定款は、発起人全員の同意により作成される会社運営の根本規則を定めた書面です。会社設立の際には、定款作成が義務付けられており、会社の憲法と呼ばれることもあります。
また定款は作成をして終わりというものではなく、株式会社の場合には認証と呼ばれる手続きを取る必要もあります。
本記事では、定款認証の流れや必要な準備、費用などについて紹介しています。また併せて電子定款についても紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
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会社を設立するには、必ず定款を作成する必要があり、設立時に作成される定款を原始定款といいます。定款の認証とは、会社設立の際に作成される原始定款を公証役場で公証人に認証してもらう手続きのことです。
定款の作成はすべての会社で必要ですが、定款の認証が不要な会社もあり、事前に確認しておく必要があります。
詳しくはこちらの記事もご覧ください。
会社法上、設立できる会社の種類は、次の4つがあります。
株式会社は、合同会社、合資会社、合名会社といった持分会社と区分されます。2006年の会社法施行以前は、有限会社という会社の種類もありましたが、現在は新規で設立することはできません。
4種類の会社のうち、設立に当たって定款認証が必要となるのは、株式会社のみとなっています。そのため、合同会社など他の会社の設立においては、定款の認証は不要です。
定款認証は、公証役場で公証人が行います。しかし全国どこの公証役場でもよいわけではなく、会社の本店所在地を置く予定である都道府県内の公証役場で行わなければならないという場所的要件があります。
また認証を行う公証人についても、会社の本店所在地を管轄する法務局又は地方法務局に所属する公証人であることが必要です。
定款認証は、定款が適正な手続きで作成され内容が明確であり、適法性を持っていることを公証人が証明するために行います。公証人に認証された定款は、作成手続きと内容に問題がないことが証明されているため、後日の紛争を防ぐことができます。
また会社設立後に、本店移転や事業目的の追加変更で、定款変更を行うことがありますが、変更の場合には公証人の認証は不要となっています。
定款には、書面による定款と電子定款の2つの種類がありますが、例として書面による定款認証の流れを紹介します。また準備が間に合わないなどということがないように、定款認証までに掛かる日数や、期間などのスケジュールを事前に確認しておきましょう。
以下では、定款の作成から認証までを3つのステップに分けて解説します。
定款の認証を行うには、まず発起人全員の同意によって、定款を作成することが必要です。
定款の記載事項には、商号や本店所在地、目的などの絶対的記載事項と、記載は義務付けられていませんが、記載がないと効力を生じない相対的記載事項の他に、会社が任意で定めた任意的記載事項の3つがあります。
絶対的記載事項は6つあり、1つでも記載を欠いていると定款としての効力が認められないため、作成の際には見落としがないように注意が必要です。
定款認証には次の書類などが必要となります。
定款は、会社保管用と法務局提出用、公証役場保管用の3通が必要となります。
公証人が定款に記載された発起人の氏名住所が正しいか確認するために、発起人全員分の発行後３か月以内の印鑑登録証明書を添付します。また発起人に法人が含まれている場合には、発行後３か月以内の会社登記簿謄本と代表者の印鑑証明書の添付が必要です。
印鑑登録証明書等に登録されている発起人全員の実印を持参します。
2018年より定款認証には、会社の実質的支配者が反社会的勢力でないことを証明するために、申告書の添付が必要となりました。
4万円分の収入印紙を用意します。公証役場での認証後に定款に貼付して消印を行います。
発起人ではなく、代理人が公証役場で認証を受ける場合に必要な書類のため、発起人自身が公証役場へ出向くのであれば、不要となります。
スムーズに手続きを進めるためには、公証役場で認証を受ける前に、書類や持ち物に不備がないことを確認しておくことが重要です。
定款を作成し必要な書類などの準備を済ませた後に、公証役場で定款認証を行います。事前の準備をしっかりと整えておけば、定款認証自体に時間はそれほど掛かりません。
公証役場で定款認証を依頼する前に、作成した定款に不備がないか公証人に事前確認してもらうことも可能です。定款認証の段階になって修正を行わなくても済むように、事前確認を受けておくとスムーズに手続きが進みます。
ただし事前確認の方法は、公証役場によって異なるため、しっかりと確認をしておくとよいでしょう。
定款認証には、収入印紙の他にも認証手数料と定款謄本交付手数料が必要となります。そのため、定款認証の費用は次のようになります。
認証手数料は、設立しようとする会社の資本金によって異なります。
また定款謄本交付手数料は、定款のページ数によって異なりますが、2,000円程度であることが多くなっています。
2002年からそれまでの書面による定款に加えて、pdfファイルで作成する電子定款も定款として認められるようになり、現在はオンラインでの定款認証申請も可能となっています。
書面による定款も電子定款も種類によって効力自体に違いはないため、会社設立に際しては、会社の都合に合った種類の定款作成が可能です。
2019年からは、テレビ電話を利用したリモートでの本人確認による電子定款認証が可能となりました。テレビ電話の利用により、公証役場に出向くことなく、定款認証の手続きを完了することが可能となっています。
書面による定款では、テレビ電話方式の定款認証を行うことはできないため、電子定款を選択するメリットとなっています。また、電子定款は、書面による定款と異なり、定款認証の際の収入印紙が不要となっています。
4万円の印紙代がかからないことは、一見すると大きなメリットですが、電子定款の作成には電子署名が可能なソフトウェアやカードリーダーなどが必要となってくるため、利用にはコストの比較検討が必要です。
株式会社の定款は、会社の根本規則を定めた大切なもので、作成手続きや内容の明確性、適法性を保証するために認証を受ける必要があります。認証を受けない定款は、効力を認めらないため、定款認証の手続きを受けることは非常に大切です。
本記事では、定款認証の必要性や認証の流れ、必要な準備について紹介をしてきました。また電子定款の内容についても記事内で触れ、定款作成の方法には複数あり、選択できることも紹介しました。
本記事で紹介した知識を使って、書面による定款と電子定款のどちらを選択すればよいか、認証を受けるためにどのような準備をすればよいかなどをしっかりと把握して、間違いのない定款認証を行いましょう。
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