会社を設立した経験があったり、経営や管理に近い立場で関わった方なら「登記簿謄本」という言葉を聞いたり、取得を請求した経験がある方は多いと思います。
そうでない方ならなんとなく、「会社に関する正式な状態を示す書類」くらいの認識でしょうか。
どちらにしてもその内容やどんなときに必要になるかを理解している方は多くはないと思われます。
本記事では「会社」の登記簿謄本についての説明と、ビジネスにおいて必要になるシーン、用途について解説します。
なお、登記簿謄本（履歴事項全部証明書）の取得方法についてはこちらの記事もご覧ください。
関連記事：会社・法人の登記簿謄本（履歴事項全部証明書）の取得方法とは？
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一般的に「登記簿」という場合、商業・法人登記と不動産登記のどちらかを指します。
まず、「登記簿」「登記簿謄本」のキーワードについてみていきましょう。
登記簿とは、不動産や会社などの権利関係を公的に記録した帳簿です。登記簿に記載された情報は、第三者に対しても対抗力があり、権利関係を証明する資料として用いられます。登記簿には、不動産登記簿と商業登記簿の2種類があります。不動産登記簿は、土地や建物などの不動産の所有権や抵当権などの権利関係を記録した帳簿です。商業登記簿は、会社に関する事項を記録した帳簿です。
登記簿謄本とは、登記簿の内容を写した公文書です。登記簿謄本に記載された情報は、登記簿に記載された情報と同一の効力を持ちます。登記簿謄本は、不動産登記簿謄本と商業登記簿謄本の2種類があります。不動産登記簿謄本は、土地や建物などの不動産の所有権や抵当権などの権利関係を記載したものです。商業登記簿謄本は、会社に関する事項を記載したものです。
登記簿は、会社や不動産の取引のために権利状況を公示することが目的となっており、その性質上、誰でも申請すれば閲覧できます。
本記事では、商業・法人登記の中でも「株式会社」を対象に紹介します。
以下は株式会社の登記簿謄本（登記情報）のサンプル（弊社GVA TECH株式会社のもの）です。1枚のように見えますが、実際には数ページにわたって記載されており、法人番号や会社名、本店所在地はもちろん、役員状況や株式、資本金といった情報まで含まれます。
この書類自体が「登記簿」のようにも思えますが、実際には「登記簿」は会社の基本的な情報が記載（登記）されている元の情報を指し「登記簿謄本」はこの登記情報が記載されている書類になります。
デジタルデータ化される前は紙の帳簿に登記情報が記載されており、その写しを登記簿謄本と呼んでいたことから慣習的に登記簿謄本と呼ばれていますが正式には「登記事項証明書」という書類です。
会社・法人の履歴事項全部証明書の取得に必要なものや請求方法や流れについてはこちらでより詳しく解説しております↓
【関連記事】：履歴事項全部証明書の取り方と必要なもの、どこで取得できるかを解説
せっかく法務局に出向いて取得した登記簿謄本。提出を求められたらコピーでも大丈夫なのでしょうか？
原則として、原本が必要ですが、提出場所によってはコピーでも問題ないところもあるようです。
提出先にコピーでも問題がないか確認をするのが確実な方法といえるでしょう。
法人の登記簿謄本には、商号や本店住所のほかに代表者の住所などの個人情報も記載されています。
このようなプライベートな情報が含まれているにもかかわらず、誰でも取得請求を行えるのはなぜでしょうか？
理由としては、取引先や顧客が安心して取引を行えること、また取引に信頼性をもたらすことが挙げられます。
代表者の住所を公開することで法的責任の所在を明確にするため、登記簿謄本は誰でも確認できるのです。
「登記簿謄本」は実際には「登記事項証明書」を指しますが、これにはいくつかの種類があります。
このうち、履歴事項（全部）証明書は、現在の登記情報に加え、過去に変更された登記情報も記載されたもので、この3つの中では最も情報量が多い証明書です。
ビジネス上の手続きでは、全ての登記事項が記載された履歴事項全部証明書を求められることが多いため、「履歴事項全部証明書」のことを「登記簿謄本」ということもあります。
「登記簿謄本」は慣習的な用語のため、印刷物やWebサイトで正式に手続きの必要書類が案内される場合に「登記簿謄本」と記載されることはほとんどありませんが、口頭のやりとりだとたまに使われる、というイメージです。
どちらにしても「会社の登記簿謄本を提出してください」と言われたら「登記事項証明書」の中の「履歴事項全部証明書」を用意しておけば間違いないでしょう。
国や自治体への申請時や、新しい取引の開始時や金融機関からの融資時など、会社の状況を正確に審査される際に提出を求められることがあります。
機会としては、会社において大きな変更が生じる際や資金に関連した重要な手続きを行う際が多くなります。
会社の正確な情報を確認することが目的なので、そもそも記載されることが最新の状態にメンテナンスされていることが前提になりますので、役員変更や代表取締役の住所変更など、変更したら登記申請が必要な事項について常日頃から登記申請忘れがないように注意しましょう。
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本来であれば、法務局にて有料で書類を取得し確認する必要がありますが、GVA 法人登記の、「登記情報自動反映サービス」をご利用いただきますと、システム内で現在の登記情報を無料で取得し、会社基本情報が書類作成画面に自動反映されます。登記知識のない方でもステップに沿って変更情報を入力するだけで簡単に登記書類の作成ができます。
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・登記申請書
・株主総会議事録
・株主リスト
・印鑑届出書
・就任承諾書（役員就任・重任）
・辞任届（役員辞任）
・準備金・剰余金の額に関する証明書（剰余金の資本組み入れ）
・総社員の同意書（合同会社）
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