法務局などの行政機関や金融機関の手続きで定款を提出するときに、原本証明が必要になることがあり、手続きの添付書類に「定款のコピー、原本証明をつけること。」などと書かれている場合があります。
そこで本記事では、定款の原本証明とは？必要な理由や必要になるケース、書き方・作成方法について解説します。
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定款をコピーし、ホチキスなどでとめて、最後のページなどに原本証明の文言と証明者である代表者の名前を記載します。
書き方に決まりはありませんが、提出先によっては書き方・作成方法を指示されることがありますので、確認してから作成すると良いでしょう。
添付書類として定款が必要になる場合、「定款のコピー」や「定款の写し」と記載されていることもありますが、コピーも写しも同じ意味です。
基本的には原本証明をしたものを提出する必要がありますが、中には単にコピーしたもので足りる場合もあります。詳しくは提出先に確認しましょう。
定款の原本証明が必要になるケースは、法務局などの行政機関や金融機関に定款を提出する場合に多くなります。それぞれのケースを詳しく説明します。
法人登記申請手続きで、代表取締役の選定機関や取締役会の書面決議の可否などが定款に定められていることを証明するために、定款を提出する場合があります。
このときに提出する定款には原本証明をしているものが必要となります。
金融機関での手続きの際には、定款の提出が求められることがあります。
特に口座開設の際には厳格な本人確認などが行われるため、様々な書類の提出が要請されており、そのうちの１つに原本証明をした定款の提出が必要となる場合があります。
国や都道府県などで許認可を受ける際や、助成金や補助金などの申請をする際は、原本証明した定款を求められることがあります。
許認可を取得するための事業目的が定められているか、助成金や補助金の要件を満たすかなどを確認するために、必要な記載のある定款が必要な場合があります。
定款の原本証明の基本的な書き方・作成方法を説明します。提出先によって書き方や作成方法が異なることがありますので、はっきりと分からないときは、事前に確認してから記載・作成しましょう。
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上記定款は原本と相違ないことを証明します。
令和〇年〇月〇日
東京都〇〇区〇〇1-1-1
株式会社〇〇〇〇〇
代表取締役 〇〇 〇〇 （印）
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証明文、証明年月日を印字し、証明者が記名押印します。住所・会社名・代表者名の部分はゴム印や印字で良いでしょう。ただし提出先によっては、ゴム印や印字だけではなく、代表者の直筆での署名を求められることもあります。
提出先によって作成方法や書き方を指定している場合もありますので、事前にしっかりと確認してから作成しましょう。
作成方法の一例
①現行の定款をA４サイズで白黒コピーします
②左側２か所をホチキスでとめます
③全ての綴じ目に会社の代表者印で契印をします
（袋とじをするときは表紙部分の契印でも問題ありません）
④最後のページの余白や裏面に原本証明の記載をします
⑤代表者印を押印します
※法務局などでは、添付書類への押印について見直しをしており、法令上押印が義務付けられていないものについては、押印の有無を問わないとするケースも増えてきています。添付書類の説明事項をしっかりと確認して行いましょう。
定款の原本証明とは、定款のコピーが原本と同じ内容であると証明することです。
原本証明に決まった書式はありませんが、提出先によって書き方や作成方法を指定する場合がありますので、事前に確認しておくと手続きがスムーズに行えます。
原本証明は、法務局などの行政機関や金融機関の手続きで必要になることが多いので、これらで手続きをする際は、定款の原本証明が必要か不要か、しっかりと確認するように心がけましょう。
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