々多忙を極める企業にとっては、これらの煩雑な作業は優先度が低くなり、つい先送りにしてしまい、定められたルールを破っていたりはしませんでしょうか？
そのような企業のニーズに応えるために「GVA 法人登記」が生まれました。GVA 法人登記システムは、オンライン上で登記手続きに必要な情報をWeb上からいくつか入力するだけで、法務局に提出しなければならないすべての書類を、自動的に判定し、入力情報が反映された必要書類一式を作成し、ダウンロードすることができます。あとは、これらの書類に押印し法務局へ郵送で提出するだけで、登記が完了します。また、商号変更と目的変更の同時申請、商号変更と本店移転の同時申請ができる書類の同時作成も可能です。
本文では、商号変更の登記に関する基礎知識や一般的な手続きの流れから、GVA 法人登記システムを使った商号変更の登記手続きの方法の手順を紹介いたします。
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事業者が会社（法人）の設立登記をした場合、会社登記簿が法務局により作成され、一社ごとの基本情報が管理されるようになります。この基本情報には、例えば「商号」や「本店」「資本金」「役員の氏名」などがあり、必ず登記する事項となっています。
そのため、会社（法人）の社名（商号）を変更した場合、体外的な告知だけでなく、登記簿に記録されている会社の社名（商号）の変更を法務局に申請しなければなりません。
なお、会社（法人）の社名をどのような商号にするかは原則としては自由ですが、使用可能な文字（符号など）が決まっており、
・同一所在地に同一商号の会社を置くことはできない
・不正な目的で、他の会社であると誤認されるおそれのある商号を使用することが禁止されている
など、一定のルールがあります。そのため、使用できる商号かどうかをあらかじめ確認した上で、手続きを進める必要があります。
社名変更は特別なことではありません。過去、商号の変更を行った企業はたくさんあります。
「富士重工業」→「SUBARU」
「健康コーポレーション」→「ＲＩＺＡＰグループ」
「コウゾウ」→「メルカリ」
「KUFU」→「SmartHR」
など、一度は耳にしたことのある企業も、社名を途中で変更していたりします。
提供するサービスや商品のブランド化が成功した反面、その会社の社名がサービス名と異なるため、社名自体の認知度があまりあがらないことがあります。そのような場合、
・人材採用を強力に推進するため
・グローバルな事業展開を拡大する企業が海外で受け入れられやすいようカタカナやアルファベットを用いた社名に変更するため
などの目的で、煩雑な手続きをものともせず、会社（法人）の社名（商号）の変更を決断するケースが多いです。
商業登記の制度というのは、商号や本店、事業目的、資本金、役員など、会社にとって重要な事項を公示することにより、会社の信用の維持を図り、取引を安全かつ円滑に行うことを目的にしています。そのため、会社の実態に変更があった場合は速やかに、登記簿に反映させる必要があるのです。特に商号は、その会社を特定するのに最も重要な情報であり、常に取引先などの外部に示す情報なため、速やかに変更登記をしなければ、周囲は混乱し業務に支障をきたしてしまいます。
会社（法人）の商号に変更が生じた場合、会社法上、その変更日から本店の管轄法務局においては、２週間以内に登記を申請しなければならないというルールが定められています。また、商号は支店所在地の登記事項でもありますので、支店所在地の管轄法務局にも、商号の変更から３週間以内に登記申請をする必要があります。
この、2週間または3週間の期限を過ぎた場合を一般的に「登記懈怠（けたい）」といい、期間を過ぎて登記の申請をした場合、代表者個人に対して１００万円以下の過料の制裁が課される可能性があります。金額的に見ても決して安くはありません。
2週間または３週間期限を過ぎて申請した場合に制裁が課されるかどうかは、懈怠の期間などによるところがあります。しかし、いつ誰に課されてもおかしくありませんので、登記懈怠には十分注意が必要なことに変わりはありません。なお、２週間または３週間を経過したとしても法務局での登記手続きは問題なく受理されます。
遅れればそれだけ過料の負担金額が大きくなる可能性が増しますので、期限を守り義務期間内に登記は済ませるように心がけ、既に懈怠している場合でも、早めに手続きを済ませることをご推奨します。
さて、上記のような理由から、社名を変更した場合はあわせて法務局への商号変更の登記が必要となりますが、実際に商号変更の登記をする流れは、どのようなものでしょうか。
商号変更の登記申請書を作成し、登録免許税として必要な収入印紙を貼付し、管轄法務局に提出して、登記を申請します。
登録免許税は、本店の管轄法務局においては３万円、支店所在地の管轄法務局おいては9,000円です。
上記に不備がなければ、申請から1週間～2週間ほどで登記が完了しますので、登記事項証明書を取得（手数料600円）し、商号が正しく変更されているか確認しましょう。
なお、商号の変更に伴い、法務局届出印（会社実印）を変更したい場合には、改印届に「新しい会社実印」と「代表者の個人実印」を押印し、代表者の印鑑証明書とともに提出する必要があります。
会社実印の変更は、商号変更をしたからといって必ずしなければならない、というわけではありませんが、商号が変更されているのに旧商号の印鑑の使用を続けるのは、取引先の混乱を招くなどの不都合が生じることがありますので、通常は改印することが多いです。必要であれば、登記申請手続きと同時に提出してしまいましょう。
商号変更の登記手続きは高度な専門的知識がそれほど必要な登記ではありませんから、時間を掛ければ自分で行うことは可能です。専門家に依頼する場合に掛かる料金の心配もありません。しかし、登記手続きを自分で行う場合には、かなり複雑な作業に戸惑うことは間違いありません。
登記の手続きは、必要な書類一式を揃え、管轄する法務局の審査を受け、不備なく通す必要があります。申請書はどのように記載すればいいのか、登録免許税はいくらなのか、どこの法務局に郵送・提出するのか、申請書以外に必要な書類は何か、どの書類に何の押印が必要か、これらの情報はインターネットでも調べることは可能ですが、非常に膨大な情報となり、商号変更の手続きだけでも正確な知識を身に付けるのは困難です。
時間を掛けて調べても法務局から補正の指示があれば、都度出向いて直す必要があります。実際にそれだけ手間のかかる作業でなければ司法書士に依頼する必要はありません。
ですから、どのタイミングで登記が必要かを把握しておく程度の知識があれば、それ以上に詳しくなる必要はないと言えます。自力で行うことは可能と言っても、必要以上に登記手続きに手間や時間がとられ本業に支障がでては本末転倒ですから、これらを踏まえた上で検討する必要があります。
社名変更にともなう登記を自分自身で行うことは可能ですが、メリット・デメリットがあることをあらかじめ理解しておきましょう。
メリット
自分で登記手続きをする場合、司法書士や弁護士に支払う報酬金額は発生しませんので、費用を抑えることができます。
法務局に提出する申請書の内容自体に、質や量を求められることはありませんので、ルールに基づいて正しく申請書を作成できていれば、費用を抑えることができるというのが最大のメリットです。
デメリット
インターネットで申請方法を手順から調べるなど、人によっては1ヵ月程かかることもあるでしょう。まずは現在の登記データを正確に把握するために、登記事項証明書の取得（手数料600円）が必要になる場合があります。何を準備してどこの法務局に申請するか、必要な押印は何か、などのルールを１から調べるのは大変な手間が掛かります。
法務局の審査は厳しいため、司法書士でも書類の不備で補正を受けることがあります。補正とは法務局による書類審査上で不備があった場合の通知です。補正通知があった場合は、内容によっては法務局に出向いて書類の内容を訂正する必要が出てきます。法務局は意図的に駅から離れて設置されているため、管轄によっては半日作業となります。
商号登記の変更はその性質上、頻繁に発生する手続きではありません。大きな時間的コストを払って自分で登記のルールを学習して実行する費用対効果としては、微妙かもしれません。
上記からわかるように、費用を抑える代わりに発生する手間をどうするか？ということがポイントです。従来は、この手間の大きさや、自分で本当にできるのか？という不安を考えると、法務局への申請書作成や手続きをまるごと司法書士にお願いする、というのは合理的な方法と言えます。
会社名を変更した際に必要になる商号変更登記では、自分で手続きするにも、
「どの書類を用意したらいいのかわからない」
「書類にどの印鑑を押印をしたら良いのかわからなかない」
など登記手続きに関する知識がないと調べるだけでも何時間もかかってしまうものです。
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登記書類を作成する為には、現在の登記情報を確認し正確に入力する必要があります。
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問題は、登記の手続き自体が、ルールが非常に複雑で難しいことにあります。商号登記をこれまで司法書士に依頼する理由はここにあります。したがって、適切な手続きと法律に則りさえすれば、商号変更という結果は同じであり、企業様からすれば、楽に、安く、登記ができるに越したことはないでしょう。
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