会社や法人の閉鎖事項証明書の取得方法を解説

会社の登記簿謄本が必要な場合は、法務局より履歴事項全部証明書を取得しますが、履歴事項全部証明書は会社の全ての登記履歴が記載されているわけではないことをご存じでしょうか。この記事では履歴事項全部証明書に記載されない、過去の履歴を証明する「閉鎖事項証明書」について解説します。

閉鎖事項証明書（閉鎖謄本）とは

まずは登記事項証明書について説明します。登記事項証明書には下記の4つの種類があり、この中の「履歴事項全部証明書」が登記簿謄本に該当する書類となります。登記簿謄本の提出が必要な場合は、履歴事項全部証明書を取得しましょう。なお、閉鎖事項証明書も登記簿謄本の一種のため、誰でも取得することができます。

閉鎖事項証明書は、登記簿謄本に記載される事項のうち一定期間が経過し閉鎖された内容が記載されている書類です。時間が経っているため現在の会社状況を知るには古すぎるため、他の登記事項証明書とは別の書類となっています。慣習的に「閉鎖事項全部証明書」と呼ばれることもあります。

現在事項証明書（現在の登記事項が記載されている書類）
- 現在事項一部証明書
- 現在事項全部証明書

履歴事項証明書（現在効力がある登記事項と、一定期間内の抹消された登記事項が記載されている書類）
- 履歴事項一部証明書
- 履歴事項全部証明書

閉鎖事項証明書（過去に閉鎖された登記事項が記載されている書類）
- 閉鎖事項一部証明書
- 閉鎖事項全部証明書

代表者事項証明書（代表者に関する情報が記載されている書類）

どんなときに閉鎖事項証明書が必要？

閉鎖事項証明書が必要な場合は主に以下のような場合です。

履歴事項証明書の記載期間以前の情報が必要なとき
会社の合併や移転前の内容の証明が必要なとき

履歴事項証明書の記載期間以前の情報が必要なとき

実は履歴事項証明書には証明書の請求日の3年前の日が属する1月1日以降の情報しか記載されません。例えば証明書の請求日が2021年5月1日であった場合は、2018年1月1日以降の情報が履歴事項全部証明書に記載されます。そして、それ以前の情報が必要な場合は、閉鎖事項証明書を取得する必要があります。

会社の合併や移転前の内容の証明が必要なとき

会社の合併や本店移転で閉鎖された登記事項を確認する場合は、閉鎖事項証明書の取得が必要となります。他にも会社の解散・清算結了や、特例有限会社から株式会社への商号変更、持分会社から株式会社へ組織変更をした場合なども閉鎖されますので、証明する為には閉鎖事項証明書の取得が必要になります。

閉鎖事項全部証明書（閉鎖謄本）の記載内容

閉鎖事項全部証明書の主な記載内容は以下の通りです。

会社法人番号
商号 / 原因年月日 / 登記年月日
本店所在地 / 原因年月日 / 登記年月日
公告をする方法
会社設立年月日
目的（事業内容）
発行可能株式総数
発行済株式の総数並びに種類及び数
株券を発行する旨の定め
資本金の額
株式の譲渡制限に関する規定
役員に関する事項 / 資格 / 氏名等 / 原因年月日 / 登記年月日
取締役会設置会社に関する事項
監査役設置会社に関する事項
登記記録に関する事項

閉鎖事項全部証明書を請求する際の登記事項証明書の取得方法

登記事項証明書の取得申請書の見本と申請書への記載事項は以下の通りです。
申請書は法務局ホームページより取得できます。閉鎖事項証明書の取得の場合は、「閉鎖事項証明書」にチェックを入れてください。

交付申請書への記載事項

申請人又はその代表者（当該代表者が法人である場合にはその職務を行うべき者。登記事項要約書の項において同じ。）もしくは代理人の氏名
請求の目的
請求する書面の通数
手数料の額
年月日
登記所の表示

※記載事項についての詳細は法務局へお尋ねください。

法務局ホームページはこちら

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履歴事項全部証明書提出の際の有効期限に注意

本記事では閉鎖事項証明書について解説していますが、履歴事項全部証明書を提出する際の注意点についても触れさせていただきます。

履歴事項全部証明書自体には有効期限は定められておりませんが、提出先ににより期限を定めている場合があり「3か月以内に取得した履歴事項全部証明書」と定めている場合が多いようです。詳しくは提出先の提出書類要項をご確認ください。

履歴事項全部証明書の内容が最新でないことに気づいたら…

履歴事項全部証明書を取得したら、記載内容が最新のものになっているかを必ず確認しましょう。万が一最新の内容でなかった場合は変更登記申請が必要です。例えば代表取締役の引越し、任期満了による役員の変更、オフィスの移転など、登記申請を忘れているものがあれば早急に変更登記申請が必要です。

変更登記申請の期限について

変更登記の期限は、変更が生じてから2週間以内という規則があります。例えば会社の引越しをしたらオフィス移転日から2週間以内に申請が必要です。2週間以上過ぎている場合は早急に変更登記申請を済ませましょう。

関連記事：あなたの会社、登記変更期限に間に合いますか？

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さいごに

本日は閉鎖事項証明書の概要、取得方法について解説しました。一般的に必要となる書類は履歴事項全部証明書が大半で、閉鎖事項証明書の取得が必要となることは稀だと思いますが、取得が必要な場合は本記事を参考にしていただければと思います。最後までお読みいただきありがとうございました。