会社の基礎となる事項について定められる書類を定款といいます。定款と一言で言っても原始定款と現行定款の2種類があるということをご存じの方は少ないのではないでしょうか。
本記事では、原始定款とは何か、現行定款との違いや閲覧・確認する方法について解説します。
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そもそも原始定款とはどのようなものなのでしょうか。ここでは原始定款とは何かについて解説します。
原始定款とは会社設立時に作成した最初の定款のことをいい、読み方は「げんしていかん」と読みます。会社設立時に作成した定款は公証役場で認証を受けることで有効になります。
なお、株式会社では定款の認証が必要ですが、合同会社の場合は、定款認証は不要となっています。
公証役場で定款認証をすると公証役場にて原本が原則20年間保存されることとなっています。また、会社保管用と設立登記用として謄本が交付されます。
会社の方では株主や会社債権者などがいつでも閲覧・謄本や抄本の交付請求ができるようにしておくことが会社法上義務づけられています。原始定款は、設立登記に必要なほか、設立後の取引や手続きで提出を求められる場合があるのできっちりと保管しておきましょう。
株式会社の場合、定款には以下の事項を定められます。
以上の事項は定めがなければ定款の効力が否定されてしまうものであり絶対的記載事項と呼ばれます。また、上記に加え、株式会社の設立までに発行可能株式総数も定款で定める必要があります。
なお合同会社の定款における絶対的記載事項は以下のとおりです。
合同会社では、社員を有限責任社員とする旨の記載があります。他の持分会社と異なり、合同会社の社員は全て有限責任社員となります。
なお、上記の絶対的記載事項の他にも、必ず記載しなければならないわけではないが、効力を発生させるためには定款に規定する必要がある「相対的記載事項」や、定款内に記載せずとも他で規定できる「任意的記載事項」などの項目があります。
では、現行定款とはどのようなものなのでしょうか。ここからは現行定款について解説します。
原始定款から定款の内容の変更を経た最新の定款のことを現行定款と呼びます。
定款変更の例としては、本社所在地が変更になる場合や、その他にも定款に決算期や役員の任期を記載した場合には決算期が変更となる場合、役員任期が変更となる場合にはそれぞれ定款変更が必要となります。
定款変更を行うためには株式会社の場合には株主総会による特別決議が、合同会社の場合には総社員の同意を経ることが必要となります。
定款変更の内容によっては、定款変更だけで無く登記申請も必要となる場合があります。
例えば、商号の変更や目的の変更、本店所在地の変更といった場合には定款の変更が必要となりますが、同時にそれらの事項は登記事項でもあるため、登記申請が必要となります。そのため、会社の名前を変える場合、事業内容を変更する場合、本社の住所を変える場合には定款の変更とセットで登記申請も必要となる点には注意が必要です。
他方で定款変更は必要ですが、登記申請は不要な項目もあります。
例えば、決算期の変更や役員の任期の変更といった事項については、実務的には定款によく記載のある事項ですが、登記事項ではありません。そのため、決算期を変更する場合には定款変更の手続が必要になりますが登記申請は必要ありません。
原始定款は最初の定款のため定款の記載事項に変更を生じた場合には定款変更がなされ、現行定款となります。そのため、現在有効な定款という意味では原始定款よりも現行定款が優先されます。
定款の記載事項は会社の基礎に関わる事項が多く、定款の記載事項に変更を生じた場合には、最新の状態にアップデートしておくことが求められます。
なお、原始定款には公証人の認証、署名が入るため一目で原始定款である事が分りますが、現行定款にはそれはありません。定款の内容のみがアップデートされていくことになるため、どれが現行定款なのか自社で適切に管理することが必要です。
では原始定款はどのような方法で閲覧・確認ができるでしょうか。ここでは原始定款の閲覧・確認の方法について解説します、
前述の通り会社設立の登記申請の際には、法務局へ定款を添付書類として提出する必要があります。この設立登記のために提出した添付書類は、申請日から10年間保存されています。したがって法務局で原始定款を確認することは可能です。
ただし、誰でも閲覧できるわけではなく、「利害関係を有する者」が「利害関係を有する部分」に限って閲覧できることになっています。
原始定款を紛失した際に確認するなどの場合に利用すると良いでしょう。
株式会社の場合、原始定款は公証役場で認証を受けます。この認証された定款の保存期間は20年となっています。
この閲覧は、発起人やその代理人に限られ、第三者が閲覧することはできません。また、合同会社の場合には定款認証を行っていないので、使えない方法である点にも注意が必要です。
司法書士など会社の設立には専門家の力を借りることは少なくありませんが、こうした専門家に問い合わせてみるのも1つの方法です。
こうした専門家には保管義務はありませんが、実務上、士業などの専門家が定款を保管している可能性は十分あります。
ただし、公証役場などの保管期限以上に保管している可能性は少ないので長期間保管されている可能性は非常に低いと考えておきましょう。あくまでも上記の方法で確認ができない場合に聞いてみる程度の感覚で行ってみましょう。
現行定款を確認する場合、どの時点の定款が最新かの特定することが非常に重要となります。最新版がどれか分らないと現行定款が特定できないからです。一般的には、直近で登記申請した内容が手元にある定款に反映されているか、遡りながら確認する方法がとられます。
もし定款の変更を把握し切れていない場合は、定款を再作成し、株主総会で決議することで、再作成した定款に変更されるので、そのような方法で現行定款を作成するといったこともできます。
会社設立のタイミングでは原始定款が必要となりますが、会社設立後も様々なタイミングで現行定款の提出が必要となります。現行定款はどれが最新のものか分らなくなってしまう可能性もあるため、定款の最新の内容は常に押さえておきましょう。
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