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会社経営に携わっている方なら一度は耳にしたことがある「登記簿謄本」という単語。
登記簿謄本（履歴事項全部証明書）には会社の商号や本店の所在地や資本金など、会社の基本情報が主に記載されており、さまざまな手続きで提出を求められる場合があります。本記事では登記簿謄本の取得方法から、登記事項に変更が生じた際の変更登記手続き方法までをご紹介します。
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登記簿とは、法人や不動産などについて登記された登記記録の全体を指します。その登記簿から一部の内容を記載した写しの書類を「登記簿謄本」といいます。
正確には「登記簿」は、以前、紙に記載されていたときの名称です。現在は登記簿に相当する情報はコンピュータ化されており、そのデータから一部を書類として交付請求する際は「登記事項証明書」と呼びます。「登記簿謄本」と呼ばれていた時期が長かったため、慣習的に今でもそのように呼ばれる機会が多いのです。
「登記簿」「登記簿謄本」「履歴事項選証明書」「会社謄本」それぞれの名称を整理する以下のようになります。
コンピュータ化されず以前の法務局で管理している登記記録全体を指す。
登記簿の内容を記載した写しの書類。コンピュータ化される前の通称として今でも使われている。
コンピュータ化され磁気ディスクに記録された登記情報を用紙に印刷したもの。登記事項証明書の種類として、履歴事項全部証明書、現在事項全部証明書、代表者事項証明書、閉鎖事項証明書などの各書類がある。
会社や法人の登記事項証明書の呼び名のひとつ。司法書士事務所などの実務における通称として用いられることがある。
関連記事：登記簿？登記簿謄本？登記事項証明書？わかりづらい会社登記に関する書類を徹底解説
登記事項証明書についてよく寄せられる質問が「登記簿謄本と履歴事項全部証明書にはどんな違いがあるのですか？」というものです。
結論としては、特に違いはなく、
登記簿謄本＝履歴事項全部証明書、つまり同じです。
という認識で問題ありません。「登記簿謄本」は昔の呼び名で、現在は「履歴事項全部証明書」がそれに相当するのですが、今でも名残で登記簿謄本と呼ばれることが多いです。手続きなどで登記簿謄本の提出が必要になった際には、最新の「履歴事項全部証明書」を用意すればほぼ間違いありません。
以下の記事では登記事項証明書の各種について詳しく解説しています。
関連記事：登記簿謄本（履歴事項証明書）の種類と必要となる手続きを解説します
登記事項証明書には、「現在事項証明書」「履歴事項証明書」「閉鎖事項証明書」「代表者事項証明書」の4種類があり、内容は以下の通りです。
関連記事：会社の登記事項証明書（現在事項証明書）の取得方法とは？
関連記事：会社の登記簿抄本（履歴事項一部証明書）の取得方法とは？
関連記事：会社の登記事項証明書（代表者事項証明書）の取得方法とは？
「登記簿」と言われたときにまず不動産をイメージされる方も多いかもしれません。
会社（法人）でも不動産でも同じ「登記簿謄本」がありますが、それぞれ内容が異なります。そもそも「登記」とは、
「不動産や法人などの重要な権利や義務を公示するために登記簿に記載（=登記）することや、その制度」です。
そして、会社と不動産における登記簿の違いは以下の通りです。
「商号（社名）にはじまり、本店所在地（会社の住所）や目的、役員の氏名、株式や資本金の状況まで、会社の状況を示す情報が記載される書類」
おもに権利関係や不動産の現状の確認が中心になり、以下の内容が記載されています。
このように、同じ登記簿謄本でも会社か不動産かにより内容はが変わります。
関連記事：会社の登記簿と不動産の登記簿はどこが違うのでしょうか
登記簿謄本の提出が求められるシーンは意外と多いです。例えば国や自治体への許認可・申請時、金融機関からの融資時、新しい取引の開始時など、会社の状況を正確に審査される際に提出を求められることがあります。
会社の状況の確認の為に提出をするということは、当然ですが登記簿謄本の記載内容が最新である必要があります。登記簿謄本の内容と会社の状況が一致しない場合、手続き申請が受理されない、会社の信頼を損ねる可能性があるので注意が必要です。
関連記事：登記簿謄本（履歴事項全部証明書）はなぜ必要？ビジネスにおいて必要になるシーンとは？
登記簿謄本（履歴事項全部証明書）の提出が必要になった場合、最新の書類を取得する必要があります。取得方法は以下の通りです。なお住民票のように役所やコンビニで取得することはできないので注意しましょう。
それぞれ、コストは大きな差はありませんので、取得しやすい方法を選択すると良いでしょう。
関連記事：
法人（会社）の登記簿謄本（登記事項証明書）を取得する方法を手間やコスト別に紹介します
法務局に行かずに会社の登記簿謄本（履歴事項全部証明書）を取得・閲覧する方法
登記簿謄本を取得したら、記載内容が最新のものになっているかを必ず確認しましょう。万が一最新の内容でなかった場合は変更登記申請が必要です。例えば代表取締役の引越し、任期満了による役員の変更、オフィスの移転など、登記申請を忘れているものがあれば早急に変更登記申請が必要です。
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登記書類を作成する為には、現在の登記情報を確認し正確に入力する必要があります。
本来であれば、法務局にて有料で書類を取得し確認する必要がありますが、GVA 法人登記の、「登記情報自動反映サービス」をご利用いただきますと、システム内で現在の登記情報を無料で取得し、会社基本情報が書類作成画面に自動反映されます。登記知識のない方でもステップに沿って変更情報を入力するだけで簡単に登記書類の作成ができます。
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・登記申請書
・株主総会議事録
・株主リスト
・印鑑届出書
・就任承諾書（役員就任・重任）
・辞任届（役員辞任）
・準備金・剰余金の額に関する証明書（剰余金の資本組み入れ）
・総社員の同意書（合同会社）
・業務執行社員の同意書（合同会社）
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