会社の登記簿謄本を取得・請求する際に注意すべき点

登記簿謄本
会社の登記簿謄本を取得・請求する際に注意すべき点

会社を経営していたり、管理部門を担当されている方なら、一度くらいは「会社の登記簿謄本(履歴事項全部証明書)を取得・請求した経験があるかもしれません。

ただし、頻度といえば決して多くはなく、だからこと「どうやって取得申請するんだっっけ
「どこに行けばいいんだっけ」となることも多いでしょう。

不慣れだからこそ、間違えてしまうこともあります。

本記事では「登記簿謄本(履歴事項全部証明書)」を取得・請求するときに気をつけておきたい点について紹介します。

なお、登記簿謄本(履歴事項全部証明書)の取得方法そのものについては以下の記事もご覧ください。

関連記事:会社・法人の登記簿謄本(履歴事項全部証明書)の取得方法とは?

「登記簿謄本」には複数の種類があることに注意

「登記簿謄本」というと一般的に「登記事項証明書」を指すことが多いですが、これにはいくつかの種類があります。
なので、まず今必要なのがどの証明書なのかを確認することが重要です。

また、それぞれには「履歴事項全部証明書」のように、「全部」か「 一部」の違いもがありますので、どちらが必要なのかも確認しておきましょう。

現在事項証明書

会社の現在の登記内容が記載されています。証明書を取得した日時点での、会社の商号、本店所在地、目的、資本金、役員状況などの会社の登記内容を証明します。

履歴事項証明書

記載される項目は現在事項全部証明書と変わりませんが、過去の変更履歴含めて証明するものです。重要な手続きの場合にはこちらの証明書が求められることが多くなります。

閉鎖事項証明書

「履歴事項証明書」に含まれない、閉鎖された記録です。履歴事項証明書には証明書の請求日の3年前の日が属する年の1月1日以降の記録が記載され、それより古い記録は閉鎖事項となります。

代表者事項証明書

会社の代表者について証明する書類です。その商号の会社が存在していることや、代表者が誰であるかなど、他の書類に比較すると対象が限定されています。

「全部」か「一部」か、「現在」か「履歴」なのか?

以上の書類のうち、履歴事項(全部)証明書は、現在の登記情報に加え、過去に変更された登記情報も記載されたもので、この3つの中では最も情報量が多い証明書です。「全部」の他に「一部」の証明書もありますが、こちらは特定の項目だけが記載されます。

ビジネス上の手続きでは、今までの登記事項が記載された履歴事項全部証明書を求められることが多いため、「履歴事項全部証明書」のことを「登記簿謄本」と呼ぶこともあります。

「登記簿謄本」は慣習的な用語のため、印刷物やWebサイトで正式に手続きの必要書類が案内される場合に「登記簿謄本」と記載されることはほとんどありませんが、口頭のやりとりだとたまに使われる、というイメージです。

どちらにしても「会社の登記簿謄本を提出してください」と言われたら、上記のどの書類なのかを確認し、もし明らかでないようなら「履歴事項全部証明書」を用意しておけば間違いないでしょう。

「登記情報」でいいのか、現物が必要なのか

ひとことで「登記簿謄本」が必要といっても、その目的によって適切な書類が異なる場合があります。大きく分けると以下のようになります。

  • 提出するために必要なのか
    • デジタルデータ形式なのか
    • 紙の書類なのか


  • 内容を確認するために必要なのか


このうちどれを対象にするかによって、証明書の請求にかかる時間や費用が異なります。内容を確認できればいいだけなのに郵送で請求すれば、当然時間や費用が多くかかってしまいます。今何が必要なのかを確認して請求・閲覧方法を決めましょう。

それぞれの場合の請求・閲覧方法は以下の記事をご参考ください。

関連記事:できるだけ早く会社の登記簿謄本を閲覧したいときの方法
関連記事:登記簿謄本(履歴事項証明書)の活用ガイド〜基礎知識から取得方法、変更に必要な登記申請まで徹底解説します

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執筆者:GVA 法人登記 編集部(GVA TECH株式会社)

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