登録はスマートフォンからでも可能です

アカウント作成(無料)

代表取締役の引っ越しにともなう住所変更登記手続きパーフェクトガイド

代表取締役の住所変更
代表取締役の住所変更

この記事にたどり着いた方、きっと引越し後の変更登記についてどなたかからご指摘を受け、どのように対応すればいいかネットで検索して、たどり着かれたのではないでしょうか?
この記事は、株式会社の代表取締役が引っ越したとき、登記として何をどうすれば良いのか、どのような書類を用意して、何を書かなくてはいけないのか、について、一通りのことをまとめています。
登記業務でお困りの方のお役に立てれば、幸いです。

01.
はじめに

経営者は会社にとってだけでなく、会社の登記情報としても特別な存在です。たとえば、従業員が引っ越ししたとしても登記を書き換える必要はありませんが、経営者が引っ越しした場合、経営者の住所は登記事項として記載されていることから、会社の登記内容を変更する必要があります。

02.
代表取締役の引っ越しが、なぜ会社の登記変更に影響する?

会社間の取引において、第三者が取引相手の実在について不安を生じることなく、安心して取引できるために「登記情報をつねに正としておくこと」が、会社法によって義務付けられています。そして、株式会社の登記情報として「代表取締役の氏名および住所」は登記事項です。
そのため、会社の本店や支店の引っ越しではない、代表取締役の引っ越しにおいても、会社登記の変更が必要になるのです。

03.
代表ではなく役員も必要?

なお、代表取締役以外の役員については「氏名のみ」が記載されています。ですので、代表取締役以外の役員の引越し時に登記を変更する必要はありません。また、合同会社の代表社員は、株式会社の代表取締役と同様に登記に住所まで記載があることから、代表社員の引越し時に登記変更が必要になります。
有限会社の場合ですと、取締役および監査役も住所が登記事項であるため、代表だけでなく取締役や監査役も、引っ越した時に住所登記変更が必要になります。

04.
登記変更手続きは「変更が必要になってから2週間以内」と定められています。

代表取締役の引っ越しにより登記事項の変更が必要になった場合、会社法第915条1項で「2週間以内」に変更登記をする必要がある、と定められています。

会社法第915条1項(変更の登記)

会社において第911条第3項各号又は前3条各号に掲げる事項に変更が生じたときは、2週間以内に、その本店の所在地において、変更の登記をしなければならない。

05.
代表取締役の住所変更に伴う登記を行わなかった場合

1)過料が生じます。

会社等法人の住所変更登記を上述の2週間以内に行わかった場合、過料(罰金)として代表者が最大100万円の支払いが求められる可能性があります。
実際のところは、必ずしも過料が課せられるというわけでもないようですし、過料が発生した場合も数万円~10万円くらいの支払いがケースとして多いようですが、実際の金額は裁判所が決定しているため、基準や相場がある程度定まっているわけではありません。
「代表の引っ越しは登記が必要」と覚えておき、発生したら都度適切に登記変更申請を行うことをご推奨します。

2)他の登記が行えなくなります。

「所有権移転登記」や「抵当権設定登記」など他の登記を行おうとする際に、代表取締役の住所変更に伴う変更登記を行っていなかったことにより、登記書類に矛盾が生じ、他の登記が行えなくなる可能性もあります。忘れがちかもしれない代表取締役の住所変更に伴う変更登記でも、きちんと対応しておく必要があります。
なお、前科がつくわけではありません。過料の支払いが生じたということは、行政罰であり、刑事罰ではありませんので、代表者に前科がついたりするわけではありません。

06.
会社登記上、事前に確認しておいたほうがいいポイント

✓本店移転は必要になる?(代表取締役の住所が本店住所の場合)
✓代表取締役の重任登記の必要性
✓取締役や監査役の変更(就任、重任、退任他)
✓婚姻などによる名前の変更

このあたりを確認しておくと、内容によっては一緒に登記申請ができるものもあるため、手間とコストを圧縮することができます。

07.
登録免許税にかかる費用は?

代表取締役の住所変更登記にかかる登録免許税は10,000円です。ちなみにこれは資本金1億円以下の株式会社の金額で、資本金が1億円を超える場合の登録免許税は30,000円です。なお、司法書士に住所移転の変更登記をご依頼すると、上記とは別に手数料が生じます。

08.
さあ準備!代表取締役の住所変更登記申請

申請に必要な書類は「登記申請書」と「収入印紙貼付台紙(収入印紙を貼付したもの)」の2点だけです※。※司法書士など代理人に依頼する場合、代理権限証書(委任状)が必要です。
そしてこの書類に、会社実印で押印・契印するだけになります。

意外かもしれませんが、引っ越した先の代表取締役の住民票や印鑑証明書などの添付書類は実は不要です。ただし、住民票については、登記簿に新しい住所を間違うことなく正確に反映させるため、用意しておいた方が無難かと思います(他の手続きにも使うかもしれませんので)。

申請書のサンプルは法務局のホームページにもありますので、探してみてください。
http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html#anchor1-2

09.
【PR】代表取締役が引っ越したら、AI-CON 登記で申請書類を簡単作成!

AI-CON登記は、登記に必要な書類をオンラインで自動作成できます。従来、登記に関する業務は、士業のなかでも実務に長けた司法書士がこれまで担ってこられました。昨今はテクノロジーの進化に伴い、会社登記の分野にもテクノロジーで効率化を応用させる開発が進められて来ました。
AI-CON登記はその第一歩です。AI-CON登記は、会社の基本情報である登記簿データをアップロードするだけで、従来は書類に手入力してきた内容を、申請に必要な書類に正確に反映させることができます。さらに、AI-CON 登記には司法書士の知見も集積しつづけており、現時点では、代表取締役の住所変更に必要な登記書類を自動で作成できるようになりました。したがって、登記手続きに関する知識がほとんどない方でも、煩わしい入力作業をすることなく、登記変更の申請に必要な書類が手軽に作成可能です。
引っ越したらAI-CON 登記、とお記憶いただけると、幸いです。

10.
申請書が完成!実際の申請は法務局にいくか、オンライン申請か、郵送か、の三択。

変更登記申請は、「管轄法務局」に出向き、登記申請書を紙で提出します。ちなみに、管轄法務局は本店所在地を管轄する法務局を指しますが、登記事務を一部の法務局に集中させている地域も多く、意外と遠い場合があります。申請書のミスによっては再度訪問しないとならなくなることも考えると、管轄法務局に訪れるよりも、オンラインまたは郵送などの遠隔作業が現実的かと思います。

法務書のオンライン申請についてのページ
http://www.moj.go.jp/MINJI/minji60.html

【PR】AI-CON 登記の「かんたん郵送パック」オプションは、AI-CON登記で作成した登記書類を(通常はPDFとしてダウンロードするだけですが)印刷してお送りするだけでなく、「どこに押印する」「どの印鑑を押印する」等のマニュアルを添付し、さらに管轄法務局の宛名を調べて郵送用封筒に明記する、法務局が遠い方にとても好評頂いているとても便利なオプションです。

完了したら法務局から通知が来る、わけではありません

申請が無事通り、1週間くらいを経て代表取締役の住所変更登記が完了しても、法務局から「完了したよ」といった連絡が申請者に入るわけでは、残念ながらありません。実際に登記簿謄本を取得してみるか、電話をして自分の登記変更が完了したどうかをこちらから確認する必要があります。

11.
代表取締役の住所変更に関する変更登記、申請から完了まではおよそ1週間。

申請書を提出してすぐに完了するわけではありません。法務局で審査を行い実際の登記を変更完了するまで、法務局の込み具合にももちろんよりますが、通常は申請書の提出から登記完了まで、1週間前後です。
登記が完了するタイミングについて、実は各法務局がWeb上で目安を公開しています。たとえば東京の場合、東京法務局の以下のページからたどっていくと、申請日に対する完了予定日が一覧表上で見ることができます。
http://houmukyoku.moj.go.jp/tokyo/category_00019.html
ご自身に該当する法務局は、たとえば「完了予定 法務局 ○○(市区町村名)」で検索してみると、スムースに見つけやすいかと思います。

完了したら法務局から通知が来る、わけではありません。

申請が無事通り、1週間くらいを経て代表取締役の住所変更登記が完了しても、法務局から「完了したよ」といった連絡が申請者に入るわけでは、残念ながらありません。実際に登記簿謄本を取得してみるか、電話をして自分の登記変更が完了したどうかをこちらから確認する必要があります。

12.
代表取締役が引っ越した後は、他にどんな手続が必要になる?

クレジットカードや支払い関係の変更など多々ありますが、重要な変更手続きとしては、
✓税務署
✓都道県税事務所
✓年金事務所
がありますので、抜け漏れがないよう、ご注意ください。
なお、税務署には「異動届出書」が、それ以外には「新しい登記簿謄本(履歴事項全部証明書)」が必要になります(登記簿謄本は税務署にも必要だそうです)。

申請して変更が完了した後にも、登記簿謄本を取得し、他の組織に申請をするという手続きがあるため、代表取締役の引っ越しは書類作業としてはなかなかにペーパーワークの負荷が大きい業務です。

13.
効率的に代表取締役の住所変更登記を行うためのテクニック

代表取締役の重任登記と一緒に登記手続きを行うと・・・

株式会社の場合、最低でも10年に1回必ず「代表取締役の重任登記」が必要ですが、この重任登記の際に新しい住所で登記することが可能になります。これはタイミングがよほど一致しないと使えないテクニックですが、代表取締役の重任登記自体も忘れがちな変更登記ですので、あわせ技の豆知識として覚えておくことをご推奨します。
なお、似たような「別の変更登記に合わせてしまう」例で「辞任の際は一緒にできる?」という質問をたまにいただきますが、辞任の場合は新しい住所で登記するということができず、住所変更→辞任と、それぞれ時系列に沿った登記変更を行う必要があります。

本店移転と代表取締役の住所変更を一度に登記申請できる?

代表取締役の引っ越しで、会社の本店も変わる場合が、特に中小企業だと多いかもしれません。住所変更登記だけだと複雑な手続きはありませんが、会社の住所変更(本店移転)と代表取締役の住所変更を一度に行う場合は、用意する書類や手続き方法など、だいぶ変わります。

なお、本店移転登記と代表取締役の住所変更登記を同時に行った際、登録免許税としては「それぞれ別に生じ」ます。本店移転は、法務局の管轄内での移転ならば30,000円、管轄外への移転ならば60,000円が、代表取締役の住所変更とは別に登録免許税として必要になります(司法書士に依頼する場合は別途手数料も必要になります)。

14.
TIPS:代表取締役の住所が変わっても登録免許税がかからないケースがある?

あります。「区画整理」など行政が行う施策によって住所が変わる場合があり、その場合は「登記の変更手続きは必須」であることにはかわりがありませんが、「登録免許税はかからない」というルールがあります。
引っ越したわけではないものの、住所が変わった場合、というケースですね。

代表取締役としては「自分がやったことではない理由で住所が変わったのだから、登記自体も勝手に変更しておいて欲しい」と思うのが心情だとは思いますが、残念ながらそこまでの対応はなく、かつ「登記情報を常に最新に保っておく」原則から、会社として登記変更の手続きを進める必要があります。

アカウント作成すると
現在の登記情報を無料で取得できます。