登記簿謄本（履歴事項全部証明書）はなぜ必要？ビジネスにおいて必要になるシーンとは？

会社を設立した経験があったり、経営や管理に近い立場で関わった方なら「登記簿謄本」という言葉を聞いたり、取得を請求した経験がある方は多いと思います。

そうでない方ならなんとなく、「会社に関する正式な状態を示す書類」くらいの認識でしょうか。

どちらにしてもその内容やどんなときに必要になるかを理解している方は多くはないと思われます。

本記事では「会社」の登記簿謄本についての説明と、ビジネスにおいて必要になるシーン、用途について解説します。

なお、登記簿謄本（履歴事項全部証明書）の取得方法についてはこちらの記事もご覧ください。

関連記事：会社・法人の登記簿謄本（履歴事項全部証明書）の取得方法とは？

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登記簿謄本（履歴事項全部証明書）とは？

一般的に「登記簿」という場合、商業・法人登記と不動産登記のどちらかを指します。本記事では、商業・法人登記の中でも「株式会社」を対象に紹介します。

登記簿は、会社や不動産の取引のために権利状況を公示することが目的となっており、その性質上、誰でも申請すれば閲覧できます。

以下は株式会社の登記簿謄本（登記情報）のサンプル（弊社GVA TECH株式会社のもの）です。1枚のように見えますが、実際には数ページにわたって記載されており、法人番号や会社名、本店所在地はもちろん、役員状況や株式、資本金といった情報まで含まれます。

この書類自体が「登記簿」のようにも思えますが、実際には「登記簿」は会社の基本的な情報が記載（登記）されている元の情報を指し「登記簿謄本」はこの登記情報が記載されている書類になります。

デジタルデータ化される前は紙の帳簿に登記情報が記載されており、その写しを登記簿謄本と呼んでいたことから慣習的に登記簿謄本と呼ばれていますが正式には「登記事項証明書」という書類です。

登記簿謄本の種類

「登記簿謄本」は実際には「登記事項証明書」を指しますが、これにはいくつかの種類があります。

• 履歴事項（全部）証明書
• 現在事項証明書
• 閉鎖事項証明書

このうち、履歴事項（全部）証明書は、現在の登記情報に加え、過去に変更された登記情報も記載されたもので、この3つの中では最も情報量が多い証明書です。

ビジネス上の手続きでは、全ての登記事項が記載された履歴事項全部証明書を求められることが多いため、「履歴事項全部証明書」のことを「登記簿謄本」ということもあります。

「登記簿謄本」は慣習的な用語のため、印刷物やWebサイトで正式に手続きの必要書類が案内される場合に「登記簿謄本」と記載されることはほとんどありませんが、口頭のやりとりだとたまに使われる、というイメージです。

どちらにしても「会社の登記簿謄本を提出してください」と言われたら「登記事項証明書」の中の「履歴事項全部証明書」を用意しておけば間違いないでしょう。

登記簿謄本が必要になるシーン・取得目的

国や自治体への申請時や、新しい取引の開始時や金融機関からの融資時など、会社の状況を正確に審査される際に提出を求められることがあります。

• オフィスの賃貸契約時に会社の代表者や資本金などを確認するため
• 特定の許認可が必要な業種の事業を行う際に提出が必要になる場合があります。
• 本店移転や役員変更など、登記申請の際に、現在の登記内容を確認するために必要になります。実際にはなくても登記申請は可能ですが、現在の会社状況を含め正確に申請するために必要です。
• 本来は必要でありませんが、決算申告の際に顧問税理士などに決算時に会社の資本金などを確認するために用意が必要になることがあります
• 金融機関から融資を受けるときや、補助金申請の際に提出を求められることがあります。申請している内容と会社の状況に齟齬がないか、融資の目的と会社の事業内容に齟齬がないかなどを確認します。最近、新型コロナに関する補助金や融資の手続きが増えていますが、これらのほとんどで必要になります。
• 外部から出資を受けたり、M&Aの対象となったときデューデリジェンスの一環として提出が求められることがあります。

機会としては、会社において大きな変更が生じる際や資金に関連した重要な手続きを行う際が多くなります。

会社の正確な情報を確認することが目的なので、そもそも記載されることが最新の状態にメンテナンスされていることが前提になりますので、役員変更や代表取締役の住所変更など、変更したら登記申請が必要な事項について常日頃から登記申請忘れがないように注意しましょう。

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